Реализация реинжиниринга бизнес-процессов

      3. Реализация реинжиниринга бизнес-процессов 

     Рассмотрим  как же реинжиниринг практически воздействует на бизнес.

     Обычно  несколько рабочих процедур объединяются в одну. Для практической реализации создается специальный коллектив. Меняется управленческий подход - работниками  принимаются самостоятельные решения.

       Расширение полномочий сотрудников, повышение роли каждого из них приводит к значительному росту отдачи их труда. Реинжиниринг процессов уничтожает линейное упорядочение рабочих процедур, позволяет распараллеливать процессы. Работа выполняется в том месте, где это целесообразно, а не по функциональному признаку. Реинжиниринг повышает эффективность работы за счет отказа от иерархического деления компании на отделы. Существенно ограничивается число проверок и управляющих воздействий.  

       Главная фигура – лидер проекта  – менеджер, который является самым ответственным. Он должен уметь отвечать на все вопросы заказчика и решать его проблемы. Имеет место смешанный (централизованный/децентрализованный) подход. Практические шаги реинжиниринга: постановка задач, уточнение цели компании, исходя их ее стратегии, потребностей клиентов, уровня бизнеса, текущего его положения; создание модели существующей компании.

     Второй  участник — управляющий комитет, состоящий из членов высшего руководства фирмы, лидера реинжиниринга, менеджеров процессов. Осуществляет функции наблюдения, согласования целей и стратегии реинжиниринга, согласования интересов различных рабочих команд и решения конфликтных ситуаций между ними. В случае отсутствия комитета его функции выполняет лидер реинжиниринга.

     Особое  место занимает менеджер, осуществляющий оперативное руководство реинжинирингом бизнеса в целом. Часто он выполняет формальную роль помощника лидера реинжиниринга. Функции, им выполняемые, — разработка методик и инструментов реинжиниринга, обучение и координация владельцев процессов, помощь в организации рабочих команд.

     Заметим, что менеджеры процессов —  руководители, каждый из которых ответственен за обновление отдельного делового процесса. Если в организации не определены процессы как таковые, в этом качестве выступают функциональные менеджеры. Менеджер формирует команду для перестройки данного процесса и обеспечивает условия для ее работы. Также он осуществляет функции наблюдения и контроля. Таким образом, менеджер процесса является своеобразным заказчиком реинжиниринга данного процесса.

     Рабочая команда реинжиниринга — группа работников фирмы (методисты, администраторы, сотрудники по обеспечению качества изделий, документирования, координации), а также внешние участники (консультанты, разработчики). Все они и осуществляют непосредственную работу по реинжинирингу конкретного процесса.

     Быстро  изменяющееся окружение может свести на нет усилия по постепенному совершенствованию бизнес-процессов, ведущему всего лишь к незначительным улучшениям. К тому же такое совершенствование может оказаться чересчур медленным и запоздалым. Поэтому один из решающих факторов успеха реинжиниринга - стремительность его претворения в жизнь. Поскольку реинжиниринг предполагает коренную ломку устоявшихся управленческих функций и характера выполняемых менеджерами работ, инициировать и возглавить этот процесс должно высшее руководство компании, а ее лидер должен стать «фанатиком» реинжиниринга. А фанатик, по определению выдающегося британского политического и государственного деятеля Уинстона Черчилля, - «это человек, который не может менять свое мнение и не хочет менять тему обсуждения».

     Не  менее важным фактором успеха (или  провала) реинжиниринга следует считать настроенность персонала на решительную и быструю перестройку не только и не столько организационной структуры корпорации, но и (самое главное и, пожалуй, самое трудное) - на коренное изменение самого характера работы каждого сотрудника и его рабочего окружения (готовность и умение выполнять расширенный круг работ, нести ответственность не только за свои собственные действия, но и за результаты командной работы).

     Формирование  команд, осуществляющих реинжиниринг бизнес-процессов, требует значительных инвестиций, необходимых для проведения первоначального анализа бизнес-процессов, их перепроектирования и последующего внедрения в практику функционирования организации.

     Характеризуются разные виды работ, разрабатывается  система мотивации, организуются команды  по выполнению работ, программы подготовки специалистов, подготовка поддерживающих информационных систем. Характерная особенность инновационных структур состоит в том, что внутри фирмы не только создаются службы стратегического планирования и мощные исследовательские центры, но деятельность по развитию перспективных направлений вменяется в обязанности новому самостоятельному отделению, не имеющему никаких обязательств по текущей работе предприятий. Коренное усовершенствование всей деятельности на рынке является основой хозяйственного оздоровления.

