Внедрение системы управления проектами в рамках внедрения интегрированной системы управления предприятием

Разработанный в соответствии с техническим заданием модуль УП является основой СУПП. Сама же СУПП сформировалась только после настройки  параметров интеграции модуля УП со всеми  другими модулями ИСУП.

СУПП позволяет осуществлять календарное планирование и управление любыми проектами предприятия, а  также формировать и получать требуемую отчетность по ним.

Внедрение СУПП обеспечивает принятие обоснованных и проверенных  решений, позволяет исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.

СУПП состоит из трех основных блоков – субъекты управления, объекты управления, процессы управления.

Субъекты управления

В качестве субъектов  управления нами рассматриваются все  активные участники проекта, взаимодействующие  при выработке и принятии управленческих решений (управленческий и технический  персонал предприятия, выделенный для  выполнения проекта).

 

 

 

 

 

Объекты управления

 

Объектами управления являются:

• Папка проектов – совокупность проектов предприятия, организованная в иерархическую структуру.
• Темпапка – совокупность проектов предприятия, организованная в иерархическую структуру по тематическому признаку.
• Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями по бюджету, ресурсам в течении заданного времени.
• Стадии жизненного цикла проекта (этапы) – логически взаимосвязанные работы проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

 

Процессы управления проектами

 

Процессы управления проектами разбиты на пять групп:

Процессы инициирования  – обеспечение принятия решения, распознавание (понимание) того, что определенный проект должен начаться и необходимо вовлечение ресурсов в его выполнение.

Процессы планирования – создание и поддержание работоспособной  схемы достижения цели, ради которой  был предпринят проект.

Процессы исполнения – координация различного рода ресурсов для выполнения плана проекта.

Процессы контроля –  проверка достижения поставленных целей  путем отслеживания и измерения  прогресса и осуществление корректирующих действий при необходимости.

Процессы завершения – формализация приемки результатов проекта и приведение проекта к соответствующему концу.

 

Внедрение СУПП

 

Одновременное внедрение  всей функциональности СУПП могло стать  большой проблемой, т.к. большинство  конечных пользователей только начали осваивать новые технологии. Поэтому, было принято решение о последовательном внедрении в использование функций планирования и управления, от простого к сложному.

Мы решили, что следует  начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить  функции стоимостного планирования, и только после этого переходить к ресурсному планированию и контролю. Начать внедрение, было решено с подразделений, обладающих достаточно квалифицированными сотрудниками. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, мы переходили к распространению новой технологии на остальные подразделения предприятия.

Технология  работы СУПП

 

Работа с проектами  предприятия происходит в модуле УП и осуществляется на двух фазах:

• фаза формирования проекта;
• фаза выполнения проекта.

На фазе «формирование  проекта» происходит инициализация проекта: санкционированное начало проекта или очередной стадии его жизненного цикла (этапа), планирование: непосредственное формирование структуры и перечня работ, их длительностей, определение вех, связей между работами внутри проекта и с работами других проектов, назначаются ведущие по проектам, группам проектов, назначаются исполнители на работы (из справочника сотрудников модуля «Кадры» ИСУП).

Основанием для начала любой работы является документ-основание, который создается и хранится в модуле «Документооборот» ИСУП, но доступен в модуле УП для просмотра и назначения. На каждую работу есть возможность сформировать статью бюджета (выборкой из бюджетных статей модуля «Финансы» ИСУП) для дальнейшего создания бюджета проекта. На работу можно назначить ресурсы (из справочника «Ресурсы» ИСУП). После подготовки план-графика, проект согласовывается и утверждается. В модуле предусмотрены следующие четыре стадии состояния проекта:

• В разработке;
• На согласовании;
• Готов к утверждению;
• Утвержден.

После прохождения вышеперечисленных  стадий, проект переходит в «фазу  выполнения», на которой происходит непосредственно исполнение проекта: реализация плана проекта, контроль проекта: мониторинг, выявление случаев  отклонения фактического выполнения плана проекта, от запланированного и принятие корректирующих действий, а также завершение проекта.

