Обращения граждан

Основание:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ________________________                                   УТВЕРЖДАЮ

(наименование общества)                         Генеральный директор

                                              ______________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                                             "___" _________ ____ г.

"__" _______ ____ г.

N ________________

                               1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1.  Секретарь-референт  относится  к  категории  специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

    1.2.  Основными  задачами  секретаря-референта  являются  организационные  и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

    1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

    - законодательными актами ;

    - Уставом предприятия;

    - Положением о функциональных службах предприятия;

    - приказами (указаниями) руководства предприятия;

    - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

    - настоящей должностной инструкцией.

    1.5. На должность секретаря-референта назначаются  лица  с  высшим,  средним специальным  образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но  при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

    1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

    - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

    - организации работы с документами, составления документации;

    - организации управленческого труда;

    - применение средств вычислительной и организационной техники;

    -  перевода   служебной   документации  на  иностранный  язык  коммерческого партнера;

    - культуры труда и служебной этики;

    - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

                                   2. ФУНКЦИИ

    На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

    2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

    2.2. Методическое руководство  и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

    2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

    2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

    2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

                           3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Секретарь-референт должен:

    3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово- хозяйственную деятельность предприятия.

    3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

    3.3.   Контролировать   качество   подготовки,   правильность   составления, согласования,  утверждения  документов,  представляемых на  подпись  руководству предприятия.

    3.4. Осуществлять контроль исполнения  документов и  поручении руководства, принимать  оперативные  меры,  направленные на своевременное и  качественное  их исполнение.

    3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных   исполнителей.   Проводить    анализ   справок   и   докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

    3.6.  Осуществлять  оперативную  связь  со  сторонними   организациями  (как коммерческими,  так  и  государственными)  и отдельными гражданами  по  вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

    3.7. Вести прием посетителей.

    3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

    - оформление приказов по личному составу;

    - оформление личных карточек формы _____ или личных дел;

    - оформление трудовых книжек;

    - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

    - оформление командировочных документов;

    - оформление листов нетрудоспособности;

    - ведение табеля учета рабочего времени;

    - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

    3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

    3.10.   Использовать  ПЭВМ  как  средство  автоматизации   документационного обеспечения предприятия.

    3.11. Проводить  ежегодный  отбор  документов  на  архивное  хранение или на уничтожение.

    3.12.  Выполнять  отдельные  поручения  руководства  по  профилю  финансово- хозяйственной деятельности предприятия.

                                    4. ПРАВА

    Секретарь-референт имеет право:

    4.1.  Запрашивать  от  функциональных  служб  необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

    4.2. Рассматривать документы и направлять их на  исполнение  руководителям и специалистам предприятия.

    4.3.  Требовать  от  исполнителей  доработки  документов,  подготовленных  с нарушением  установленных  правил  их  составления  и оформления (____________), международных правил оформления документов (ISO).

    4.4  Визировать  документы  управленческой  деятельности   в   рамках  своей компетенции.

    4.5.   Вносить   на   рассмотрение   руководства  предложения  по  улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

    4.6. Требовать от руководства создания  нормальных  условий  для  выполнения служебных   обязанностей   и   сохранности   всех   документов,  образующихся  в деятельности предприятия.

    4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".

    4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

    4.9.  Взаимодействовать  со  всеми  службами (сотрудниками)  предприятия  по вопросам проверки исполнения документов и  представления  необходимой информации руководству.

                               5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    Секретарь-референт несет ответственность за:

    5.1.   Качество   документов,   предоставляемых   на   подпись   руководству предприятия.

    5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

    5.3.   Сохранность   документации,   разглашение   сведений,   имеющих  гриф "Конфиденциально" или "КТ".

    5.4.   Нечеткое   и  несвоевременное  выполнение  должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

    Генеральный директор

                         ________________  _______________________

                             (подпись)          (Фамилия, и.о.)

    Юрисконсульт

                         ________________  _______________________

                             (подпись)          (Фамилия, и.о.)

    "___" _________ ____ г.

4 Ситуация

ТЕЛЕФОНОГРАММА Председателю совета

31.03.2011 №10

11.45 351801

г. Ульяновск

Ульяновско обл.

20 апреля текущего года в 14 час. 00 мин. Состоится заседание Совета Ульяновского облпотребсоюза по вопросу: итоги работы райпо, сельпо за 1 квартал 2005 года.

Приглашаются председатель Совета и председатель правления райпо, сельпо.

Председатель совета Л.В. Афанасьев

Передала: секретарь В.Д.Харламова 380511