Слияние документов

Слияние применяется, когда нужно создать набор  документов, к примеру, наклейки с  адресами или письма на бланках, которые  рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для  каждого письма или наклейки поступают  из источника данных

Процесс слияния  состоит из нескольких общих действий.

1. Настройка основного документа Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
2. Подключение документа к источнику данных Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.
3. Уточнение списка получателей или элементов Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.
4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
5. Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для слияния с  почтой используются команды вкладки  Рассылки.

Настройка основного документа

1. Запустите приложение Word.

По умолчанию  открывается пустой документ. Пусть  он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет  выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

2. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

3. Щелкните  тип документа, который нужно  создать.

Можно, например, создать  следующие типы документов.

• Комплект конвертов     Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.
• Комплект наклеек с адресами    На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.
• Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты     Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.
• Каталог или папка    Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Возобновление слияния

Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние  возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.

1. При готовности возобновить слияние откройте документ.

Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.

2. Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Если открывался документ, о подключении которого к источнику данных было неизвестно, то, чтобы предотвратить потенциально опасный доступ к данным, нажмите кнопку Нет.

Появится текст  документа вместе со всеми вставленными полями.

3. Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

Запуск  процедуры слияния.

Чтобы начать процедуру слияния, выполните следующие действия.

1. Запустите программу Word.

По умолчанию  открывается пустой документ. Не закрывайте его, иначе вам не удастся выполнить  следующий этап.

2. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние.

 Примечание.    В программе Word 2002 в меню Сервис выберите Письма и рассылки, а затем Мастер слияния.

Откроется область  задач Слияние. Для навигации при выполнении слияния используются гиперссылки в области задач.

Сохранение  основного документа

Помните, что составные  документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может  оказаться полезен при выполнении последующих слияний.

При сохранении основного  документа сохраняется и его  подключение к файлу данных. В  следующий раз, когда документ будет  открыт, приложением будет задан  вопрос, нужны ли сведения из этого  файла данных для нового слияния  в основной документ.

• В случае ответа Да документ открывается с данными из первой записи, полученными в результате слияния.
• В случае ответа Нет подключение между основным документом и файлом данных разрывается. Основной документ становится стандартным документом Word. Поля замещаются на уникальные данные из первой записи.