Создание службы контроллинга на предприятии

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях процесс управления предприятием требует комплексного решения многочисленных проблем с использованием новых подходов к управлению. Проблемы возникают под воздействием как внешних, так и внутренних факторов. К внешним факторам, в первую очередь, относятся быстро изменяющаяся экономическая ситуация в России, рыночные критерии эффективности, неопределенность правовой стороны деятельности предприятия, конкуренция. Внутренним фактором является среда принятия решения, которая в последнее время чаще всего является неопределенной. Условия неопределенности связанны с недостаточностью и неполнотой информации для оперативного управления предприятием.

Поэтому необходим некий инструмент, который позволит:

-своевременно выявлять неблагоприятные ситуации внутри предприятия;

-верно определять и ставить цели перед руководством предприятия;

-выявлять причины, вызвавшие неблагоприятную ситуацию;

-обеспечивать информационную поддержку управления бизнес-процессами на предприятии;

-прогнозировать изменение состояния дел на предприятии под воздействием тех или иных управленческих воздействий, или тех или иных факторов внешней или внутренней среды.

Для решения вышеописанных задач современные условия функционирования предприятий предлагают использование такого инструмента, как контроллинг.

Контроллинг – инструмент, позволяющий оперативно получать и обрабатывать информацию, на основе которой принимаются оперативные и стратегические управленческие решения. Контроллинг занимает особое место в системе управления предприятием.

В западных странах контроллинг успешно работает. А что касается России, то это направление для российских предприятий новое, и службы (отделы) контроллинга встречаются в России очень редко. В настоящее время руководители многих крупных и средних предприятий делают попытку организации службы контроллинга на своих предприятиях.

В работе будет рассмотрена теоретическая основа контроллинга: вы узнаете о сущности, целях, задачах, функциях контроллинга, о видах контроллинга, об информационной поддержке контроллинга, о создании системы контроллинга, о службе контроллинга на предприятии, ее структуре и составе, о контроллере, как об основном элементе службы контроллинга. Кроме того, в данном учебном пособии будет рассмотрен прикладной контроллинг в различных сферах предпринимательской деятельности, а именно: контроллинг маркетинга, финансов, логистики, инвестиций, инноваций.

1. Создание службы контроллинга на предприятии

Поскольку основная задача системы контроллинга – анализировать информацию, то можно сказать, что основной ресурс для проведения данной работы – люди (сотрудники конкретной организации). Да, именно сотрудники организации, так как они должны постоянно находиться в компании, знать ситуацию, в которой находится организация в конкретный момент времени, регулярно получать и анализировать всю поступающую к ним информацию.

Итак, для организации работы службы контроллинга необходимы аналитики (специалисты) для того, чтобы исследовать, в первую очередь, горизонтальные связи между подсистемами системы менеджмента и вертикальные связи между подсистемами и элементами системы менеджмента. Вернее сказать, исследовать потоки информации между ними.

Для эффективной работы службы контроллинга необходимо, чтобы вся информация передавалась в службу контроллинга.

Служба контроллинга входит наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово-экономическим отделом в состав финансово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контроллинга на предприятии – анализ и управление затратами и прибылью, служба контроллинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять ее в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятия.

При создании службы контроллинга на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования:

- служба контроллинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического снабжения;

- служба контроллинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих документах финансово-экономических служб;

- служба контроллинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе. Вопрос о выплате компенсации сотрудникам других служб за увеличение нагрузки должны решать руководители, для которых предназначена информация службы контроллинга;

- служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия;

- служба контроллинга должна быть независимой от той или иной финансово-экономической службы.

2. Принципы создания службы контроллинга

Система контроллинга на предприятиях будет успешно функционировать лишь тогда, если она будет выделена в отдельную службу управления. Служба контроллинга функционирует с экономическими, инженерными, юридическими другими службами и руководством. Поскольку служба обеспечивает информационную функцию для стратегического управления, то она наделяется широкими полномочиями относительно получения необходимых данных, а ее рекомендации обязательны для реализации на практике. Управленческие решения стратегического характера оформляются распоряжениями высшего руководства. При создании службы контроллинга должны учитываться такие принципы:                                                                                                                                                                                      •получение информации от экономических, инженерных, юридической и других служб;                                                                                                                                                                         •организация сбора дополнительных данных – такая информация собирается по методикам, разработанным службой контроллинга;                                           •независимость службы контроллинга от других служб управления, которая предоставляет ей высокий статус и авторитет в иерархии управления;                                                                                                                                                                        •высокий интеллектуальный уровень работников службы контроллинга, что обеспечивается отбором по профессиональному уровню и тестированием на знание системы контроллинга, основ стратегического планирования, анализа, контроля, управление и др. дисциплин.                                                         •разработка службой контроллинга системы рапортов, организации мониторинга экономических показателей;                                                                                                   •служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию к сведению высшего руководства предприятия;                                                         •достаточность кадров.                                                                                                                             

