Этикет делового письма

В дополнение к бланку хорошо воспринимается выполненный в том же стиле конверт с логотипом фирмы.

Для передачи факсимильных сообщений лучше пользоваться бланком упрощенной формы в черно-белом исполнении, избегая мелкого шрифта и тонких деталей рисунка, учитывая тот факт, что факсимильные аппараты плохо передают полутона и мелкие штриховые линии.

В личной переписке также могут употребляться бланки и однотипные конверты. В этом случае вполне уместно ограничиться указанием имени или монограммы владельца. На личном бланке может указываться также и почтовый адрес.

Для бланков нужно правильно выбрать бумагу. Если фирма имеет "блестящий" имидж, то будет разумно отразить это в выборе бумаги с блеском, и, наоборот, если фирма предлагает такой вид услуг, как утешение, то лучше выбрать более грубую, матовую тяжелую бумагу, которая выглядит так, как будто в ней есть глубина. Для дизайнера по интерьеру вполне уместно использовать бумагу "под мрамор", но для аудиторской фирмы это будет недопустимо.

Цвет шрифта также имеет большое значение, например, темно-коричневые или темно-серые буквы на кремовом фоне выглядят традиционно, а черные на белом - очень по-деловому. Используя цветную бумагу, следует учитывать, что ее цвет может менять цвет краски и чернил, которым выполнен текст, - так, темно-синяя краска потеряет свою синеву на желтом фоне. Если бизнес имеет динамичный и энергичный имидж, то можно использовать желтый и красный цвет, а если бизнес "успокаивающий", то можно. Включить консервативные цвета типа темно-синего или серого.

Рисунки шрифтов - это "тайные пружины", которые следует выбирать очень продуманно. Так, например, прописные буквы посылают сигнал авторитарности, строчные говорят о дружелюбии. Печать уже представляет собой корпоративный имидж, когда название напечатано черными буквами на белом фоне. Шрифты могут выходить из моды, но ряд шрифтов четко ассоциируется с эпохой, так, например, "элегантные" шрифты стиля мотерн придадут всем бумагам соответствующий имидж. Важно также, чтобы шрифт был разборчивым - даже самый красивый, но неразборчивый шрифт может произвести плохое первое впечатление.

К особому виду деловых бумаг относятся благодарные открытки с тесненным шрифтом, которые заказываются фирмой вместе с бланками, визитными карточками, конвертами и пр. Их отправляют в ответ на личного рода поздравления, получаемые должностными лицами от незнакомых людей в честь победы на выборах, по случаю присвоения почетных званий и назначения на государственные должности.

Визитная карточка

Визитные карточки также способствуют созданию положительного имиджа, как личного, так и фирмы. История использования визитных карточек достаточно глубока, но к настоящему времени сложились определенные общепринятые нормы их применения. В основе их лежит простое понимание, что визитная карточка - это то, что остается у знакомого, собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи с человеком.

Карточка должна не только содержать те сведения, которые он хотел бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у партнера того имиджа, к созданию которого человек стремится.

Как правило, визитная карточка - это небольшой прямоугольник белого полуплотного картона хорошего качества с текстом, отпечатанным типографским способом. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин, - скажем, 90 Х 50 мм и 80 Х 40 мм (в Великобритании визитные карточки женщин больше чем у мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше - как правило, 70 Х 35 мм.

С распространением специальных альбомов для хранения карточек стандартного размера визитные карточки больших размеров постепенно выходят из практики. Шрифт карточки должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется полужирным шрифтом чуть большего размера.

Визитная карточка может печататься на языке страны, где живет или пребывает в настоящее время владелец, либо на английском языке. В стране, где два официальных языка (например, в Бельгии - фламандский и французский), целесообразно иметь отдельные визитные карточки на каждом языке.

На внешний вид карточек (размер, шрифт, язык текста и его размещение) и на пользование ими могут влиять местные традиции. Сейчас стали использовать двусторонние карточки - с текстом на другом языке на оборотной стороне. Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно, поскольку оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было сделать какие-то записи.

Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, нормы строгого этикета не рекомендуют отходить от этой гаммы. Бумагу лучше выбирать слегка тонированную с сатинированной поверхностью, на глянцевой бумаге карточки выглядят хуже.

Деловые визитные карточки являются неотъемлемым атрибутом современного делового общения. Отправляясь на встречу с деловыми партнерами, во избежание неловкой ситуации лучше запастись соответствующим количеством визитных карточек.

Разновидностью деловой визитки является комбинированная визитная карточка, где наряду со служебным адресом (в левом нижнем углу) указывается и домашний адрес (в правом нижнем углу). Такие карточки уместны для научных и творческих работников, которые часто работают дома.

Деловые визитные карточки продавцов, рестораторов, издателей могут предлагаться посетителям и лежать на конторке. В этих случаях посетители могут сами брать их.

При заочном знакомстве вполне уместно после назначения на новое место работы направить свои визитные карточки коллегам из других организаций ХХ или фирм. Направляя визитные карточки заочно, желательно сопроводить их кратким письмом или запиской с выражением надежды на продолжение знакомства. Можно сделать приписку и на самой визитной карточке, скажем: "По случаю назначения на новую должность".

В ходе деловой беседы или переговоров можно положить перед собой визитные карточки собеседников - это помогает избежать ошибок в произношении их имен и должностей.

Деловое письмо

Письмо как жанр зародилось очень давно, но сложились правила оформления писем. Например, древние римляне не ставили подписи под письмом, если только это не было письмо к императору. Адрес на письмах не писали и в более позднее время, поскольку письма вручались лично адресату.

Общепринята такая структура письма: с правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например: 12 мая 1997 г. Принятое в России обозначение даты 14.07.99. в международной переписке не употребляется. В США, как правило, указывается сначала месяц, а затем число - май, 12, 1997. Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. Еще ниже, без абзаца, сразу у поля с левой стороны пишут традиционное вежливое обращение:

Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия;

Дорогой доктор + фамилия;

Господа;

Уважаемые господа;

Уважаемый г-н + фамилия (слова "господин" и "госпожа" всегда сокращаются, если стоят рядом с именем).

После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике. В официальных письмах не принято обращаться на "ты" (этой проблемы нет в английском языке).

В зависимости от степени знакомства с корреспондентом обращение может начинаться словами: "Уважаемый Джон" (имя) либо "Уважаемый Смит" (фамилия). Посылая письмо в Германию, необходимо использовать традиционное обращение: "Дорогой г-н доктор (фамилия)", а в Австрию и Швейцарию - достаточно написать: "Дорогой г-н доктор". В Англии и США деловое письмо начинают с обращений: "Уважаемый г-н" (Dear Sir); "С уважением" (Your faithfully); "Уважаемый г-н Никсон" (Dear Mr. Nickson); "Искренне ваш" (Sincerely yours); "Многоуважаемый г-н Никсон" (My Dear Mr. Nickson); "С искренним уважением" (Very truly yours).

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма сокращением Re: (англ. In reference to - относительно, что касается), в русском варианте - "касательно" или "кас." Например, "Re: В ответ на ваш телекс от 19 мая 1999 г.". Если письмо связано только с одной темой, то ее можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Когда же переписка с партнером ведется по нескольким контрактам, то в таком случае имеет смысл непосредственно после обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:

Дорогой г-н Никсон,

Re: О лицензии на издание книги "Sunrise";

О продлении прав на издание журнала "Image";

О перспективах сотрудничества на 2000 г.

Более современно заголовок к тексту письма просто подчеркивать или написать его заглавными буквами. Сейчас все большую популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на пять знаков (с красной строки), а даются вровень с левым полем страницы, так же как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Для отделения одного абзаца от другого каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.

Завершать официально деловое письмо следует словами: "Весьма искренне Ваш" (Very truly yours). В других случаях пишут: "Искренне Ваш" (Sincerely yours) или "Преданный Вам", "С уважением", "С наилучшими пожеланиями", "Примите мои наилучшие пожелания" (My best regards). Неофициальное деловое письмо можно также завершить словом "Ваш" (Your) перед подписью. Подписывая деловое письмо, нужно употребить ту же форму имени, которую использовали в обращении к получателю.

