Использование современных информационных технологий в сфере туризма

  Система контролирует каждый шаг работающего в ней. Руководитель в любой момент может увидеть, кто чем занимается, сколько времени отнимает у того или иного оператора оформление заявки. Без надобности не нужно давать устных заданий. Можно дать по внутренней почте запрос менеджеру предоставить вам информацию, сколько мужчин в возрасте от 27 до 40 лет летят в Таиланд рейсом Х и возвращаются не раньше такого-то числа и при этом живут в одноместном номере такого-то отеля. Через минуту информация у вас на экране. А хотите - создайте выборку сами. Процедура создания каталога цен, оригинал-макета для типографии. Думать об этом начинают месяца за 2 - 3 до начала сезона. Если туроператор автоматизирован как надо, пара нажатий клавиш - и через час готов оригинал-макет для типографии.

  Если взаимоотношения  с принимающей стороной стабильны  и долгосрочны, можно получать  цены принимающей стороны не  в виде Ехсеl - таблиц, а непосредственно  в офисную систему и таким  же образом отправлять заявки  для подтверждения. Агентства  могут бронировать туры, не забрасывая туроператора факсами и не утомляя звонками, а, ознакомившись с предложениями на веб-сайте, забронировать заявку через Интернет.

  Принятие  стратегических решений становится  увлекательнейшим процессом. Делая  различные выборки и срезы информации, можно увидеть, что, оказывается, клиенты в возрасте от 23 до 33 лет предпочитают четырехзвездочные отели, где все включено, а господа за 60 - пятизвездочные отели с полным пансионом. Что в мае трехзвездочные отели входят "на ура", а в сентябре их никто не покупает. Что женщины с одним ребенком едут чаще, чем одинокие мужчины. А дальше думаем, думаем... Про скидки, цены, спецпредложения, пряники и калачи. 

6

Система поможет  оценить эффективность рекламы, организовать рекламную акцию для постоянных клиентов - их данные и история их взаимоотношений с

туроператором всегда под рукой. И поэтому в  письме "дорогому Егору Кузьмичу", который уже путешествовал в  Турцию и Грецию в пятизвездочные отели, можно предложить новый тур  на Крит и дать ему 5-процентную скидку. 

1.2. Процесс автоматизации  турфирмы. 

  Как в  общем виде выглядит технологический  процесс работы туроператора, имеющего  толковую систему автоматизации?  Прежде всего наполняются удобные  и полные справочники отелей, рейсов, партнеров и т. д., которые нуждаются, к сожалению, в поддержании и сопровождении. Скажем, грамотно сопровождаемый справочник партнеров позволит туроператору оперативно разослать необходимую информацию, не выходя из системы, отправить по факсу или e-mail счет агенту, сделать рассылку спецпредложений. Заполненный справочник рейсов даст точную информацию о возможности формирования индивидуального тура. В календаре можно будет легко увидеть те даты, когда есть рейс.

  Особенно  важно вводить цены. Формирование  турпродукта из составляющих - отеля, рейса, визы, страховки, дополнительных услуг и т.д. - требует наличия цен этих составляющих. Однако в результате туроператор имеет и общую брутто/нетто цену заявки, и, соответственно, свой доход. Сразу становится видно, сколько и какому партнеру должен туроператор и сколько должны ему. К огромному сожалению, приходится констатировать, что некоторые туроператоры, уже установившие у себя программное обеспечение, не уделяют наполнению и поддержанию справочников должного внимания. В этих случаях отдача от программного обеспечения не может быть полной. Как компьютер, работающий лишь как усовершенствованная печатная машинка, так и программное обеспечение, используемое не на все 100 процентов, - неоправданная роскошь.

  Большинство  серьезных программных продуктов, имеющихся сегодня на рынке, весьма требовательно к вычислительной технике, поэтому нерациональное использование программного обеспечения неоправданно вдвойне. Итак, основа успешной работы - заполненные справочники и классификаторы. Далее с помощью удобных полнофункциональных приложений вы сможете максимально быстро и, что особенно важно, без ошибок за счет системы всевозможных подсказок и контролей оформить заявку, сформировать тур, осуществить оплату или получить статистический материал.

При этом если в  системе уже есть анкетные данные туриста (постоянный клиент), вводить  заново их не надо. Вы быстро получите анкету в любое посольство, а можете сделать это позже. Естественно, бухгалтер регистрирует и контролирует оплату туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру (заезду), формирует книгу продаж и первичных бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров. После того как тур заполнен, а может быть, и до того вы сможете напечатать всей группе или каждому отдельному туристу, ваучер, путевку, страховку любой страховой компании, авиабилет любой авиакомпании. Сформируете и отправите принимающей стороне необходимые списки групп, руминг-листы, а если у вас  

7

есть прямая связь с принимающей стороной, они получат все необходимое сами.

