Организация бизнес-архивов на предприятии

Российский  Государственный Гуманитарный Университет 
 
 
 
 

Реферат

По предмету

Бизнес-архивы

На тему:»Организация бизнес-архивов на предприятии» 
 
 
 
 
 
 

Выполнила

Постникова  Н.А.

431 МО  гр. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2012

Содержание

1.Проблемы сохранения  экономической документации………………………3

2.современные  бизнес-архивы…………………………………………………...9

3.управление  бизнес-архивами……………………………………………...…11 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Одной из причин организации бизнес-архива или промышленного архива на предприятии была необходимость контроля за деятельностью предприятия. Контроль выражался в сборе и обработке данных за несколько лет работы организации с целью определения ее промышленных мощностей, верности маркетинговой политики по продаже товаров и услуг. Кроме того, бизнес-архив одновременно выступал и средством защиты интеллектуальной собственности предприятия. 
 
По прошествии времени из бизнес-архива, возникнувшего в качестве составной части аппарата управления, выделялась самостоятельная часть, некий комплекс документов, утративших свою практическую значимость, и на ее основе создавался исторический архив предприятия. При этом необходимо отметить, что исторический архив, как и бизнес-архив, продолжал выполнять экономические функции, хотя и несколько иного рода. 
 
С одной стороны, наличие у организации своей самобытной истории повышало ее статус в глазах служащих. Ощущение своей личной причастности к истории повышало их самооценку, традиции, сложившиеся на фирме, формировали корпоративную культуру, а долгая история деятельности организации давала им возможность проникнуться чувством стабильности, уверенности в завтрашнем дне. Все это, в конечном счете, стимулировало деятельность служащих, заставляло их ценить свою должность. 
 
С другой стороны, исторический архив позволял индивидуализироваться и самой организации в обществе. Наличие собственной истории выделяло ее из массы схожих, подобных ей институтов. Кроме того, это интегрировало ее в историю общества. Теперь организация выступала уже не просто как коммерческое предприятие, а как некий новый общественный институт. Организация получила возможность продемонстрировать свои заслуги перед обществом, доказать свою для него полезность. Все это увеличивало степень доверия общества к организации, т.е. потенциальных клиентов, а, следовательно, и ее коммерческие поступления. При этом наиболее простыми и в то же время действенными формами представления исторической информации о себе: являлись организации выставок и научные публикации об истории предприятия. Подобным образом дело обстоит в Западной Европе и США. 
В России же, в настоящее время, сложилась несколько иная ситуация. Сейчас сложно сказать, насколько развиты и есть ли вообще бизнес-архивы на предприятии. С целью определения развития предпринимательских архивов и службы делопроизводства на предприятии кафедрой Научно-технических и экономических документов и архивов ведется работа по анкетированию отдельных коммерческих предприятий. Был выбран ряд крупных коммерческих организаций, занятых в различных областях производства и наиболее крупные коммерческие банки Москвы. Отобранным организациям были разосланы анкеты с вопросами, касающимися организации делопроизводства и архива. Однако, уже сейчас, даже не имея результатов анкетирования, можно с определенной долей уверенности говорить о наличии в организациях если не полноценных бизнес-архивов, то, по крайней мере, хранилищ документов. Особенно это справедливо в отношении коммерческих банков, объем документооборота, которых чрезвычайно велик, а большая часть их документации должна хранится как минимум в течение пяти лет. При этом, их деятельность в части осуществления хранения документов контролируется государственными органами, хотя и в опосредованной форме. В частности этот контроль может осуществляться через проведение выемок документов органами прокуратуры, через запросы налоговых органов и органов исполнительной власти, через обращения бывших клиентов банков. Все это, как и хозяйственная необходимость, заставляет коммерческие банки искать способы организации своей службы делопроизводства и архива. Тем не менее, работа по организации бизнес-архивов на предприятиях и в коммерческих банках идет крайне медленно. Можно выделить целый ряд причин, по которым это происходит, однако, основной из них, по-видимому, является экономическая. У организаций просто нет средств, чтобы организовать свой архив: выделить помещение, нанять сотрудников, оснастить рабочие места. 
Возможно, что еще одной причиной, по которой руководство организации не спешит с созданием исторического архива, является недостаток у него собственно исторических знаний, недооценки значимости исторической информации для непосредственной практической деятельности фирмы, неумение ее использовать в своей работе. Пробелы в экономическом образовании, связанные с недостаточным преподаванием истории и неумением работать с ретроспективной информацией, подтверждаются и сами экономистами. В качестве примера можно привести статью Нуреева Р., Латова Ю. «Плоды просвещения (Новая российская экономическая наука на пороге Ш тысячелетия) // «Вопросы экономики», 2001, №1, в которой, помимо прочего, упоминается о необходимости введения исторических дисциплин, как в образовательный процесс, так и собственно в экономическую теорию. Авторы говорят о новой экономической истории, в которой выделяют два направления: клиометрическое во главе с Р. Фогелем, которое занимается анализом традиционных источников, базирующееся на использовании математического инструментария, и второе направление, представители которого стремятся применять принципиально новый для историков понятийный аппарат (права собственности, трансакционные издержки и т.д.). По их мнению, в России наиболее: развито первое направление -клиометрическое — представленное, прежде всего, работами академика И. Ковальченко. Программной работой, пропагандирующей возможности математического анализа первичных исторических данных с целью выявления скрытой информации, стала его книга «Методы исторического анализа» (М., 1987г.). Второе направление, как они считают, еще не завоевало в России особой популярности. В качестве одной из первых работ демонстрирующих возможности этого подхода к изучению истории, стала работа Ю.Латова и С. Ковалева «Аграрный вопрос в России на рубеже XIX - XX веков: попытка институционального анализа» // «Вопросы экономики», 2000, №4, в которой показывается, что помещичье землевладение в условиях характерного для России конца XIX - начала XX века «двоепра-вия» стало генератором специфических негативных внешних эффектов, тормозящих развитие крестьянских хозяйств. Убежденные, что «по справедливости», то есть по нормам традиционного права, собственниками земли могут быть только те, кто на ней трудится, крестьяне вместо совершенствования агротехники, предпочитали «инвестировать» свои силы и энергию в борьбу за «черный передел» помещичьих земель, принадлежащих дворянам по нормам официального права. 
 