Любые изменения на «фазе  исполнения» протоколируются и  на каждое изменение (корректировку) создается  соответствующий документ-основание  в модуле «Документооборот» с возможностью просмотра в модуле УП.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этапы внедрения системы управления проектами предприятия

 

Этап 1. Разработка корпоративного стандарта управления проектами  на предприятии.	Нормативная база управления проектами: - положения, определяющие общую структуру системы управления проектами предприятия; - методические и регламентные  документы по основным процедурам  и функциям управления; - детальные инструкции  по использованию процедур и  функций управления; - шаблоны рабочих документов  УП и формы управленческой отчетности.
Этап 2. Создание на базе группы сетевого управления проектного офиса.	Проектный офис (ПО) –  подразделение, обеспечивающее профессиональную методологическую, информационную, административную и технологическую поддержку  управления проектами на предприятии.
Этап 3. Определение (выявление) сотрудников предприятия, деятельность которых, в области календарного планирования и управления проектами, необходимо перевести в СУПП.	СУПП – модуль «Управление  проектами» интегрированной системы управления предприятием и его обеспечение.
Этап 4. Внедрение модуля УП, установка и настройка его  технического обеспечения на рабочих  местах сотрудников проектного офиса  и подразделений	Установка и настройка  технического обеспечения (оборудование). Установка и настройка программного обеспечения (модульУП ИСУП).
Этап 5. Обучение сотрудников, в соответствии с их функциональными  обязанностями в проектной деятельности предприятия.	Повышение квалификации и выработка у сотрудников  предприятия практических навыков работы в СУУП.
Этап 6. Перевод проектной  деятельности предприятия в СУПП.	Повышение эффективности  планирования проектной деятельности на предприятии. Применение современных  программных и технических средств. Сокращение времени на ввод, сортировку, поиск, обработку информации и получение отчетности. Повышение защиты информации от несанкционированного доступа.
Этап 6.1. Организация конвертации  данных из старой системы в новую.	На основании технического задания, осуществить выгрузку и  передачу данных компании-разработчику ИСУП с целью их конвертирования в СУПП.
Этап 6.2. Разграничение  доступа	Разграничение доступа  пользователей к объектам базы данных с помощью ролей и привилегий, устанавливаемых администраторами ИСУП.
Этап 6.3. Формирование типовых проектов в новом представлении работ.	Модернизация имеющихся  типовых проектов, анализ необходимости  создания и непосредственно создание новых.
Этап 6.4. Централизованный ввод проектных данных и проведение корректировок по проектам.	На данном этапе планируется дублирование ввода проектной информации в старую и новую системы, во избежание потери информации. На фазе формирования проекта и на фазе исполнения проекта осуществляется централизованный ввод и корректировка данных сотрудниками проектного офиса.
Этап 6.5. Децентрализованный ввод проектных данных на фазе формирования проекта, централизованное проведение корректировок по проектам.	На данном этапе планируется  создание территориально распределенных, объединенных локальной сетью АРМов  руководителей проектов для децентрализованной подготовки проектной информации на фазе формирования проекта.

 

 

 

 

 

 

Выводы

 

Внедрение системы управления проектами в рамках интегрированной  системы управления предприятием является очень сложным, трудоемким процессом. В связи с этим, в заключении, перечислю основные факторы, влияющие на сроки и успешность проекта внедрения:

получение максимальной информации по проекту внедрения;

анализ всевозможных рисков;

четкое и качественное описание всех процедур внедрения;

разработка методологии управления проектами предприятия;

качественный подбор участников команды внедрения, организация  коммуникаций;

обучение команды внедрения  и персонала предприятия (конечных пользователей)

PR.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Михеев В.Н., Товб А.С. «Международные и национальные стандарты по управлению проектами, менеджменту проектов и профессиональной компетентности менеджеров проектов.» М., 2002. – с.33-37.
2. Товб А.С. Ципес Г.Л. «Стандарты в проектах современных информационных систем», М., 2002. – с.42-47.
3. Товб А.С. Ципес Г.Л. Стандарт управления проектами уровня предприятия. «Директор информационной службы» № 1-6, 2001 и №№ 1-6, 2002.
4. Баженов Р.А. «Стандарты и правила проектного мышления» (интернет-ресурс)
5. Управление проектами. Справочник для профессионалов. Под ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро, 2001.
6. «Директор информационной службы» №5, 2001.