Понятие, сущность и задачи коммерческой деятельности

Одной из основных проблем  в управлении закупками материальных ресурсов является проблема выбора поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке  функционирует большое количество поставщиков схожих материальных ресурсов, но, главным образом тем, что поставщик  должен быть надежным партнером товаропроизводителя  в реализации его стратегии.

 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2. Модель закупки сырья  и доведения готовой продукции  до покупателей на Октябрьском производственном филиале Белгородского РАЙПО

Выявлением и изучением  источников закупки и поставщиков  сырья на хлебозаводе занимается директор. Он постоянно следит за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специальных изданиях, анализирует проспекты, каталоги, издаваемые поставщиками.

Переговорный процесс  по согласованию условий договора чаще всего проводится путем личных контактов  с поставщиками. Такая форма обладает неоспоримым преимуществом перед  перепиской и телефонными переговорами. Главная задача переговоров –  найти взаимовыгодные условия, которые  послужат основой для установления длительных связей.

Процесс управления закупками  начинается с идентификации или  переоценки потребностей. В некоторых  случаях, например, при изменении  ассортимента выпускаемой готовой  продукции может быть пересмотрен  состав внутренних потребителей и (или) номенклатура материальных ресурсов.

Следующий этап – определение  и оценка требований потребителей. Как только внутрифирменные потребители  и номенклатура материальных ресурсов определены, устанавливаются требования к весу, размерам, параметрам поставок, плана и спецификации на каждую позицию  номенклатуры и определенную номенклатурную группу материальных ресурсов.

Определение типа закупок. В зависимости от продолжительности и сложности существуют: установившиеся закупки, модифицированные закупки (в которых меняется или поставщик, или параметры закупаемых материальных ресурсов), новые закупки, вызванные потребностями нового внутрифирменного пользования.

Анализ поведения  рынка. Знание и анализ рынка поставщиков помогают персоналу предприятия определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.

Идентификации всех возможных поставщиков. Эта операция включает определение всех возможных поставщиков определённого вида материальных ресурсов, которые могут удовлетворять требованиям внутрифирменных пользователей. Предварительная оценка возможных источников закупаемых материальных ресурсов заключается в сравнении предлагаемого поставщиками качества материальных ресурсов и сервиса требуемых внутрифирменными пользователями.

Оценка оставшихся поставщиков и окончательный  выбор поставщика. После уменьшения количества возможных поставщиков на этапе предварительного отбора оставшиеся оцениваются с точки зрения наилучшего удовлетворения потребностей предприятия в материальных ресурсах конкретного вида. Для окончательного выбора поставщика используется многокритериальная оценка, включающая такие показатели, как уровень цен, надёжность поставок, количество сопутствующего сервиса и др. Не последнюю роль в выборе поставщика играет роль географического расположения. Важность этого критерия определяется, прежде всего, транспортными расходами на доставку материальных ресурсов.

После выбора поставщиков  происходит установление хозяйственных  связей сними. Это один из важнейших  этапов закупочной работы. Основные поставщики Октябрьского производственного филиала  Белгородского РАЙПО представлены в таблицах 2 и 3.

 

Таблица 2

Поставщики основного  сырья в 2001-2003 гг.

сырьё

Поставщики по годам

 

2001

2002

2003

Мука пшеничная:

-   в/с

 

 

  

-  1/с

 

Мука ржаная обдирная

 

ОАО«Генезис Агро», ЗАО «Риф»

 

То же

 

Новосибирский ХПП

 

ОАО«Генезис Агро», ЗАО «Риф»

 

То же

 

Новосибирский ХПП

 

Белгородский КХП, ЗАО  «Риф»

 

То же

 

Брянский мельничный комбинат

 

Таблица 3

Поставщики дополнительного  сырья в 2003 г.

№ п/п

сырьё

поставщики

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Дрожжи прессованные

Дрожжи сухие

Маргарин

Орехи

Изюм

Мак

Сахар

Соль

Масло растительное

Весёлолопаньский спирт. завод

ООО «Авиатон»

То же

То же

То же

То же

ЧП «Иванова»

ЧП «Петкина»

Чернянская маслобойня

 

 

 Основной формой хозяйственных  связей с поставщиками сырья является договор поставки. В приложении 1 представлена копия договора, заключенного Октябрьским производственным филиалом с ЗАО АПП «Риф».