Создание специализированной службы контроллинга может вызвать противодействие других работников, поэтому целесообразно начинать с назначения временной рабочей группы с нескольких лиц, которая выполняет роль аналитической службы и обеспечивает руководство предприятия информацией стратегического характера. Вместе с тем рабочая группа налаживает связи с другими отделами, уточняет функциональные обязанности, объем данных. После этого можно приступать к созданию отдела контроллинга в виде централизованной (данные поступают в отдел контроллинга) или децентрализованной службы (данные поступают от цеховых контролеров, а потом обобщает собранную информацию). Контролeр выполняет рутинные функции из проверки того, что состоялась раньше, его работа направлена на проверку минувших событий. Контролер – специалист по разработке систем контроллинга и обеспечение функционирования этой системы в отдаленной перспективе, поэтому его работа нестандартна, требует широты кругозора, стратегического мышления, видение взаимосвязей между экономическими показателями, явлениями и процессами, требует аналитических способностей и умения синтезировать разрозненные факты, наблюдение, выявление тенденций в разной среде.

3. Функции и задачи службы контроллинга

Сущность контроллинга скрыта в стратегии предприятия. Если есть стратегия, то для проверки достижения ее целей пользуются арсеналом инструментария контроллинга. Если стратегические планы не разрабатываются, то контроллинг не используется. Организация сбора данных для контроллинга осуществляется с помощью специальных отчетов. Работники отдела контроллинга определяют объемы необходимой информации, решают и письменно фиксируют такие данные:                                                        •  что должны сообщать (содержание данных, точность);                                                         • как сообщать (устно, письменно, каналы сообщений);                                                         •кто сообщает (тот, кто создает информацию, обрабатывает, сохраняет, отправляет);                                                                                                                                                                         • когда должны сообщаться данные (сроки, свободный график, на запрос);                                                                                                                                                                                       • для каких целей сообщается информация (принятие решений, вмешательство в процесс, выявление тенденций).                                                                                    Внедрение контроллинга базируется на разработанном инструментарии контроллинга, который основан на стратегическом подходе к:                                                                                                                                                                                                     • системе планирования и бюджетирования (составления смет);                                          • методике определения маржинального дохода по предприятию и структурным подразделениям;                                                                                                                              • методов расчета себестоимости по видам продукции, сферам ответственности; • системам отчетности и графиков их получения;                                          • методике расчета эффективности использование ресурсов, видов продукции, капитала;                                                                                                                                                          • анализу хозяйственной и финансовой деятельности;                                                         • методике определения отклонений, и их классификации;                                                        • методам обработки данных в автоматизированной системе.  

Проектирование системы контроллинга проходит поэтапно от определения стратегии предприятия к построению системы. Первый этап проектирования предусматривает формирование концепции контроллинга на высших уровнях управления предприятием. Функции службы контролинга довольно разнообразные и включают такие основные направления:                                          • нормирование затрат;                                                                                                                              • разработка мероприятий по улучшению работы на основании информации об отклонениях от норм;                                                                                                                • прогнозирование в ценообразовании;                                                                                                  • анализ тенденций развития предприятия;                                                                                    • предвидение хозяйственной и коммерческой ситуации в зависимости от изменения условий работы;                                                                                                                              • координация целей разных уровней управление для достижения общей цели предприятия;                                                                                                                                            • отслеживание финансового состояния предприятия.                                           Основными задачами службы контроллинга есть:                                                                      • ликвидация узких мест, которые определяются на основе данных планирования, учета, анализа, контроля и использования методов оперативного и стратегического менеджмента;                                                                                                  • ориентация на получение результата, для чего создается система планирования, сбора информации об использовании ресурсов, анализа и принятия управленческих решений.                                                                                                                Контроллинг выполняет функцию внутреннего контроля на предприятии, определяет экономичность работы его отдельных структурных подразделов. Контроллинг осуществляет сервисное обслуживание аппарата управление, обеспечивает информацией, необходимой для принятия решений.                                                                                                                                                                                       Если контроль есть одной из функций управления, то контроллинг – концепцией эффективного управления предприятием и обеспечение продолжительного его существования в условиях конкуренции.