Челябинский государственный университет

      Экономический факультет

      Кафедра русского языка 
 
 
 
 
 
 
 
 

Доклад

      Деловая документация 
 

(зачетная  работа) 
 
 

      Выполнила:

      Студентка группы  ЭФ-103

      Саханская А.В.

      Проверил:

      К.ф.н., доцент

      Хохловская  О.Г. 
 

Челябинск, 2010г.

       Здравствуйте  уважаемые господа!(7) Сегодня вашему вниманию я хотела бы представить(4) доклад о деловой документации.

       Полагаю(4), что актуальность этой темы среди присутствующих зрителей не требует обоснования, так как каждый, сидящий в этом зале, понимает, что именно с такой документацией будет сталкиваться в своей профессиональной сфере.

       Во все времена  деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом  воздействия одних его субъектов  на другие. Именно правильно проведенные  деловые переговоры, грамотно оформленное  соглашение или умелое обоснование  того или иного предложения, в  конечном итоге, определяют успешность предпринимательской деятельности.

       Рассматривая предлагаемую вашему вниманию тему, мы с вами поговорим о следующем:

       Во-первых(1) - мы дадим определение деловой документации.

       Во-вторых(1) – определим основную функцию, определим способ документооборота.

       В-третьих(1) – определим, какие понятия входят в состав деловой документации.

       В-четвёртых(1) – регулировка правил оформления текстов деловой документации.

       В-пятых(1) – рассмотрим 5 типов записи для деловых документов.

       И наконец, напоследок мы поговорим(1) о фирменном стиле выполнения деловой документации.

       И так начнём!(4)

       Давайте обратим  внимание на определение (3,4,5). Деловая документация – это комплект деловых бумаг, необходимых в повседневной деятельности, как для внутреннего использования, так и для партнеров и клиентов компании. Современная деловая документация – это обязательная составляющая маркетинга и рекламы, которая усиливает имидж любой организации и должна быть выполнена в едином организации.

       Основная функция  деловой документации организовать полный жизненный цикл любого документа от создания его проекта до отправки в архив.

       Давайте подчеркнём(5), что наиболее функциональным способом для этого является электронный документооборот, так как он:

Во-первых(1), структурирует информацию, создавая все возможные базы данных, на основе компьютерных программ; - скорость поиска документа не сопоставима с поиском вручную;

Во-вторых(1), хорошо защищает конфиденциальность информации и бережет документы от исчезновения;

В-третьих(1), легко можно вносить исправления в документ любой сложности;

В-четвёртых(1), экономия на копировании, канцелярии;

       Но так же обратите внимание(3,5), что ограничения электронного метода связаны с тем, что в определенных случаях и системах учета, связанных с инструкциями и действующим законодательством (например, бухгалтерском учете или торговых операциях), необходимы первичные документы с живыми печатями и подписями. В таких случаях обычно применяется смесь из электронного и обычного документооборота.

       Скажите, вы знаете, какие  понятия входят в деловую документацию?(3)

       Дак, вот в понятие деловой документации входит:

       Во-первых(1), Визитка

       Первое, с чего начинается знакомство клиента с компанией, даже не ее продукция, а с визитной карточки менеджера или торгового  представителя. Как много выводов  можно сделать из знакомства с  этой маленькой фирменной деталью. Но многие фирмы чаще всего не уделяют  этому аспекту должного внимания. А тем временем, деловая документация другими словами(6) — это своего рода «одежда» компании. Поэтому визитная карточка должна быть не только грамотно сверстана, но и создавать благоприятное впечатление о ее владельце и, следовательно(1), о фирме. Ее цель привлечь внимание к фирме, выделить ее из общей массы производителей стандартной полиграфической продукции, заинтересовав своим интересным дизайном и, конечно же, дать краткую и контактную информацию о компании.

       При данном ритме  жизни часто не хватает времени  записать номер телефона и правильно  запомнить название фирмы нового партнера или передать ему свои координаты. В данном случае помогает визитка. Несомненно(4), визитная карточка выполняет не только эту функцию, она является одним из главных элементов делового этикета, не так ли(6). Мне трудно представить(4), как может обойтись серьезная встреча без обмена визитками. Также я считаю(4), что визитка отражает характер своего владельца. Во многих случаях просто невозможно стало обходиться без визиток. Именно поэтому(6) дизайн визитки очень важен.

