Шпаргалка по "Коммуникации"

>  Пресс-конференция - это встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями  прессы, телевидения, радио с целью  информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное  средство предоставления прессе такой  информации, которая работает на паблисити  фирмы, организации, личности и на поддержание  необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также эффективным средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий. Таким образом, цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

  Для того чтобы чувствовать себя увереннее  на пресс-конференции, не только проинформируйте  прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите в контакт с  журналистами, постарайтесь познакомиться  с ним поближе, станьте ценным для репортера "источником" сведений. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда держите дверь открытой, будьте доступны, дайте им знать, что  вы готовы для контакта по их просьбе, старайтесь знакомиться с ними в  неформальной обстановке, если такая  возможность представляется; поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также высказывать их мнения по важным для вас вопросам; многие вопросы журналистов могут показаться вам примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах бизнеса, постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации; используйте благоприятный случай познакомить журналиста с вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами; но не забывайте - никакой конфиденциальности.

  Ответы  готовьте разные, как можно откровеннее  и полнее. Они могут носить предварительный  характер, гипотетический, подготовьте  объяснение, с чем это связано; ответ "Не для записи" используйте  как можно реже, в тех случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично; когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него, такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответить позже - это нужно потом обязательно выполнить; нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа "без комментариев", постарайтесь иметь ответ на любой случай; продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо; и, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам уверенность.

  Пресс-конференцию  рекомендуется проводить в специальном  помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом  зале, где все будут смотреть в  спину друг другу либо разбредутся  по всему огромному помещению, что  создаст неудобства для коммуникации. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если такая есть, должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними. Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию в течение не более 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена заранее - чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для вопросов и как долго они будут заняты. Незадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом, например, объявив, что следующий вопрос будет последним.

  Структура пресс-конференции:

  ·  вводная часть (продолжительность 3-4 минуты);

  ·  приветствие;

  ·  объяснение причин проведения;

  ·  программа;

  ·  представление выступающих;

  ·  информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

  Выступления (выступающих должно быть не более  двух, с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут  для каждого выступающего).

  Правила проведения пресс-конференции. Для  любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения. Вот  некоторые из них:

  ·  докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;

  ·  репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему для ответа на специальные вопросы);

  ·  вопросы задаются по очереди;

  ·  профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут придерживаться объявленной темы.

  Ведущий пресс-конференции должен:

  1.            Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.

  2.            Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.

  3.            Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.

  4.            Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа "ДА", "НЕТ".

  5.            Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.

  6.            Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.

  7.            Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.

  8.            Отказаться от втягивания в спор или дебаты.

3. основные законы коммуникации:

     1-й закон: Правда не в том, что сообщает отправитель, а в том, что понимает

получатель.

Этот закон  основан на селективном восприятии информации человеком. Такая

селекция производится на основе системы оценок этого человека. Если сообщение

проходит через  эту систему оценок, или если оно  способствует повышению уровня

самооценки данного  человека, то это сообщение принимается, а его ценность

преувеличивается. Если же оно не проходит по системе  оценок, или если оно

способствует  снижению уровня самооценки получателя, то оно полностью или

частично отвергается, при этом его ценность преуменьшается. Стало быть, в

процессе коммуникации существует положительная обратная связь между

отправителем  и получателем сообщения.

     2-й закон: Если получатель не правильно трактует сообщение, то вину несет

отправитель.

Таким образом, ответственность за точную коммуникацию всегда лежит на

отправителе сообщения. 2-й закон имеет ряд важных практических следствий:

Фразы: «Вы, наверное, не поняли», «как я уже Вам сказал», «Вы, кажется, не

расслышали» и  т.д. – запрещенные фразы. Раз  Вас не поняли, значит – Вы не

неправильно   объяснили, и сердиться здесь  можно только на себя.

Кроме двух основных законов, ученые установили ряд правил, или аксиом

коммуникации:

1. Невозможно не коммуницировать.

Следствие 1.1: хочешь добиться успеха – учись правильно  строить процесс

коммуникации.