Можно отметить, что исследования подобного рода базируются, прежде всего, на изучении массовых первичных исторических источников, дающих возможность подойти с разных позиций к изучаемому вопросу. По-видимому, это заставляет пересмотреть практику отбора обобщающих документов, в значительной степени сужающих круг исследуемых параметров. При этом необходимость пересмотра критериев экспертизы ценности документов выходит в настоящее время на первый план. Связано это еще и с тем, что отчетная документация и, прежде всего бухгалтерские отчеты, являющиеся одним из основных видов экономических документов, передающихся на государственное хранение, по мнению экономистов, содержат недостаточно точную информацию о финансовом положении организации. Вопросам точности бухгалтерской документации посвящен ряд статей в журнале «Вопросы экономики», 2000, №5. Авторы статей, исследуя сложившуюся ситуацию, утверждают, что финансовая отчетность не отражает реальную ситуацию в связи с тем, что большая часть расчетов между предприятиями в последние несколько лет происходит в неденежной форме, что затрудняет их отражение в финансовой отчетности и приводит к искажениям. Так, А. Яковлев, в статье «Раскрытие информации о предприятиях и проблемы классификации неденежных трансакций», в связи с отражением в бухгалтерских документах неденежных операций, пишет, что «...по мнению российских бухгалтеров - практиков, в подобной ситуации бухгалтерская отчетность становится фактически бесполезной для ее пользователя в лице кредиторов, акционеров, потенциальных инвесторов, мелких органов государственного управления»," по-видимому, сюда же мы можно добавить и исследователей, занимающихся изучением экономической 
истории России. По мнению же Г. Безрученко и Л.Горбатовой, не имея возможности подучить объективную информацию о финансовом положении предприятия, менеджмент вынужден составлять параллельные системы финансового учета, основанные на экономических оценках конкретных сделок. Однако такого рода отчетность имеет два существенных недостатка. Во-первых, показатели внутренней отчетности недоступны для внешних пользователей, во-вторых, показатели отчетности различных компаний будут несопоставимы друг с другом, так как единые методики оценки различных статей учета, обусловленных неденежными расчетами, отсутствуют. При этом, данная внутренняя бухгалтерская документация даже не будет сохранена, что создает опасность утраты информацию о деятельности предприятий в 90-е годы: официальная финансовая отчетность предоставляет недостоверные данные, а внутренняя бухгалтерская документация, неофициальная, создавая для внутренних целей управления предприятиям не передается на государственное хранение. В данной ситуации, по-видимому, необходимо перейти к практике отбора как можно большего комплекса документов на государственное хранение, причем не только сводных годовых отчетов предприятий, но и бухгалтерской, финансовой документации за более короткий период и по отдельным структурным подразделениям организации, тем самым, создавая возможность 
 
проверки и сопоставления документов. Возможно, что данная практика может быть временной, и применяться лишь до тех пор, пока не будут разработаны достаточно точные методики оценки финансового состояния предприятия. 
 
