Виртуальный офис как будущий стандарт государственного управления

Нефедов И.В., консультант ЗС НО

Нефедов В.Н., к.и.н, доцент НИУ РАНХиГС при  Президенте РФ

Нижний  Новгород 

ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС КАК БУДУЩИЙ СТАНДАРТ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ 

Офис (англ.) - помещение, в котором располагается  компания или ее управляющий персонал.

     Значительное  ускорение современного ритма жизни  приводит нас к тому, что мы начинаемся задумываться о таких, вроде бы, традиционных и прочно вошедших в нашу жизнь  понятиях как "офис", ставить под  сомнение наше представления о классическом офисе. Попробуем разобраться в том, что представляет собой офис сейчас и каким он будет в ближайшем будущем.

     Так что же такое офис? Офис - это учреждение, на входе и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, комплектующие, а "бумаги"/услуги. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов. Понятие «офис» имеет четко выраженное дуалистическое содержание:  материальное, подразумевающее конторское помещение и оборудование; и организационно-абстрактное, подразумевающее формы и структуру управления, взаимодействие сотрудников и их поведение.

     Изначально  материальное понятие офиса было более важной составляющей. Для организации работы необходимо было создать некоторые условия успешного, оперативного взаимодействия. Понятно, что в условиях, когда все сотрудники находятся в одном помещении или здании возможности коммуникации значительно упрощались. Создание контор было экономически и логически оправданным. Поместите людей в одно помещение, создайте структуру и правила взаимодействия и результат будет. И до сих пор многим сложно представить себе офисную, бумажную работу, на которую не надо «ходить».

     Однако  сейчас, в эпоху новых информационных технологий, когда уровень коммуникационных возможностей зачастую превышает уровень  потребностей в них, необходимость  в материальном компоненте офиса  отпадает. По крайней мере, в привычном  понимании. Уже сейчас во многих офисах можно наблюдать ситуацию, когда сотрудники, находящиеся в одном помещении, прибегают к виртуальному общению, используя системы мгновенных сообщений. И хотя внешне это выглядит как тихая спокойная молчаливая индивидуальная работа, на самом деле в кабинетах ведется активное обсуждение тех или иных вопросов, решение проблем и совместных задач. Внедрение систем электронного документооборота в организациях исключает необходимость передачи документов «из рук в руки». Руководитель дает поручения и осуществляет контроль за их исполнением, а сотрудник получает, отрабатывает и отчитывается по этим поручениям, при этом они могут не пересекаться лично – в этом нет технической необходимости. Важна лишь скорость передачи информации, скорость взаимодействия. А широко распространенные автоматизированные системы документооборота позволяют передавать поручения фактически моментально, при этом не важно где именно находятся стороны взаимодействия. Необходимо лишь наличие интернета, что сейчас не является сколько либо значимой проблемой. Современные технологии позволяют осуществлять оперативное и эффективное взаимодействие с подчиненным, руководителями, коллегами или партнерами, физически находясь не только в разных частях города, но и в разных странах. Причем с такой же скоростью и качеством, как будто собеседник находится в соседней комнате или сидит рядом. Таким образом, необходимость наличия офиса на материальном (конторском) уровне отпадает. Широко распространившиеся в последнее время способы коммуникации открыли возможность создания виртуальных офисов¹.

     Впервые термины «виртуальный офис» и  «обслуживаемый офис» ввела в 1978 году компания Servcorp. Однако Крис Керн (англ. Chris Kern) утверждает, что создал неологизм «виртуальный офис» для статьи в журнале, опубликованном в 1983 году.

     Термин  «виртуальный офис», в общем смысле, подразумевает профессиональное общение  в режиме он-лайн. Физическое местонахождение  такого офиса уже не играет главной  роли. На первое место выходит профессионализм  сотрудников и оперативность решения задач.

     Виртуальный принцип работы  – фактически это будущее для всех организаций, которые стремятся:

• Установить связь по всему миру, включая как небольшие города, так и мегаполисы;
• Открыть представительства в крупных городах или за границей;
• Гарантировать, что ничего не важно, кроме таланта, навыков, способностей и вежливости работника (как ранее ограничивающее физическое местонахождение);
• Расширить возможность выбора сотрудников при найме и обеспечить им более удобные производственные условия, меньшее напряжение и более сбалансированный образ жизни, повышая при этом производительность труда, экономя время и деньги;
• Иметь более гибкий штат.