Как уже сказано выше, деловое письмо начинают с обращений: "Уважаемый г-н" (Dear Sir); "С уважением" (Your faithfully); "Уважаемый г-н Никсон" (Dear Mr. Nickson); "Искренне Ваш" (Sincerely yours); "Многоуважаемый г-н Никсон" (My Dear Mr. Nickson); "С искренним уважением" (Very truly yours).

При обращении и в концовке письма учитывается принцип взаимности, особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. В самом конце письма ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности отправителя. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости.

Если заключительные слова вежливости расположены с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны под ними. Фамилия подписывающего письмо печатается под его рукописной подписью. Расстояние между завершающими словами вежливости и напечатанной на машинке фамилией - 2-2,5 см, при этом имя лучше написать полностью.

Личное письмо

Есть три вида личных писем, которые необходимо всегда писать от руки. Если только по какой-то причине написать письмо невозможно (например, из-за травмы), тогда можно отпечатать на машинке или распечатать на принтере. Этими письмами являются письма с выражением соболезнования, приглашения и ответы на них, благодарственные записки.

В России письма чаще всего пишут на простой белой бумаге или на специальной бумаге для писем с какими-нибудь рисунками, которую можно купить в магазине (крайне неряшливо выглядят письма, написанные на листке, вырванном из тетради). Во многих странах к бумаге для личных писем более трепетное отношение, подчас заказывают личные именные бланки с тиснением, монограммой и гербом.

Бумага в зависимости от качества может стоить довольно дорого, но для ответов на приглашения и для выражения соболезнования стараются использовать именно ее. Принято различать даже мужской и женский бланки для писем, женский обычно меньше по размеру и может быть не только белого, но и кремового, бледно-голубого и других светлых оттенков.

В центре либо в верхнем левом углу листа, как правило, указываются инициалы, имя или адрес с почтовым индексом и номером телефона отправителя.

Обратный адрес следует повторить на бумаге для письма независимо от того, что он указан на конверте, на случай, если конверт выбросят, а письмо сохранят. Обычное место для обратного адреса - правый верхний угол первой страницы письма. После адреса всегда ставят дату написания письма. Если письмо написано на бланке и адрес уже отпечатан на нем тисненым или обычным шрифтом, достаточно только в правом верхнем углу проставить дату письма.

Заключительная часть письма (форма вежливости), так же как и обращение, зависит от близости отношений с адресатом. Лучшее окончание для официального личного письма "Искренне Ваш". Этими словами принято заканчивать письмо к не очень близкому другу, с которым вы давно не встречались. "С любовью", "Любящий" - самые распространенные концовки для дружеских писем. "С благодарностью" - такое выражение ставится в конце письма, если адресат оказал вам какую-либо реальную услугу.

В остальных случаях при написании благодарственных писем принято употреблять следующие выражения: "С искренней привязанностью", "С горячей любовью", "Искренне Ваш". Дружеские письма подписывают тем именем, под которым вас знает адресат. Если вы опасаетесь, что адресат не узнает вас по почерку или из текста письма ему будет неясно, кто написал письмо, то поставьте в конце письма свои имя и фамилию полностью, неразборчивая подпись только затруднит ситуацию.

Адрес на конверте, отправляемом за рубеж, пишется не так, как принято в России: сначала пишут фамилию и имя того, кому направлено письмо, затем номер дома и улицу и только потом город, штат и страну (для США очень важен индекс). Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Рекомендательное письмо

Рекомендательные письма были обязательны в дореволюционной России, например, при устройстве на работу, затем эта традиция была утрачена (ее в некотором смысле заменили характеристики с последнего места работы), а за рубежом она не прерывалась. Сейчас она снова возрождается в России.

Если вы даете рекомендательное письмо тому, кого знаете лично, оно приобретает форму делового, поэтому его следует напечатать на машинке и адресовать конкретному лицу. В письме должно содержаться неявное одобрение рекомендуемого и подразумеваться просьба обратить внимание на этого человека. Однако рекомендательные письма не стоит давать тому, кто рекомендации не заслужил.