В результате, в сложившихся условиях все большее значение на предприятии приобретает фигура историка - архивиста. Именно он вынужден будет проводить большую часть работы по организации делопроизводства, созданию бизнес-архива и проведению экспертизы ценности документов. Следовательно, необходимо пересмотреть отдельные моменты в подготовке специалистов, занимающихся организацией архивов на предприятии. По-видимому, необходимо идти по пути постоянного повышения образовательной планки историка-архивиста и в первую очередь историка-архивиста, занимающегося бизнес-архивоведеним и экономической историей. Архивист должен стать специалистом, ответственным за осуществление информационного менеджмента в организации, способного работать не только в архиве, но и в службе делопроизводства, знающего как обеспечить взаимодействие различных структурных подразделений между собой при разработке отдельных документов, работу по взаимодействию структурных подразделений с архивом и службой делопроизводства. Все это невозможно не только без современных знаний в области истории, архивного дела, делопроизводства и компьютерных технологий, но и без глубокого изучения права и экономики. Изучение дисциплин по праву и экономике: позволит лучше понять деятельность отдельных структурных подразделений и оценить содержание документов, образующихся в их работе, кроме того, без знания этих предметов невозможно заниматься и историко-архивоведческим анализом экономической документации, проведением экспертизы ценности документов. В противном же случае, роль архивиста будет сводиться лишь к статусу технического специалиста, ответственного исключительно лишь за прием документов и неспособного провести полноценной работы по хранению и использованию документов, их экспертизе ценности. Архив же превратится в склад ненужных бумаг. Кроме того, лишь качественно новый уровень в подготовке архивистов может изменить точку зрения руководства организации на роль и место архива на предприятии, и значение для организации деятельности архивиста. 
 
Таким образом, работа по экспертизе ценности экономических документов и отбору их на постоянное хранение должна строится на основе междисциплинарного подхода, сочетающего экономическое и историческое знание. Однако, проведение этой работы будет невозможно без изменения системы подготовки историков - архивистов, занимающихся экономической историей и бизнес-архивоведением.

Современные бизнес-архивы

Современные бизнес-архивы крупных компаний часто  содержат не только, собственно, архивную часть, но и имеют богатые возможности по контролю документооборота и вообще реализации бизнес-процессов производства. Как правило, при построении современного бизнес-архива речь идёт о подробной маршрутизации документов, а также возможности выдачи поручений.

Системы электронного документооборота обычно базируются на некоей общей платформе, которая кардинально перерабатывается для каждого отдельного бизнеса. По сути, речь идёт о разработке архивов под конкретные задачи. Из-за высокой трудоёмкости реализации таких решений, бизнес-архив с системой контроля документооборота обычно отличается следующими чертами: 
— Высокой стоимостью разработки и внедрения.  
— Масштабируемостью, то есть возможностью поддержания новых бизнес-процессов. 
— Принципиальной сложностью внедрения, то есть высоким требованиям к квалификации системных интеграторов, устанавливающих бизнес-архив. 
— Высокими дополнительными расходами. Мы настоятельно рекомендуем оценивать полную стоимость проекта, тщательно анализируя необходимость в дополнительных программных и программно-аппаратных модулях бизнес-архива, инфраструктурном ПО, ремонтопригодности, издержках на поддержание (сопровождение), а также внедрение комплекса.  
— Высокой конгинтивной сопротивляемостью. Наиболее простой способ принятия решения — это ознакомиться с уже внедрённой системой и процессами в ней у клиентов поставщика ПО. Обратите внимание, что все промо-материалы о системе вполне могут не отражать реальное положение вещей, так как зачастую проблемы выявляются при длительной эксплуатации. 
— Учитывайте, что так называемые «коробочные» бизнес-архивы (ПО, устанавливаемое «из коробки», то есть высокой степени готовности) зачастую требует обучения собственного штата IT-специалистов для поддержки и сопровождения.  
— Внедрение системы автоматизации ведёт к увеличению нагрузки на персонал компании на этапе внедрения. Убедитесь, что в момент организации бизнес-архива у вас есть возможность пойти на этот шаг.  
— Процедура внедрения бизнес-архива может быть весьма длительной. Обязательно пошагово спланируйте её до начала работ и обговорите все моменты с поставщиком ПО. В случае, если этого не сделать, проект может быть просто заморожен на середине процесса внедрения и забыт: такова, к сожалению, судьба многих систем, построение которых было недостаточно точно спланировано.

