Архивы и экономика

Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

В состав основных учетных документов архива входят:

- книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

- список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров;

- лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества архивных документов, состояния их описания, фиксации изменений в названии архивного фонда;

- лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации;

- опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

- реестр описей дел - для регистрации описей дел;

- инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

- паспорт архивохранилища - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

- лист учета и описания уникального документа;

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел;

- реестр описей особо ценных дел, документов;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

- опись страхового фонда;

- дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;

- лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле;

- внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта приема на хранение документов личного происхождения.

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

- акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата документов собственнику;

- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Количество архивных документов архива изменяется в результате:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;

-  реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

- акт описания документов, переработки описей.

Современные правила учета базируются на регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 года.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведённого исследования по теме «Архивный фонд Российской федерации» можно сделать ряд выводов:

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Федеральный закон значительно повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур.

В систему Федерального архивного агентства России входят государственные архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).

Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

В настоящее время все больше архивных документов переводят в электронный вид. Архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.