  Взаимоотношения  с принимающей стороной - особая  статья возможной экономии. Хорошо, если туроператор посылает заявки  и списки по e-mail, а не по факсу.  Иначе накладные расходы возрастают  невообразимо.

  По большому  счету, схема взаимодействия туроператор - принимающая сторона должна быть следующей. Принимающая сторона формирует свой прайс-лист, основанный на предложениях отелей, далее для различных рынков делаются различные наценки (mark up) по сезонам, и эти цены автоматически попадают к туроператорам. После этого туроператору уже нет необходимости вводить цены отелей. Экономия колоссальная. Далее каждая введенная туроператором заявка автоматически попадает к принимающей стороне и обрабатывается (подтверждается / не подтверждается), после чего она снова у туроператора. Если же у туроператора существует система бронирования ресурсов через Интернет, то и заявки вводит не туроператор, а агентство самостоятельно осуществляет бронирование.

  Технические  решения всех этих задач существуют, и уже в ближайшее время турфирмы, не использующие новые технологии, окажутся вне конкуренции (в печальном смысле). Нужно отдавать себе отчет в том, что внедрение полноценной системы - процесс длительный и трудоемкий и по мановению волшебной палочки ничего не делается. Двигаться можно и нужно постепенно. Быть или не быть.

  Подводя  итоги, этой главы, возникает  вопрос, стоит или не стоит  автоматизироваться?  Если вы  чувствуете, что ваши потери от  неразберихи растут, хотите независимости  от персонала, возможности быстрого получения информации для принятия решения - самое время задуматься.

  Сравните  ваши потери с необходимыми  для автоматизации затратами,  о них отдельный разговор. Оцените  готовность персонала работать  или учиться работать. Возможно, и здесь могут появиться затраты. Пообщайтесь с коллегами, которые уже автоматизировались.

Попробуйте автоматизировать одно направление (если их у вас много). Это недорого, а результат вы увидите  очень скоро. Попробуйте простой  вариант - перейдите к более сложному. Но будьте готовы к трудностям: любая перестройка - сами знаете...

  Решение  об автоматизации должно быть  серьезным. Либо – да, либо - нет.

  Нельзя отдавать  это на откуп персоналу, который  не может или не хочет автоматизироваться. Не хочешь работать в новых условиях - флаг тебе в руки, соседнее "кастрюльное" агентство будет тебе радо. Задумайтесь: если туроператор, работающий по похожей с вами схеме, успешно использует специализированное программное обеспечение, почему у вас не идет.

  Поэтому  решение здесь может быть одно - обратиться к хорошим разработчикам, которые помогут автоматизировать работу турфирмы. 
 
 
 
 
 
 

8

2. Компьютерная техника,  применяемая в  работе турфирмы. 

  Офисная  машина для менеджера туристической  фирмы, бухгалтера, кассира, руководителя, безусловно, типичный офисный компьютер.* Здесь очень многим никак нельзя пренебречь, но от очень многого можно вполне отказаться.

 Полагается, что на настоящий момент, судя  по ситуации, сложившейся с представленным  здесь софтом, философский вопрос о выборе аппаратной платформы и операционной системы в значительной мере остроту потерял.

 Желающие  работать на Mac, конечно, будут  всегда, но большинство руководителей  турфирм вряд ли когда-либо  всерьез будут рассматривать  Mac как реальную альтернативу, хотя сегодня, после представления его новой, полусферической версии, можно, конечно, крупному руководителю поставить себе такой на стол в качестве сувенира: ведь ни одна из предлагаемых программ Васк-оffiсе его не поддерживает. Но почту почитать и в Интернет выйти можно. С вложениями уже будет похуже. При полном переходе на веб-интерфейс можно будет и попробовать. Все-таки Mac - это удел художников-дизайнеров, но не менеджеров турфирм, по крайней мере сегодня.

  Далее Brend-ы.  В ряде случаев оснастить офис техникой целиком от одного известного производителя может оказаться весьма выгодно, особенно если не стоять в конце длинной цепочки посредников. Но опыт показывает, что за конкурентные деньги можно купить у производителей с известными именами только технику, бывшую в употреблении или сильно залежавшуюся на складе, обычно по не раскрываемым причинам. Реально нет необходимости в офисном компьютере иметь многое из того, без чего домашний слабо мыслится, однако есть совершенно необходимые свойства, без которых работа менеджера становится мучением.     Можно разумным компромиссом считать применение в офисном компьютере интегрированных чипсетов и разумного набора периферии.

