Коммуникации в организации, виды и системы управления коммуникациями в организации

Коммуникации  в организации, виды и системы управления коммуникациями в  организации.   

Залогом успешной деятельности организации, коллектива, является наличие коммуникации в организации, то есть общения людей между собой, и наличие эффективной коммуникации между руководителем и подчиненными. Без успешной коммуникации в организации невозможно достижение целей организации, эффективное производство, постановка задач подчиненным и контроль за их выполнением.

Главной задачей  руководителя является постановка задач и донесение информации до подчиненных. целью коммуникации в организации являются также организация, мотивация и контроль. В процессе управления организацией информация передается от одного субъекта к другому, не только от человека к человеку, но и от человека к группе или целой организации, что и составляет суть коммуникации в организации. В первом случае - коммуникации в организации носят межличностный характер, и опосредуются вербально, жестами, мимикой, позой, тоном голоса. Коммуникация представляет собой то, что передается, и то, как оно передается.

Процесс коммуникации в организации   

1. Отправитель - личность, пытающаяся донести  необходимую информацию  до других.

2.Сообщение  - определенная форма  информации.

3.Канал  связи - представляет  собой средство передачи информации.

4.Получатель - это тот, кому  адресовано отправленное  сообщение.

При изучении коммуникации в организации  необходимо рассмотрение такого понятия, как  коммуникационный стиль. Это тот способ, с помощью которого индивид пытается строить взаимоотношения с другими. В понятии "коммуникации в организации" наиболее важны такие два понятия как открытость в коммуникации и эффективность обратной связи. Первое понятие включает в себя степень открытости себя для других людей, второе - то, как они реагируют на отношение других к себе. 

