Личность в структуре вербальных коммуникаций организаций

 

 

 

Р Е Ф Е Р А Т

 

дисциплина: « Организационное поведение»

 

тема: «Личность в структуре вербальных коммуникаций организаций»

 

 

 

 

2009

План

Введение …………………………………………………………… 3

1. Вертикальные и горизонтальные потоки информации в организации и  их эффективность……………………………………………………….. 5
2. Вербальное общение как тип социально-психологической коммуникации. Приказы, распоряжения, инструктаж, советы, просьбы и их влияние на организационное поведение персонала…………….. 8
3. Дисфункции вербальной коммуникации. Вербальные              конфликтогены…………………………………………………………. 10
4. Конфликтное поведение и психологическое «айкидо»……………… 13
5. Вербальные приемы управления организационным поведением: «Имя собственное», «Золотые слова», «Личная жизнь». ………………….  16
6. Манипуляция вербальным поведением в организации и её масштабы  в условиях перехода к рыночным отношениям……………………… 17 Заключение……………………………………………………………... 20

Список литературы ……………………………………………………. 22

 

 

 

 

 

 

Введение

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Вербальные и не вербальные формы  коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

При рассмотрении коммуникационного  процесса необходимо учитывать, что в условиях человеческого общения важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.

Целью данной работы является определение  роли личности  в структуре вербальных коммуникаций организаций, рассмотрение вертикальных и горизонтальных потоков  информации в организации и  их эффективность. Вербальное общение как тип социально-психологической коммуникации. Приказы, распоряжения, инструктаж, советы, просьбы и их влияние на организационное поведение персонала. Я попытаюсь разобрать вербальные конфликтогены, конфликтное поведение и психологическое «айкидо», вербальные приемы управления организационным поведением: «Имя собственное», «Золотые слова», «Личная жизнь», манипуляции вербальным поведением в организации и её масштабы в условиях перехода к рыночным отношениям.

Актуальность  выбранной  темы подчеркивается      заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию. Умение управлять конфликтогенным  поведением, манипулировать вербальным поведением позволяет влиять на поведение персонала.

 

1. Вертикальные и горизонтальные потоки информации

в организации  и  их эффективность.

Среди формальных организационных  коммуникаций выделяют:

вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

горизонтальные между  различными  подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений;

восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен  информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

 Наиболее очевидным  компонентом вертикальных коммуникаций  в организации являются отношения  между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3  этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

Иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

 

 

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

В обмене информацией  по горизонтали часто участвуют  комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Главная проблема повышения  эффективности вербального поведения  – борьба с потерями информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Вербальное общение как тип социально-психологической коммуникации. Приказы, распоряжения, инструктаж, советы, просьбы и их влияние на организационное поведение персонала.

 

Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации. Правда, при этом должно существовать общее понимание ситуации и используемых терминов. Речь приобретает значение только при включении в деятельность, а само это включение обязательно дополняется употреблением других – неречевых – знаковых систем.

Руководитель, рассчитывающий на выполнение поручения через определенный срок, должен строить свое вербальное поведение  таким образом, чтобы в сознании подчиненных (из конечных 15-20% вербальной информации) осталось самое главное.

Специалистами по вербальному поведению  рекомендуется использовать следующую  последовательность аргументов: сильные  – средние – самый сильный  аргумент. Слабые аргументы использовать совсем не рекомендуется.  Убедительность речи определяется не количеством  аргументов,  а их надежность [1. c 34].

В вербальном общении следует учитывать  социальный статус. Статус обвиняющего  воспринимается как более высокий, чем статус оправдывающегося. Принижение статуса собеседника, неуважение, небрежность  резко понижает барьер принятия деловой информации.

Вербальное поведение имеет  две характеристики: просодика и  экстралингвистика. Просодика –  это ритмико-интонационные стороны  речи, высота, громкость тона голоса, тембр, сила ударения и т.п. Экстралингвистика  – это включение в речь, пауз, кашля, смеха, вздохов, заикания, междометий. Этими средствами регулируется поток речи, выражаются эмоции, замещаются или дополняются речевые высказывания.

Приказы, распоряжения, инструктаж, советы, просьбы оказывают  влияние на организационное поведение персонала. Если  руководитель озвучивает их выказывая свое превосходство или без должного уважения, то в коллективе возникают недовольства и провоцируются конфликты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Дисфункции вербальной коммуникации.

Вербальные  конфликтогены.

Дисфункции вербального поведения руководителя являются особенно болезненными для коллектива. Приведем примеры типичных дисфункций:

1. Не способность руководителя  признавать свои ошибки и поиски  виновного среди подчиненных;

2. Руководитель жалуется  на подчиненного вышестоящему начальству;

3. Уровень требовательности  руководителя неодинаков, в зависимости  от личного отношения к подчиненным.

4. Руководитель «зациклен» на  одной теме вербального общения  с персоналом, например, трудовой  дисциплине;

5. Заслуженные поощрения за труд одного работника достаются другому;

6. Руководитель постоянно проповедует  свои замыслы, не приступая  к их исполнению;

7. Руководитель не дает конкретных  заданий, но постоянно досаждает  контролем;

8. Руководитель ежедневно формулирует  перед коллективом новые идеи для выполнения задания;

9. За ошибки одного отвечает  другой;

10. Вмешательство в личную жизнь,  нарушение конфиденциальности.

 

Конфликтогены – это слова, провоцирующие  противостояние. Большинство конфликтогенов в вербальном поведении, по мнению В.П. Шейнова, связано со стремлением к превосходству [7. c 88].

Прямые проявления превосходства: приказы, угрозы, критика (особенно публичная), обвинения, издевательства, сарказм  и иные отрицательные оценки.

Косвенные проявления превосходства:

Снисходительность – это проявление превосходства с оттенком доброжелательности: «Неужели вы не понимаете…», «Как можно  этого не знать».

Хвастовство – рассказ о собственных  успехах при забвении достоинств окружающих.

Навязывание своих советов. Советы давать хорошо, если их попросят, либо, извинившись за непрошеный совет.

Категоричность, безаппеляционность в суждениях предполагает подчинение собеседника навязываемому мнению.

Перебивание собеседника унижает, так как перебивающий считает  свои мысли более ценными, чем мысли собеседника.