Пресс тур

 

 Пресс-тур 
Пресс-тур — маркетинговое и/или PR-мероприятие (или серия таковых) для работников СМИ. Иногда само это мероприятие генерирует интерес журналистов к продукту и превращается в информационный повод для репортажей и статей. Как правило, с коммерческой точки зрения такие мероприятия в контексте грамотной работы априори выгодны, так как затраты на организацию пресс-тура во много раз ниже, чем реклама в тех же СМИ, которые бесплатно опубликуют статьи своих корреспондентов. 
Технология проведения пресс-туров характеризуется тем, что приглашающая сторона (предприятие, компания, турагентство, министерство) обеспечивает поездку репортёров, покрывая, как правило, большинство расходов. Иногда взамен на гарантированное (договор с редакцией) размещение информации о мероприятии. 
Подготовка мероприятия состоит из ряда стандартных этапов: 
1. Чёткое описание целей. 
2. Определение бюджета предполагаемого события. 
3. Определение времени проведения. 
4. Выбор персонала, несущего ответственность за его организацию. 
5. Выбор маршрута. 
6. Составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы. 
7. За месяц до мероприятия необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо в зависимости от темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. 
8. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. 
9. Перепроверяется количество принявших приглашение. 
10. Составление программы с учётом контекста. 
11. Рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ. 
12. Уточнение окончательного списка участников (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении). 
13. Подготовка пресс-кита. 
Основные функции принимающей стороны: 
1. Формирование позитивного образа. 
2. Нивелирование негатива. 
3. Обеспечение комфорта приглашённых. 
4. Мониторинг эффекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

Пресс-тур— маркетинговое и/или пиар-мероприятие (или серия таковых) для работников СМИ, проводимое в случаях, когда есть структура, заинтересованная в продвижении того или иного продукта. Иногда само это мероприятие генерирует интерес журналистов к продукту (коим может быть не только нечто материальное, но и регион страны и/или отрасль) и превращается в информационный повод для репортажей и статей^[1][2]. Как правило, с коммерческой точки зрения такие мероприятия в контексте грамотной работы априори выгодны, так как «затраты на организацию пресс-тура во много раз ниже, чем реклама в тех же СМИ, которые бесплатно опубликуют статьи своих корреспондентов»^[3].

Мероприятия популярны в сфере  туризма. Пресс-тур почти всегда способствует рекрутировнию лояльной обоймы журналистов, «что повышает вероятность появления позитивных… и налаживается конструктивное общение с журналистами»^[4][5].

Содержание   [убрать]  1 Технология проведения пресс-туров 2 Экскурсии 3 См. также 4 Примечания 5 Ссылки

[править]Технология проведения пресс-туров

Приглашающая сторона (компания, тур-агентство, министерство, etc.) обеспечивает поездку репортёров, покрывая, как правило, большинство расходов. Иногда взамен на гарантированное (договор с редакцией) размещение информации о мероприятии.

Подготовка меропрития состоит из ряда стандартных этапов^[6]:

1. Чёткое описание целей;
2. Определение времени проведения;
3. Выбор персонала, несущего ответственность за его организацию;
4. Определение объектов, а также назначение экспертов-консультантов, которые будут работать с репортёрами;
5. Выбор маршрута;
6. Составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;
7. За месяц-два до мероприятия необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо в зависимости от темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу;
8. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону;
9. Перепроверяется количество принявших приглашение;
10. Составление программы с учётом контекста;
11. Рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;
12. Уточнение окончательного списка участников (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);
13. Подготовка пресс-кита.

Функции принимающей стороны:

• сформировать позитивный образ;
• нивелировать негатив;
• обеспечить комфорт приглашенных;
• отмониторить эффект.

[править]Экскурсии

Самый упрощённый формат пресс-туров — экскурсии по предприятиям. Отмечаются следующие сферы^[7]:

• завершение строительства новых объектов различного назначения;
• освоение новой технологии и открытие производства по выпуск более современной продукции;
• совершенствование системы организации производства и управления;
• решение природоохранных проблем;
• открытие региональных представительств и филиалов;
• развитие социальной сферы;
• открытие постоянно действующей экспозиции на территории компании и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пресс-тур как PR- инструмент

 
Состав участников 
Оптимальное количество участников для пресс-тура со стороны компании - двое, максимум - трое, включая представителя PR-агентства Один из участников - технический специалист, которой сможет "поразить" журналистов рассказами про ноу-хау, технологии и другие особенности фирмы, своей способностью отвечать на «каверзные» вопросы. Если бизнес не подразумевает наличие таких специалистов, то эту роль сможет выполнить наиболее подготовленный в вопросах производства продукта или услуги сотрудник. Второй участник – специалист по маркетингу или PR-специалист который организует презентацию, являющуюся составной частью мероприятий пресс-тура. 
Третий, опциональный участник - это представитель PR-агентства, которое организовало пресс-тур. В случае если фирма, организация организовали пресс-тур своими силами, то достаточно двух участников. 
Необходимое оборудование и материалы 
Оборудование: 

•  
  ноутбук с презентацией; 
•  
  презентация на USB-флэшке; 
•  
  проэктор
•  
  усилитель и акустика

 
Раздаточные материалы: 

•  
  корпоративная пресс-папка с пресс-релизом и другими материалами (пресс-кит); 
•  
  в папке также может быть диск с продуктом или демо-роликом; 
•  
  визитки; 
•  
  сувениры с логотипом фирмы;

 
Информационные материалы: 

•  
  заранее проработанные маршруты: необходимо распечатать инструкции как добираться до каждого места; 
•  
  по каждому журналисту – участнику пресс-тура необходимо создать профайл (краткая профессиональная характеристика журналиста: темы, аудитория, предпочтения). Сбор информации о каждом журналисте крайне полезен во время презентации. Данные мероприятия можно условно сравнить с процессом переговоров по продажам: чем лучше вы знаете своего "клиента", тем больше вероятность, что будете говорить с ним на одном языке о понятных ему вещах. 
•  
  список "неприятных" вопросов, которые возможно зададут журналисты.

