Деловое письмо

     Содержание

        Введение………………………………………………………………….3

1. Особенности деловой переписки. Современное деловое письмо…….5
2. Виды деловых писем……………………………………………………..7
3. Рекомендуемый состав реквизитов деловых писем и требования к их оформлению………………………………………………………………10

Заключение……………………………………………………………….16

   Список  используемой литературы……………………………………...17

   Приложение………………………………………………………………18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним  миром является деловое письмо. С  помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между  предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются  приглашения принять участие  в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

     Несмотря  на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой  связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо - перспективная часть документооборота.

     Цель  контрольной работы – рассмотреть виды деловых писем и правила их оформления.

     Исходя  из цели, в контрольной работе были поставлены следующие задачи:

• изучить особенности деловой переписки;

-  рассмотреть понятие делового письма и его виды;

- перечислить рекомендуемый состав реквизитов деловых писем и требования к их оформлению;

-     привести пример делового письма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Особенности деловой переписки. Современное деловое письмо

     Служебная переписка - важная часть делового этикета. Это общение в миниатюре. Овладение ею - это целое искусство и, порой, нелегкий труд. Толковая деловая переписка способна увеличить оборот фирмы, предприятия, улучшить взаимосвязи различных служб, установить прочные связи с потребителями. Первое что отличает деловую переписку от других стилей переписки это официально-деловой стиль.

     Деловой стиль - это совокупность речевых  средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений.

     Участники делового общения - преимущественно  юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих  от имени руководителей и других должностных лиц. [4]

     Письмо  (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе - деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в учреждении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

     Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

     Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности  для заключения разного рода договоров  и актов.

     Поэтому, в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой  документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации и стандартизации.

     При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

• документы должны оформляться на специальных бланках для писем формата А4;
• события и факты излагают объективно, полно, ясно, в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы;
• текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным; излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования, затрудняющих чтение.[1]

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Виды деловых писем

     Все письма можно разделить по функциональному  признаку на две группы писем:

• требующие письма-ответа;
• не требующие письма-ответа.

     Письма, требующие письма-ответа, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить: письмо-просьбу (излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении); письмо-обращение; письмо-предложение (может представлять собой заявление предприятия о желании заключить сделку с указанием конкретных условий, либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос); письмо-запрос; письмо-требование.

     Ответы  на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера  исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

     Письма, не требующие ответа, следующие:

     -письмо-напоминание (факт напоминания о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события);

• письмо-приглашение   (приглашение   на   заседание,   совещание, конференцию, семинар);
• письмо-подтверждение (указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт; уведомление отправителя о получении документов, ценностей , переводы, письма, бандероли, телеграммы и т.п.);
• письмо-отказ (повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа; констатация отказа);

    - сопроводительное письмо (указание на факт отправки прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей);

• письмо-извещение (часто является ответом на запрос);
• гарантийное письмо (предоставление обещания гарантии);

     - информационное письмо (сообщение о каких-либо фактах, информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях).

     По  тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности организации, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

     Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности учреждения, следует отличать от переписки общественной - между  профсоюзными и общественными организациями.

     Каждый  вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула - это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Так, языковой формулой является для:

• письма-просьбы - выражение: «Прошу (Просим)...»;
• сопроводительного письма - выражение: «Высылаем (Направляем, Посылаем)...»;

• письма-подтверждения - выражение: «Подтверждаем, (Подтверждаю)…».

     Само  название письма - обусловлено языковой формулой письма. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

     В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа:

• «В подтверждение нашего телефонного разговора ...»;
• «В ответ на Ваше письмо...»;
• «В соответствии с нашей договоренностью...».

     Однако, любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно  сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражением «В соответствии с...». Однако, это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи...».

     Предлагаемые  ниже варианты являются наиболее распространенным началом стандартного делового письма:

 Если  автор - лицо «юридическое», то действия передаются:

от  третьего лица единственного  числа. Например:

«Не возражает...», «Гарантирует...», «Предлагает...»;

от  третьего лица множественного числа. Например:

«Администрация  и профсоюзный  комитет... убедительно просят...»;

от  первого лица множественного числа. Например:

«Просим...», «Сообщаем...», «Подтверждаем...».

     Если  автор - физическое лицо, то действия передаются: от первого лица единственного числа. Например:

«Прошу...», «Ставлю Вас в  известность...»,

«Довожу до Вашего сведения...»;

от  первого лица множественного числа. Например:

«Поздравляем...», «Поддерживаем...», «Одобряем...»,

«Мы получили Вашу телеграмму...».[1]

Пример  письма оформлен в приложении. 
 
 
 

3.Рекомендуемый  состав реквизитов  деловых писем  и требования к  их оформлению

     Согласно  ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка письма входят следующие: наименование организации -автора документа, справочные данные об организации, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа.

     Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

     Над наименованием организации указывают  сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей  организации (при ее наличии).

     Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.