  Выбор комплектующих  стоит ограничить несколькими  твердо установленными принципиально  важными опциями.

  Винчестер - для офисной машины вполне можно остановиться на Fujitsu или IВМ на 7200 оборотов (5400 тоже не будет плохо, разницы сегодня практически нет) при минимально возможной для современного нового винчестера емкости - порядка 20 гигабайт.

  С видео  и звуком проблем выбора из-за  интегрированного чипсета нет.  Распаянная сеть 10/100 тоже не будет  проблемой. Таких плат меньше, но и они вполне работоспособны.

  Корпус можно  взять самый недорогой, но в  одной - двух машинах офиса  должна быть возможность установки дополнительного трехдюймового устройства.

  Память. Обеими  руками голосуем сегодня за 128 мегабайт. И даже 256 не будут лишними  в связи с замаячившей перспективой  поставить ХР. Самый минимальный  процессор, но от Intel, т.е. Се1егоп  с минимальной частотой (800 — 100), или РШ (800 -- 1000), но все, безусловно, новое. Никаких Refurbished

компонентов брать  нельзя - это принципиальное соображение. Если только  
 

фирма-сборщик  не собирается делать основные деньги на послегарантийном обслуживании компьютеров. Брать память меньше 128 - один из негодных видов экономии.       Реальная производительность труда при этом снижается заметно, да и нервы сотрудников надо беречь.

  Мониторы. Принципиальное требование нашей фирмы - разрешение 800 на 600 - сегодня уже нельзя характеризовать словами "чрезмерное", "разорительное", даже "большое". По-другому работать сегодня нельзя. Сроки разумной эксплуатации четырнадцатидюймовых мониторов уже прошли, приобретение новых таких на данный момент (кроме случаев установки сервера, за которым работать не приходится) всерьез рассматриваться, конечно, не может.

  Выбор - между  недорогими моделями мониторов  15" и 17". Равновесие плавно  смещается в сторону семнадцатидюймовых  моделей, которые при цене на $100 больше намного комфортнее для сотрудника, поднимут его производительность труда, позволят дольше не устать, да и имиджу фирмы ущерба не нанесут. Немаловажно и то, что фирмы-производители, плавно смещая акценты в сторону 17" моделей, начинают забывать о качестве пятнадцатидюймовых. Можно даже уже говорить, что выбор 17" - на сегодня наиболее правильный, ведь выход из строя монитора - чувствительное событие, и даже в крупной фирме запаса их, как правило, нет.

  Кому и как собирать, закупать и ремонтировать  железо. Правильнее всего собирать самим, при достаточном запасе опыта, или на заказ у специализированных фирм, с которыми налажен хороший контакт. Как показывает практика, покупка готового, собранного и запечатанного компьютера обязательно включает и покупку в его составе некоторого компонента (одного или нескольких), который не входит в упомянутый выше список, сам по себе, безусловно, неполный и лишь примерно-рекомендательный. Зато именно наличие такого не рекомендуемого компонента (однозначно дешевого) дает возможность цену компьютера значительно снизить и в конкурентной борьбе победить. Ценой, конечно, но не качеством. А дальше, при необходимости, в дело вступает сервисная служба. Но по совокупности затрат (учитывая простои сотрудников, ответы клиентам типа "У меня сейчас машина в ремонте, и я вам ничего определенного сказать не могу", выезд в сервисные центры и разборки там) покупка машины по частям и сборка своими силами либо с привлечением сторонних, но заинтересованных специалистов в конечном итоге себя и экономически, и политически оправдывают.

  Сколько покупать  компьютеров и  когда это надо  делать. Хорошим ориентиром, разумеется, служит число сотрудников организации. Кому из них реально необходим компьютер - практически каждому, кроме курьеров (не всегда), поваров и уборщиц. Тот, кто имеет свой собственный стол в качестве рабочего места, вполне может быть оснащен компьютером. Обычно так оно уже всюду и есть. А вот когда наступает разумный момент для модернизации техники? Здесь основной критерий истины - возможность (или невозможность) для конкретного специалиста выполнять свою работу на выделенном ему компьютере. Новый компьютер (при изменении количества сотрудников в сторону его увеличения) нужно брать указанной выше конфигурации, а образовавшийся пул машин разумно перераспределять между всеми. Upgrade как вид деятельности компьютерных специалистов - вполне сытный кусок хлеба