Имеется несколько  наиболее важных оснований, которые  используются при классификации  коммуникаций.  
1. В менеджменте коммуникации принято делить на внешние и внутренние. наружные коммуникации протекают между организацией и ее средой. К ним можно отнести:  
а)   коммуникации с потребителями,  
б)   коммуникации с общественностью,  
в)    коммуникации с государством и государственными структурами. Внутренние коммуникации — это коммуникации, которые имеют  
место в рамках организации: между отдельными работниками, между подразделениями. Как правило, такие коммуникации связаны с координацией деятельности работников или подразделения.  
2. Поскольку любая организация иерархически организована, можно выделить следующие виды внутренних коммуникаций: вертикальные, горизонтальные и диагональные коммуникации. отвесные коммуникации — это общение между руководителем и подчиненным. К ним относятся распоряжения, приказы, рекомендации, которые руководитель дает подчиненному, а также отчеты, сообщения о выполнении задачи , то есть все виды сообщений, которые подчиненный передает руководителю. Принято выделять два вида вертикальных коммуникаций: 1) коммуникации между подразделениями, находящимися на разных уровнях организационной иерархии; 2) коммуникации между руководителями и подчиненными. Выделение этих двух видов коммуникаций оправдано тем, что второй вид отличается непосредственным влиянием на деятельность подчиненных и производственный процесс.  
Горизонтальные коммуникации — это общение между работниками, которые могут иметь общего руководителя, но не всегда предполагают это условие. Основная задача таких коммуникаций состоит в координировании действий различных субъектов (рабочих или подразделений). В рамках производственного процесса. Горизонтальные коммуникации играют очень важную роль, поскольку позволяют согласовывать действия при контроле за издержками, распределении ресурсов, сбыте продукции, а также помогают устанавливать равноправные отношения между подразделениями.  
Диагональными называют коммуникации, связывающие подчиненных и начальников разных отделов, то есть коммуникации, которые сочетают в себе свойства горизонтальных и отвесных коммуникаций.  
3.  Внутренние коммуникации могут быть межличностными и организационными. Межличностные коммуникации связывают двух (или более) человек. Организационные коммуникации предполагают, что в коммуникации входят две (или более) группы людей, каждая из которых имеет свои собственные интересы. К организационным относят также коммуникации, которые связывают одного человека с группой. Другими обещаниями , к организационным относят такие коммуникации, при которых хотя бы один из участников представлен группой.  
Впрочем, необходимо иметь в виду, что в организационных коммуникациях в контакт все равно вступают конкретные люди. По этой причине при противопоставлении между межличностными и организационными коммуникациями необходимо исходить из того, чьи интересы представляют участники общения — свои собственные интересы или интересы организации.  
4.  Коммуникации можно разделить на формальные и неформальные. Формальные коммуникации — это коммуникации, которые связывают отдельные элементы организационной структуры, вытекают из целей, заслуживающих перед организацией, и устанавливаются при помощи правил, закрепленных в должностных инструкциях и внутренних нормативных документах, которые регламентируют взаимодействие работников или подразделений.  
Неформальные коммуникации в целом не связаны с иерархией организации, они связывают людей, которые объединены в рамках одной неформальной группы. Они возникают в любой организации, но обычно не имеют отношения к ее прямым потребностям. Неформальные коммуникации в основном функционируют как канал распространения слухов. Неформальные коммуникации могут быть важным источником информации для руководителя. Поскольку для них характерно более быстрое распространение информации, чем в формальных коммуникациях, они нередко могут быть источником информации, важной с точки зрения быстрого принятия решений.  
В то же время неформальным коммуникациям нельзя доверять, любая сведение , распространяемая таким образом, нередко не обладает необходимыми качествами: она может быть недостоверной (эффект «испорченного телефона»), субъективной и оценочной (поскольку в виде  
отношения между коммуникантами, а во-вторых, делает коммуникацию эффективной благодаря тому, что человек способен увидеть, что его не понимают или понимают неправильно, и изменить свое поведение.  
Впрочем, необходимо иметь в виду, что любое умение полезно в одних ситуациях и вредно в других. По этой причине  
2.   «Самораскрытие» — коммуникативный стиль, который основан на полной открытости, но в то же время связан с неумением адекватно использовать обратную связь. Люди, которым свойствен такой стиль, создают впечатление увлекающихся: они могут быть очень эффектными ораторами, поскольку умеют эмоционально говорить, однако не способны увидеть, что аудитория их не слушает или не слышит. Общаться с такими людьми достаточно сложно, желая — подчеркнем еще раз — их коммуникативный стиль может быть очень полезным. Иногда случается, что люди, для которых характерен данный стиль, наоборот, чрезмерно реагируют на оборотную связь, воспринимая непонимание собеседника как доказательство собственной неспособности говорить ясно или доказательство полнейшей глупости партнера.  
3.  «Самозащита» — третий коммуникативный стиль, который характеризуется возвышенной адекватностью обратной связи, сочетающейся с нежеланием раскрывать себя. Ярким примером этого коммуникативного стиля может быть психолог, который внимательно выслушивает других людей, дает им советы, но никогда не говорит о себе. Конечно, реально психологи далеко не всегда являются людьми, склонными к такому стилю: к подобному поведению их обязывает профессия (кстати, умение выслушивать другого — это очень важное умение, которое достаточно трудно приобрести, а потому психологов можно считать людьми, хорошо овладевшими искусством коммуникации). Однако если вы столкнетесь с человеком, который, не будучи психологом, ведет себя так, как если бы вы пришли к нему на прием, чтобы поделиться своими проблемами, можете быть уверены: этот человек употребляет коммуникативный стиль «Самозащита».  
4.  «Уход всебя» — последний коммуникативный стиль, характеризующийся как закрытостью, так и отсутствием адекватного использования обратной связи. этакий человек не пускает других людей в свой внутренний мир и не считает нужным говорить о своем отношении к какому-то вопросу даже тогда, когда это необходимо и совершенно обоснованно. Точно так же эти люди поступают и со своими мыслями. Обычно этот стиль характерен для «интровертов» — людей, отдающих предпочтение своей внутренней жизни и не обнаруживающих особого интереса к жизни окружающих их людей.

Эффективный обмен  информацией необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации для достижения намеченных целей, а также является важнейшим  условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят название коммуникации. Короче говоря, обмен информацией важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности.

Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени менеджеры всех уровней тратят на коммуникации. Коммуникации занимают важнейшее место в жизни  организации и оказывают огромное влияние на индивидов и групп. Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому. Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций в управлении произошло не так давно 10 лет это небольшой период, то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта зарубежных стран. В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе. Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации, необходимо знать и предотвращать возможные помехи в процессе их осуществления.  

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окружения. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфереотношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровнях. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты. При этом обсуждения, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой. 
 

Коммуникации  в организации - сложный  и интересный процесс, от которого зависит  не только обстановка в коллективе, но и успех работы всей организации