Проектирование рациональной организации труда

     СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………..3

1. Основы трудовой деятельности …………………………………..5

1.1 Трудовая деятельность, ее особенностью……………………….5

1.2 Содержание труда ………………………………………………...6

1.3 Факторы, влияющие на работу …………………………………..7

1.4 Целевое планирование труда …………………………………….8

2. Проектирование рациональной организации труда ……………...11

2.1 Организация рабочего места……………………………………...11

2.2 Работа с документами и корреспонденцией……………………..15

2.3 Ведение телефонных разговоров…………………………………16

2.4 Проведение совещаний, конференция…………………….……..17

2.5 Составление графика работы……………………………………..19

2.6 Подготовка и проведение выступлений………………………….20

2.7 Прием по личным вопросам………………………………………22

2.8 Посещение  рабочих мест ……………………………………….…23

Заключение………………………………………………………….….25

Список использованных источников…………………………………26 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     На  протяжении всей жизни человеческого  общества были те, кто руководит  и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя.

     Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.

     Если  руководитель не спланирует и правильно  не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему  перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления.

     В настоящее время в мире информационный поток возрастает в геометрической прогрессии.

     Целью данного реферата, является рассмотрение организации труда руководителей. То есть: как организовать работу руководителя, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд руководителя настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данном реферате будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы руководителя.  

 

     1 ОСНОВЫ ТРУДОВОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

     1.1 Трудовая деятельность, ее особенность 

     Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет  цели, если все будут работать в  духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

     В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя – выработать направление развития и правильно организовать работу.

     Руководитель  как было отмечено выше – особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:

     - руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

     - работа руководителя в основном умственная;

     - нелимитированность работы руководителя;

     - повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

     - труд руководителей не подается количественному учету;

     - необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

     - если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

     - работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.

     Все перечисленные выше особенности  необходимо учитывать при организации  труда руководителя и рассматривать  их все вместе и взаимосвязано  друг с другом.  

     1.2 Содержание труда  

     Мы  рассмотрели особенности работы руководителя, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

     - запланированные заседания, встречи » 60-65%;

     - разговоры по телефону » -6%;

     - работа с документами » 17-22%;

     - поездки, осмотры » 3-7%;

     - незапланированные встречи » 7%;

     - отдых » 2%;

     - потери времени » 2%.

     Приведенные выше данные характеризуют общую  ситуацию и варьируют в зависимости  от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.  

 

      1.3 Факторы, влияющие на работу  

     Руководитель  это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что на него и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие влияние на работу руководителя следующие:

     а) психологические-нематериальные факторы, помогающие руководителю работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можно отнести:

     - эстетика рабочего места;

     - удовлетворенность работой;

     - социальный статус;

     - другие.

     б) физиологические – факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

     - объем воспринимаемой информации – человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятии решений. Руководителю необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу;

     - окружающая среда – человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся: температура окружающего воздуха; окружающий звук; освещенность рабочего места; другие;

     в) норма управляемости – необходимо точно определить со сколькими подчиненными руководитель будет непосредственно взаимодействовать;

     г) степень материальной удовлетворенности – тесно связанна с психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению производительности в том же объеме.

     Все рассмотренные факторы в той  или иной мере оказывают влияние  на деятельность руководителя, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу руководителя. Это, бесспорно, усложняет процесс эффективной организации труда руководителя. 

     1.4 Целевое планирование труда  

     Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, за ранее известных целей. Целью  в планирование организации труда руководителя является повышение эффективности труда при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы: 

     Формулирование  цели → Анализ текущего состояния → Выявление слабых сторон → Проведение наблюдения → Проведение мероприятий по улучшению труда → Сравнение результатов до и после проведения мероприятий 

     Формулирование  цели представляет собой важный процесс. От того, правильно ли будет выбрана  цель, зависит, что будет подвергнуто  исследованию, и какие результаты будут получены.

     Анализ  текущего состояния необходим в  первую очередь для того, чтобы  иметь эталон. Сравнение этого  эталона с результатом проведения мероприятий по организации труда  покажет эффективность проведенных  мероприятий.

     После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны в организации труда руководителя. В организации труда руководителя, как правило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить и очень тщательно проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат – плохим.

     Следующий этап – проведение наблюдений – требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимо провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам – степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и пр.

     Затем необходимо решить, кто будет проводить  наблюдения. Это может быть либо сам руководитель, либо исследователь. В любом случае руководитель должен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах.

     После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации труда. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна.

     Затем проводятся непосредственно мероприятия  по улучшению труда руководителя (подробнее см. гл. 2). И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

     В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мир настолько быстро меняется, что необходимо постоянно анализировать труд руководителя и пытаться его улучшать.