В договоре оговариваются  следующие обязательные условия: предмет  договора, качество продукции, порядок  оплаты, срок и порядок поставки товара, обязанности сторон, ответственность  сторон, разрешение споров, срок действия договора. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения, если между сторонами, в требуемый  в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существующим условиям договора.

На анализируемом предприятии  основная часть договоров заключается  на год. Для облегчения и ускорения  оформления договорных отношений применяется  так называемая пролонгация, то есть продление договора, однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемого сырья (спецификации). Товары, потребность в которых  возникает непредвиденно, и не требующие  длительного хранения, закупаются в  сроки близкие к их потреблению. Такие виды сырья, как масло, яйцо и др., доставляются предприятию  через определённые интервалы времени  в соответствии с графиком потребности  в них производства на тот или  иной период.

Для сопровождения товара от поставщика к потребителю выписывается две накладные, одна из которых остаётся у поставщика (расходная), вторая –  у получателя (приходная). В соответствии с этой накладной покупатель сверяет  количество поступившего товара. Копия  товарной накладной представлена в  приложении 2.

Расчёты с поставщиками предприятие  осуществляет в безналичной форме  через банк. Для этого оформляется  платёжное поручение (см. приложение 3).

Эффективность управления закупками  оцениваются в результате непрерывного контроля и аудита выполнения договоров  по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству материальных ресурсов и сервиса.

Реализация продукции  – завершающая стадия кругооборота средств предприятия. От её величины зависят результаты финансово-хозяйственной  деятельности, показатели оборачиваемости  и рентабельности.

Организация коммерческой деятельности с покупателями предполагает:

- ведение реализации товаров  с учётом запросов потребителей;

- соблюдение взаимных  партнёрских интересов и соглашений  при купле-продаже товаров;

- формирование и развитие  товаропроводящих звеньев для  прохождения товарных потоков;

- выбор вариантов каналов  распределения;

- регулирование и оптимизация  товарных запасов.

Осуществляя коммерческую деятельность по продаже товаров, предприятие  опирается на маркетинговые исследования. Прежде всего, предприятие определяет свою нишу на рынке, т. е. находит рынок  сбыта товаров. Так подбирая свой целевой рынок, предприятие тем  самым подбирает себе группу клиентов по однородным признакам: по обмену деятельности, по профилю и др. В пределах целевой  группы предприятие выделяет наиболее выгодных для себя клиентов и устанавливает  с ними более тесное отношение. Затем  решаются вопросы о товарном ассортименте и комплексе услуг, ценах, методах  распространения товаров и методах  стимулирования. При этом под методами распространения понимается различная  деятельность предприятия, связанная  с организацией товародвижения, транспортировкой товаров и т. д. Методы стимулирования включают деятельность предприятия  по распространению сведений о достоинствах товаров и убеждению клиентов в их покупке.

После проведения маркетинговых  исследований, связанных с нахождением  своей ниши на рынке сбыта, работники  Октябрьского производственного филиала  Белгородского РАЙПО проводят систематическую  работу, связанную с формированием  ассортимента, управлением товарными  запасами и с рекламой продукции.

На заключительном этапе  коммерческой деятельности выполняются  операции по организации хозяйственных  связей с покупателями. Основной формой хозяйственных связей предприятия  с клиентами является договор  купли-продажи. Важное значение в заключаемых  договорах имеет регулирование  условий транспортировки, тары и  упаковки, несение риска гибели или  повреждений продукции и др.

Договор оптовой купли-продажи  может быть заключён на куплю-продажу  хлеба и хлебобулочных изделий, имеющихся в момент заключения договора, а также хлебобулочных изделий, которые будут произведены в  будущем. Основная обязанность предприятия  при этом заключается в передаче продукции, предусмотренной договором.

Среди покупателей Октябрьского производственного филиала Белгородского  РАЙПО основную долю занимают торговые предприятия.