       Во-вторых(1), фирменный бланк официального письма

       Бланк является одним  из элементов деловой документации, имея стандартный размер ISO A4 — 210x297 мм. Бланк использует сегодня любая  компания. Текст на фирменном бланке говорит о компании, его приятнее читать и он сразу же задает некое  настроение. Давайте сделаем вывод(2,3), что важность роли фирменных бланков в деловых отношениях неоспорима. Дизайн бланков обычно включает в себя следующие элементы: фирменный блок (логотип) и реквизиты компании, фирменные цвета, фирменный шрифт, иногда встречаются дополнительные графические элементы дизайна бланка.

       В-третьих(1), фирменный конверт

       Неоспоримым атрибутом  фирменного бланка является фирменный  конверт. Любая почта, отправляемая от имени компании в фирменном  конверте, становится узнаваемой еще до момента вскрытия письма. Я считаю(4), что красивый и запоминающийся конверт с логотипом компании сразу вызывает у получившего его человека какие-то эмоции и воспоминания, связанные с данной компанией, настраивает его на прочтение почты. Прочитав письмо, он, скорее всего, опять вложит его в конверт, следовательно(1), шансов затеряться в грудах бумаг у такого письма существенно меньше. Время, от времени перебирая и сортируя бумаги, люди будут периодически созерцать логотип на конверте, что является рекламой, которая, созданная однажды, будет упорно работать на компанию.

       Давайте уточним(3,6), конверт должен повторять образ бланка и визитной карточки, сохраняя расположение основных композиционных элементов и цветовое решение.

       В-четвёртых(1), корпоративная папка

       Папка – футляр для  хранения и переноса документов. Папки  для бумаг с фирменной символикой и корпоративным стилем уже давно  вошли в деловую этику компании. Они, безусловно(4) незаменимы во время деловых встреч, выставок и презентаций.

       Мне кажется(4), что фирменные папки — отличный подарок. С одной стороны — практичная вещь, с другой — имиджевый сувенир. Фирменная папка — прекрасная память о мероприятии и достаточно длительная реклама без дополнительных финансовых затрат: пока пользуются такой папкой с логотипом — фирма на виду.

       Отправление документов в фирменной папке — хороший  тон и еще один плюс в глазах клиента. Наличие фирменных папок  — элемент стиля и дополнение делового образа.

       Хочу  обратить ваше внимание(3,4,5) , что правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами:

• ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца.
• ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.
• ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

       Теперь  давайте выявим(3) пять типов записи для деловых документов:

1. Линейная - запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).
2. Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).
3. Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).
4. Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).
5. Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

       Обратите  внимание(3,5) форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действующими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

       Составные части  документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

       Для каждой разновидности  документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе это важно(5).

       Обратите ваше внимание(3,5), что современная деловая документация должна служить элементом маркетинга и рекламы. Штампы и печати организации должны быть выполнены стильно и профессионально.

       Давайте ещё раз уточним(3,6), деловая документация, должна быть выполнена в едином фирменном стиле - это усиливает имидж любой организации. При разработке фирменных бланков, конвертов, визитных карточек обычно используются фирменные цвета, товарный знак или логотип организации. Комплект деловой документации может быть создан как для внутреннего использования, так и для внешних партнеров и клиентов.

       Теперь  рассмотрим(2) фирменный стиль, его элементы, носители и функции

• Бренд-бук (brand-book) – справочник, руководство, в котором содержатся описания и правила применения фирменного стиля со всеми его компонентами и функциями.
• Носители фирменного стиля - фирменный бланк, конверт, визитная карточка, папка, информационный лист, проспект, буклет, плакат, сувениры, упаковочная бумага, пакеты и т.п.
• Торговая марка, фирменный знак - (от англ.trade mark), название или условное обозначение компании или товара, выполненное в определенной графической манере. Фирменный знак является синонимом товарного знака.
• Слогон - Короткая фраза, девиз компании или товара.
• Схема верстки - определенная компоновка всей печатной продукции.
• Фирменный блок - композиционный элемент фирменного стиля. Включает товарный знак, почтовые и банковские реквизиты, краткий перечень товаров и услуг, рекламный символ, Слогон. В фирменный блок также могут входить рекламный Слогон и предоставляемые услуги или товары.
• Фирменный персонаж - в большинстве случаев рисованный персонаж или образ, олицетворяющий рекламный символ компании и отражающий суть ее миссии.
• Фирменные цвета - определяют цветовое решение фирменного стиля компании. Цвета, используемые компанией и создающие цветовую гамму ее образа.
• Фирменные шрифты - это специально подобранные шрифты, используемые в фирменном стиле компании при разработке деловой документации и дизайна рекламной продукции. Шрифты, используемые компанией для оформления рекламной продукции.
• Элементы фирменного стиля образуют фирменный стиль компании, который, в свою очередь, является важной составляющей общей системы маркетинга, направленной на бренд.