Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Понятие и бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами.

Под подотчетными лицами в  бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и  совместителей), которым выданы из кассы  наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании (отсюда и  термин - "под отчет").

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением  материалов по мелкому опту в розничной  торговле, и на другие хозяйственные  нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-  расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

-   представительские расходы.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической  прессе и специальных изданиях. К  тому же командировочные расходы  относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно  находятся под пристальным вниманием  проверяющих органов.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

-  получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

-  выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

 Все работники предприятия,  получающие деньги под отчет,  должны соблюдать правила работы  с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно  составить отдельный приказ, где  указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее которой  он должен сдать авансовый отчет  в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в  настоящее время.

При этом организация может  выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.