     Поддержка виртуальных офисов это хороший способ для органов власти стимулирование развития предпринимателей, которые хотят закрепить и расширить своё местоположение на рынке, избавляя их от соблюдения требований фиксированного штата, и других препятствий, создаваемых различными инфраструктурами.

     Виртуальный офис – это работа на дому, которая, по нашему мнению, имеет больше плюсов, чем минусов. Минимизация офисного пространства дает возможность организации платить меньшую аренду. Накладные расходы на офис низки, и в то же время сохраняется имидж профессионального офиса. Более того, так как сотрудники работают не выходя из дома, то им не приходится ежедневно тратить активное время и силы на дорогу, контроль улучшается, т.к. он осуществляется не по присутствию на рабочем месте, а по результатам труда. Кроме того, результаты исследования The Economist Intelligence Unit «Готовимся к росту: будущие драйверы роста производительности» показали, что на рост производительности труда наибольшее влияние оказывают гибкий график, оплата работы по результатам и возможность работать удаленно².

     Сейчас, пользователями виртуального офиса являются: юридические фирмы; иностранные фирмы; фирмы с частыми командировками; компании занимающиеся недвижимостью; ипотечные компании; агентства по подбору персонала; сетевые компании.  Кроме того, всеми преимуществами такого рода организации труда пользуются:  домашние предприниматели; бухгалтеры; юристы; мобильный торговый персонал; домашний сервис обслуживания (кровля, электричество, ландшафт, строительство, реконструкция и т.д.); бизнес-консультанты; посредники; брокеры/консультанты по финансовым планированиям акций; тренеры/инструкторы; экономисты.

     Считаем, что данный список в ближайшее  время может и должен пополнится госслужащими. Исходя из принципа, что офис это место разработки и подготовки документов и решений – государственная служба это идеальный офис. Переход на надомный способ работы для большого количества госслужащих – оптимальный вариант. При этом можно сохранить некоторый «присутственные» места, необходимые в тех случаях, когда у человека нет своего рабочего места, когда он приходит в офис — какое-то государственное здание — для того, чтобы провести какое-то совместное мероприятие, подготовить какой-то совместный документ. Все остальное он может делать вне офиса, посредством интернет-сообщений, системы электронного документооборота — то есть, эффективно используя то, что уже в органах государственной власти внедрено.

     Возможно, сохранение рабочих помещений для  подразделений, которые работают с особенно важной информацией, к примеру, персональными данными и служебными документами, которые не могут вращаться в свободном доступе - бухгалтерия, кадры, канцелярия. А вот сотрудники, занимающиеся планированием или анализом, вполне могли бы работать на дому.

     Может возникнуть вопрос контроля над деятельностью  госслужащих. Но какой контроль за деятельностью чиновников принят сейчас в большинстве органов власти? Контролируется не то, что чиновники делают, а ведется учет того, какое количество времени они находятся на работе. И это порочная система, которая не дает никакого представления о том, что реально делает человек… Представляется возможным ввести новую систему планирования и отчетности за работу. Такую, при которой человек понимает: у него есть перечень задач на сегодня, которые он обязательно должен выполнить. А где именно он их выполняет: дома, в кафе, на работе, в переговорной комнате, в этом офисе или в офисе через дорогу — он определяет сам. Выполнил все за восемь часов — хорошо. Выполнил за два часа — тем лучше для него, но тем хуже для его руководителя, который неправильно распределяет человеческие и временные ресурсы³.

     Похожей точки зрения придерживается и Губернатор Кировской области Никита Юрьевич Белых: «Я думаю, в работе должны уйти в прошлое бумаги, большие совещания, на которые съезжаются люди из разных районов и городов. Им на смену в полном объеме придут электронный документооборот, видеоконференции. И эта задача простая только на первый взгляд – ведь она потребует не просто механической установки новых программ, а в значительной степени изменения менталитета и подходов к работе со стороны госслужащих»⁴.

