Классификация документов

Доклад Виды документов и их классификация 

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим  и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием и  его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются: по наименованиям – служебные  письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут  быть совершенно разными;

По месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

По содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько  вопросов);

По форме –  индивидуальные, когда содержание каждого  документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографическим способом или на множительных аппаратах;

По срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

По происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица являющиеся именными;

По виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;

 По средствам  фиксации – письменные, графические,  фото – кинодокументы и т. д.

Подлинник –  это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр  документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно  точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для  работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка с того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки  подтверждается подписями должностных  лиц и печатью. Предприятиям и организациям представлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Правила оформления управленческих (организационно – распорядительных) документов.

Документы состоят  из отдельных элементов, которые  принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его  форму. Следовательно, для того чтобы  документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением  Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно – распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

Документ имеет  юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, необходимые реквизиты для письма – наименование организации, почтовый адрес, основной государственный регистрационный номер

налогоплательщика.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка.

Следует отметить, что часто документы оформляются  на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.