 
Дресс-код: 
 
Желательно знать не только о чем, для кого, в какой манере пишут журналисты, но и каковы они в жизни. 
Например, из опыта проведения пресс-туров, можно сделать вывод, что большинство западных редакторов и обозревателей, освещающих программные продукты для домашних пользователей - одеваются в стиле casual, иногда в буквальном смысле "как попало". 
Как быть, если вы не представляете себе, как будут одеты журналисты? Идеальный вариант - одежда в стиле smart casual Тогда можно более или менее варьировать свою "униформу". 
 
Расписание 
 
Важный момент – определение количество встреч в день. Оптимальное число - три встречи за день. В случае если встреч больше, скажем, - четыре, то сохранить энтузиазм и азарт участников во время последней презентации крайне непросто. А ведь каждая встреча - это очередная возможность донести важную информацию, поэтому не стоит снижать качество ради сомнительной «производительности». 
К слову, если организаторы планируют встречи на выставочном стенде, а не визиты в офисы и на производственные объекты, то цифра 3, может быть легко увеличена до 4-5 т.к. участники не будут тратить энергию на передвижения по городу. Если допустить, что встречи на выставки могут занять не более получаса каждая, то и пять встреч за день - далеко не предел.  
Каждая встреча в оптимальном варианте длится от 40 минут до полутора часов. Большая продолжительность встречи снижает эффективность восприятия.  
Рассмотрим на вариант типичного расписания одного дня пресс-тура: 

•  
  с 10-00 до 11-00 - первая встреча; 
•  
  с 12-30 до 13-30 - вторая встреча; 
•  
  с 14-00 до 15-00 - ланч; 
•  
  с 16-00 до 17-00 - третья встреча.
•  
  С 19-00 – культурная программа

 
Встречи 
Необходима модификация («подгонка») докладов в зависимости от конкретных особенностей журналистов. Скажем, если журналист достаточно «дотошный» и «продвинутый» - то презентация в стиле "коммивояжера" неприемлема. Такому журналисту надо предоставить детальную информацию. Если же журналист пишет для обычных "домохозяек", то рассказывать ему слишком подробно, например, о технологических особенностях производства бессмысленно. 
Еще один важный момент - это «работа над ошибками» - в течение каждой встречи необходимо фиксировать, какие - то важные детали: ошибки или сомнительные места в слайдах, спорные моменты в презентации, типичные вопросы и правильные ответы на них. Между встречами и в конце дня можно обсуждать эти моменты и вносить соответствующие коррективы. 
По окончании встречи логично обсудить с журналистами сроки выхода публикации и возможности дальнейшего сотрудничества.  
After Party 
После завершения пресс-тура необходимо:  

•  
  Каждому журналисту - звонок или письмо благодарности за встречу; 
•  
  Добавить контакты журналистов в социальную сеть; 
•  
  Проконтролировать сроки выхода публикаций; провести анализ числа и качества вышедших публикаций для оценки пресс-тура. 
•  
  Составить таблицу с характеристикой встреч, списком контактов для организации нового пресс-тура.
•  
  В некоторых случаях, эффект от пресс-тура может распространяться не только на первую волну публикаций, но и на последующие контакты с каждым из журналистов. В ряде случаев, можно высылать достаточное количество пресс-релизов, но не получить ни одной публикации, зато одна встреча в рамках пресс- тура способна обеспечить значительный «выброс» позитивной информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пресс-тур – это запланированное PR-службой мероприятие, предназначенное  специально для журналистов, протяженное  во времени (от нескольких часов до нескольких дней), которое проводится с целью получения объективных  журналистских публикаций в СМИ. Поводом для проведения пресс-тура может послужить как необходимость ознакомит общественность с деятельностью организации, так и любое значимое событие, в котором организация принимает непосредственное участие.

Процесс подготовки пресс-тура включает несколько этапов:

1. Четкая формулировка целей проведения пресс-тура (PR-служба согласует этот пункт с руководством компании);
2. Определение времени и даты проведения пресс-тура, а также назначение людей, несущих ответственность за его организацию;
3. Определение объектов осмотра для журналистов, а также назначение специалистов, которые будут давать все необходимые пояснения;
4. Выбор маршрута пресс-тура и определение ответственных за проведение мероприятия на каждой из запланированных остановок;
5. Составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;
6. Составление программы пресс-тура с учетом всех предыдущих пунктов;
7. Рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;
8. Уточнение по телефону окончательного списка участников пресс-тура (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);
9. Подготовка пресс-кита. Пресс-кит – это набор материалов, потенциально полезных для СМИ, включает бэкграунд, пресс-релиз, кейс-стори, обзорные статьи (Филатова О. Социология массовой коммуникации).