     Необходимо понимать при этом, что материальный уровень офиса не исчезает полностью, а трансформируется в современную виртуальную форму. Для организации рабочего места «на дому» требуется компьютер с выходом в интернет, микрофон, наушники, веб-камера. Руководителям, имеющим право подписи, необходима также электронная цифровая подпись. Основными инструментами взаимодействия становятся Skype, ICQ, e-mail, СЭДД (система электронного документооборота), Google Docs⁵ или аналоги. Для проведения совещаний и переговоров возможно использование систем Веб-конференций. Стоит отметить, что возможность предоставления сотрудникам доступа к необходимым производственным мощностям и программному обеспечению не зависит от того, какого уровня его персональный компьютер, ноутбук, нетбук, или какое-то еще более мобильное устройство по типу iPhone, с которого он выходит в сеть. Необходимым условием является лишь наличие широкополосного доступа в интернет. Это становится возможным благодаря набирающим обороты и популярность «облачным» технологиям. Облачные технологии предоставляют компьютерные ресурсы и мощности пользователю как Интернет-сервис. Причем количество решений и возможностей предоставления программного обеспечения как услуги (Software as a service – SaaS) растет большими темпами. Исследования показали, что благодаря облачным технологиям экономика развитых европейских стран (Великобритания, Германия, Италия, Испания и Франция) к 2015 году будет получать дополнительно по 177,3 млрд евро в год. А косвенные экономические выгоды в результате дополнительной ВДС во всех пяти странах к 2015 году составят в совокупности 280 млрд евро — по 60 млрд в год — и что косвенная и индуцированная занятость в период между 2010 и 2015 гг. может достичь 2 396 000 работников⁶.

     Положительный опыт постепенного перехода к виртуальному офису накоплен в Татарстане, где  в Государственном Совете активно  используется система «Мобильный офис». Под «Мобильным офисом» понимается переносной компьютер (ноутбук, карманный  персональный компьютер, смартфон), оснащенный соответствующим программным обеспечением и предоставляющий доступ к ресурсам внутренней сети Государственного Совета через сеть Интернет, по схеме, обеспечивающей необходимый уровень конфиденциальности при обмене информацией. «Мобильный офис» позволяет получать документы в электронном виде, рассматривать их, налагать резолюции и тут же отправлять обратно, находясь в любой точке планеты, где есть доступ в Интернет. Что является крайне удобным для организации оперативной работы с поступающей официальной документацией. Документы "заливаются" в ноутбук с установленным специальным программным обеспечением, а резолюцию можно набирать на клавиатуре, написать при помощи компьютерного пера – стилуса (ввод данных осуществляется за счет прикосновений или проведении линий пером по поверхности экрана), либо наговорить, затем подписать электронной цифровой подписью, и все это автоматически поступает в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки исполнителям.

     Особенно  важно начать автоматизацию и виртуализацию офиса с верхнего, руководящего звена. Обычно именно неподготовленность руководителя и не готовность принимать новые технологии и новые подходы к способам и методикам работы являются стопором в инновационном развитии организации.

     Готовность  руководителя участвовать в создании и использовании виртуального офиса  есть необходимое условие для  реализации этого принципа. Но необходимым  и достаточным условием будет  готовность к работе в новых условиях со стороны всех сотрудников: от руководителя до менеджера самого нижнего звена. И хотя принцип офисной работы в мировой истории появился относительно недавно, он прочно укрепился в сознании. Во многом это связано с тем, что офис это искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. Несомненно, внедрение виртуального офиса потребует изменения психологии сотрудников, их подхода к работе. Сотруднику, находящемуся дома, требуется самоконтроль. Для большого процента работников наличие рабочего места это, как «ошейник у собаки, если ты приличная собака у тебя должен быть ошейник»⁷. К тому же коллективный труд позволяет замаскировать собственное бездействие, а работа на дому требует индивидуальности и самостоятельности в принятии решений.

     Прогресс  развития новых технологий, новых знаний и расширения сознания человека не остановить, и то, как реагирует человек на эти изменения, показывает современность данного человека, его готовность и нацеленность на будущее. Смена эпох, постиндустриальное, информационное общество, в котором мы живем, не позволяет опираться в полной мере на опыт прошлого и действовать в соответствии с принципом "Хорошо как у деда. Хорошо как жили раньше", а требует изучать новые перспективы, возможности и уверенно смотреть в будущее. Будущее, привлекательность и магнетизм которого неоспорим!