2. Любая коммуникация имеет содержательный аспект (уровень понимания) и

аспект  чувств (уровень отношений. Последний уровень определяет первый.

     Следствие 2.1: Успех коммуникации определяется не столько процессом

обмена   информацией, сколько теми взаимоотношениями  между личностями, которые

сложились   в процессе коммуникации.

     Следствие 2.2: В процессе коммуникации люди играют роли, которые

определяются  их базовыми психологическими установками (см. предыдущий раздел).

     Следствие 2.3: То, КАК говорится, важнее, чем то, ЧТО говорится.

Интересный   собеседник – это не тот человек, который говорит интересные вещи,

а тот человек,   который Вам интересен. Это правило  справедливо для обоих

партнеров по коммуникации – Вас будут оценивать так  же.

3. Структура отношений в процессе коммуникации зависит от того, какие фазы

проходит  этот процесс .

     Следствие 3.1: Способ разбиения процесса коммуникации на фазы, то есть

повторение   определенной последовательности разговора, изменение значимости

сообщений в  ходе   разговора – влияют решающим образом на ход процесса

коммуникации.

     Следствие 3.2: Качество восприятия информации зависит от степени внимания

собеседника, а  оно изменяется. Наиболее высокий  уровень внимания – в начале и

в конце разговора, поэтому правильное вступление и  заключение беседы – решающий

фактор успеха процесса коммуникации.

     4. На уровне содержания и на уровне отношений используются разные языки и

разные  способы восприятия информации.

     Следствие 4.1: Передаваемая в процессе коммуникаций на уровне содержания

информация всегда содержит текст (то, что сообщено) и контекст

(то, что   подразумевалось).

     Следствие 4.2: Вы должны всегда учитывать, что используемый Вами

контекст может   быть не ясен партнеру по коммуникации. Непонимание не должно

вызывать у  Вас   раздражения – и Ваш  партнер, да, кстати, и Вы сами, просто

подчиняетесь  закону   природы.

     Следствие 4.3: Если коммуникация опосредованная (т.е. происходит обмен

документами, а  не беседа между людьми), контекст, как  правило, теряется, и

информация передается с ошибками. Поэтому, если ошибки не допустимы, стоит

предпочесть личную беседу обмену документами.

     Следствие 4.4: В коммуникационной цепочке информация искажается и из-за

искажений текста, и из-за потери контекста. Такое искажение  – не злой умысел,

а   свойство человеческой природы. Хотите избежать искажений – укорачивайте

цепочку   передачи информации.

     Следствие 4.5: Степень искажения зависит и от формы информации. Образ,

рисунок   искажаются меньше, чем текст, поэтому  используйте графическую форму

для снижения искажения.

     Следствие 4.6: Текст воспринимается на логическом уровне, а контекст – на

ассоциативном, образном уровне.

5. Процесс коммуникации может быть симметричным (когда оба партнера имеют,

или оба считают, что  оба имеют, одинаковый статус) или комплиментарным   (когда

статусы обоих партнеров  неравноправны).

     Следствие 5.1: В ходе коммуникаций формируется соглашение о статусах. Это

соглашение формируется  на уровне отношений, а не на уровне содержания.

Следствие 5.2: Ход  процесса формирования соглашения зависит  от базовых

психологических установок участников. В ходе успешной коммуникации

первоначальное  различие между самооценкой статуса  и оценкой его партнером –

сгладилось, в  ходе неудачной коммуникации – осталось или усилилось.

     Следствие 5.3: Успешная коммуникация – такая, которая завершается как

симметричная, пусть  даже она начиналась, как комплиментарная.

Законы  теории коммуникации

Наука как форма  человеческой деятельности, связанная  с выработкой и теоретической  систематизацией объективных знаний о действительности, ориентирована  на открытие и формулирование законов  природы и общества. Отражая мир  в его многообразии и развитии, она образует единую, взаимосвязанную, развивающуюся систему знаний о  его законах. Только опираясь на законы — необходимые, существенные, устойчивые, повторяющиеся связи и отношения явлений, ученые имеют возможность объяснять многообразные факты и явления реального мира, предсказывать новые события.