Традиционной формой взаимоотношений  торговли с производством является система заявок и заказов на куплю-продажу  и поставку товаров. Представление  заказа является предварительной стадией  вступления в сделку, и его правомерно рассматривать как преддоговорной документ на закупку товара. Таким  образом, заявки и заказы информируют  о выявленной потребности в продукции  и ориентируют производителя  на выпуск нужных населению товаров.

Таким образом, результаты анализа  организации коммерческой работы по формированию договорных отношений  производственных предприятий с  поставщиками и покупателями, а также  оценка основных условий реализации хозяйственных сделок подтверждает необходимость совершенствования  механизма хозяйственных связей в данной сфере.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Пути повышения эффективности  коммерческой деятельности предприятия

 

Коммерческая работа осуществляется на основе принятия управленческих решений, выработанных субъектами рынка.

Для принятия обоснованных управленческих решений необходимо накопление и обработка коммерческой информации. В связи с этим одним  из направлений повышения эффективности  коммерческой деятельности хозяйствующих  субъектов рынка является совершенствование  её информационного обеспечения.

Коммерческая информация – это определённый массив необходимой  и достаточной для осуществления  коммерческой работы информации коммерческого  и технологического характера о  деятельности хозяйствующих субъектов  рынка и потребителях.

Этот массив формируется  каждым конкретным коммерческим работником с учётом его компетенции в  управлении коммерческой деятельностью  и должностными обязанностями. Коммерческая информация включает сведения, необходимые  для осуществления и контроля за выполнением плана продажи  по групповому ассортименту; данные, необходимые  для проведения анализа состояния  ассортимента товаров; сведения о поставщиках  и покупателях товаров; правильное и своевременное оформление деловой  документации; данные, необходимые  для рекламно-информационной деятельности и другую информацию.

Информация, являясь своего рода ресурсом для принятия управленческого  решения и его продуктом, предполагает наличие источника информации и  получателя (пользователя). Взаимодействие между ними определяется понятием информационного  обеспечения.

Информационное обеспечение  коммерческой деятельности – это  система сбора и обработки  данных, позволяющих изучить ситуацию на рынке товаров и услуг в  динамике, измерить влияние определяющих её факторов и выявить возможности  управления ею в соответствии с выбранным  стратегическим направлением.

Главным источником получения  коммерческой информации является комплексное  изучение рынка путём проведения маркетинговых исследований, включающих как изучение рынка и его конъюнктуры, так и оценку возможностей предприятия.

Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение определённых операций (рис. 3).         

 

 
 
 
 
 
 
 

Рис. 3. Процесс информационного  обеспечения коммерческой деятельности хозяйствующего субъекта рынка

 

Сбор данных происходит путем  получения сообщений, содержащих какие-либо сведения, предназначенные (специально подготовленные) для передачи по каналу связи от источника информации к  ее пользователю. Технически эта операция совершается с помощью специальных  средств передачи (приема) данных –  модемов, факсов, телефонов и т. д. Следует отметить, что понятие  «данные» и «информация» неидентичные. Данные – это сигналы, из которых  предстоит получить информацию. С  этой целью данные подвергаются обработке, т. е. приводятся к виду, пригодному для использования при принятии управленческих решений.

Технологически эта операция совершается на базе соответствующих  алгоритмов, методов расчета показателей, формирования документации, документооборота и т. д., а технически – с применением  компьютерных средств.

В связи с этим важным направлением совершенствования информационного  обеспечения коммерческой деятельности является внедрение автоматизированной технологии получения и обработки  информации.

Автоматизация технологии получения  и обработки информации позволяет  унифицировать технические средства и программное обеспечение для  решения коммерческих задач, обеспечить централизацию накопления и обработку  информации.

Совершенствование процесса информационного обеспечения коммерческой деятельности позволит повысить уровень  аналитической работы хозяйствующих  субъектов рынка.

Цели, определяющие необходимость  и эффективность коммерческой деятельности, формируются с учетом состояния  макроэкономической среды рыночного  взаимодействия, реального наличия  трудовых, финансовых и материальных ресурсов, систем информационного обеспечения  с активным использованием средств  контроля по снижению совокупных издержек в пространстве и во времени.