Как видите, внедрение cовременного бизнес-архива с функцией документооборота — это  тяжелая и сложная работа, требующая  не только технических решений  и ресурсов, но и некоторого изменения мировоззрения сотрудников и повышения дисциплины.

Управление архивами. Бизнес архив 

Управление архивами, как и другие услуги в области обработки и сохранения документов предприятий, тесно между собой связаны. Ведь управление архивом подразумевает объемную работу - обработку, классификацию, организацию хранения и пользования большим массивом разнообразных документов. Качество этой работы во многом определяется качеством оказанных архивных услуг, закладывающих базу для функционирования эффективного документооборота и организованного бизнес-архива. Именно консалтинговая деятельность компании Архив-Сервис способствует грамотному управлению архивом, сохранению документации и развитию понимания значения бизнес-архива для клиентской системы. Качественный бизнес архив хранит в себе историю предприятия, придает ему дополнительный вес в мире современного бизнеса, где каждая организация стремится подобрать себе надежного партнера с надежным прошлым.

Управление бизнес архивом подразумевает две основных услуги: вне офисное депозитарное хранение и архивная обработка документов. Основными заказчиками архивной обработки выступают, в основном, средние и крупные компании различного профиля, в деятельности которых образуется большой массив первичной бухгалтерской документации и документов по личному составу. Среди них выделяются наследники старых советский предприятий, разнообразные производственные организации, страховые компании. Вне офисным хранением пользуются фирмы, занимающие помещения в офисах класса «А» и «В» с высокой арендной платой. Сфера деятельности этих организаций может быть любой. Малые фирмы практически не пользуются услугой управление архивом, поскольку или не нуждаются в них, или же просто не знают об их существовании.

Когда потенциальный клиент выбирает архивную компанию для управление архивом, он принимает в расчет следующие факторы:

• Цена услуги. Обычно определяются индивидуально в процессе переговоров с заказчиком.
• Бренд архивной компании. Сила бренда и длительная история присутствия на рынке являются одними из главных факторов выбора подрядчика. Замечено, что компании предпочитают услуги отечественных архивных фирм, 
• Сложившиеся отношения. Многие компании, которые уже пользуются услугами по управлению архивом, не меняют своего проверенного подрядчика в течение длительного периода времени

У обеих сторон рассматриваемых отношений существует ряд специфических проблем, мешающих осуществлять эффективное сотрудничество по созданию бизнес архива. Со стороны архивной компании эти трудности выражаются, в  
Предлагаемые услуги основаны на отрицательной мотивации - клиенту не нужен данный продукт, пока у него не возникла проблема управление архивом.

 
Со стороны клиентской организации сложности подобных отношений основаны на следующих факторах:

• Отсутствие понимания всей глубины задач, которые ставятся перед подрядчиком, в результате чего техническое задание не обладает полнотой, необходимой для качественного оказания услуги;
• Отсутствие понимания содержания той работы, которую проделывают привлеченные архивисты, их важности, сложности и объема;
• Стремление скрыть свою документацию и максимально ограничить посторонним лицам доступ к ней;
• Предпочтение уничтожать документы нежели организовывать их хранение.

В результате анализа было выявлено, что основная причина, заставляющая клиентские организации прибегать  к помощи архивных компаний при управление архивом, заключается вовсе не понимании той значимости, которая присуща сохранению документации этой организации. Мотивами обращения к архивистам служит стремление уничтожить все те документы, которые позволяет действующее законодательство, и желание сэкономить на арендной плате за дорогую офисную площадь.

Вкладом в решение обозначенных проблем  по управлению и созданию бизнес архивов  может стать определение направлений  по повышению эффективности работы архивных консультантов.

Эту работу невозможно выполнить, не обладая знаниями о текущей ситуации, необходимыми навыками работы с клиентом и осознанием тех проблем, которые могут возникнуть в процессе сотрудничества. Только при наличии этих факторов будущие специалисты по управлению архивами и в том числе бизнес архивами смогут обеспечить сохранность богатого документационного наследия коммерческих фирм и предприятий.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература

1. Яковлев А. «Раскрытие информации о предприятиях и проблемы классификации неденежных трансакций»2010,М
2. Безрученко Г., Горбатова Л. «Отражение неденежных расчетов в бухгалтерском учете: российская практика»,2006,М
3. Д. С. Шабуров «проблемы предприятий» 2003.М