     Основным  показателем оценки эффективности  рыночной деятельности компании является наращивание прибыли от вложения капитала за конкретный период. Повышение эффективности предпринимательства - главная задача бизнес-консалтинга. Уточнение целей бизнеса и инвестиционный анализ позволяют выбрать вариант его реструктуризации и приступить к разработке программы перестройки деятельности фирмы.

     Новая модель бизнеса обычно создается  в двух вариантах. В них характеризуются  меры, обеспечивающие намечаемый уровень  рентабельности. Реинжиниринг обеспечивает не только значительное снижение затрат, но и сокращение сроков работы с повышением ее качества. Реинжиниринг процессов бизнеса имеет своей цель. прежде всего, совершенствование функционирования всей фирмы, нацеленное на сокращение затрат и повышение эффективности предприятия в целом или его основных звеньев.

     Реализация  программы реинжиниринга предполагает:

     - последовательную подготовку и проведение мероприятий по разработке усовершенствованных моделей  бизнес-процессов в максимально реализующих потенциал внедряемых новых информационных технологий;

     - инициирование и осуществление  пилотных проектов с дальнейшим  совершенствованием и оптимизацией  бизнес-процессов; 

      - технологическая основа программ реинжиниринга базируется на использовании современных информационных технологий. Практика реинжиниринга характерна постоянными инновациями. Одна их них - внедрение проектного менеджмента.Проект-менеджмент представляет собой систему управления не постоянными, а временными объектами управления, то есть проектами.Для решения проблемы формируется временный коллектив, составляется его бюджет и назначается руководитель, отвечающий за данный проект.    

       Планирование осуществляется в  двух направлениях - сверху вниз  и снизу вверх. Составляется  стратегический годовой план  и квартальный с детализацией до месяца. Дальше планирование опускается вниз на уровень фирмы и уровень проекта. Два последних бюджета  - фирмы и проекта - строятся «перекрестно». Минимальной ячейкой этого процесса является часть общего проекта в рамках одной фирмы. Такая степень детализации планирования очень важна, поскольку при этом обеспечивается конкретизация ситуации по отдельным проектам.

     Бизнес-реинжиниринг выступает мощным инструментом качественного  преобразования производственной и  другой рыночной деятельности. Процесс реинжиниринга должен следовать за внедрением более простых управленческих технологий - маркетинга, логистики, производственного и управленческого учета. Для использования этого процесса нужна серьезная подготовка.

       Необходимость в реинжиниринге связана с высокой динамичностью современного делового мира. Производитель вынужден постоянно приспосабливаться к новым технологиям и изменяющимся запросам потребителей. Инертность пирамидальной организации - тормоз на пути к выживанию компаний. Решение проблемы - в смене базовых принципов организации компании и переходе их к ориентации не на функции, а на процессы. 

     Реинжиниринг  – это метод совершенствования  характеристик фирмы, который приводит к радикальным изменениям наряду с стратегическим планированием, управлением изменениями, достижением высочайшего качества и архитектуры развития. Реинжиниринг  означает радикальную перестройку на уровне как структуры, так и его процедур. Метод реинжиниринга нацелен на повышение конкурентоспособности компании за счет реорганизации производственных процессов, ориентируя их на потребности рынка.   

     Реинжиниринг  помогает идентифицировать процедуры, являющиеся стратегическими для  фирмы. Выступает как сложный  длительный процесс, требующий вовлечения в него всех подразделений компании и радикальных преобразований в ее работе. Необходимое условие  успеха - команда специалистов, призванных реализовать проект. Важно определить роли всех сотрудников, участвующих в процессе изменений. 

     Типичные  ошибки при использовании реинжиниринга заключаются в нарушении правил его поведения. Среди них: компания пытается улучшить существующий процесс вместо того, чтобы перепроектировать его; компания не концентрирует все усилия на бизнес-процессах; компания ориентируется только на перепроектирование, игнорируя всё остальное; имеет место недооценка роли ценностей и убеждений исполнителей; преждевременное завершение процесса реинжиниринга при появлении первых трудностей.

     Рассмотрим  к каким конкретным результатам  приводит проведение бизнес-реинжиниринга в компаниях.

     Как правило, в компаниях, которые провели  бизнес-реинжиниринг:

     - уменьшается количество ошибок и отпадает необходимость в специальной группе сотрудников для устранения этих ошибок;

     - улучшается управляемость компании за счет уменьшения количества людей и более четкого распределения ответственности между ними, уменьшается количество проверок;

     - минимизируется количество необходимых согласований между сотрудниками;

     - исполнители получают возможность самостоятельно принимать решения;

     -  наделение сотрудников большими полномочиями в сочетании с четкостью организации работы приводит к значительному повышению отдачи;

     - реинжиниринг создает организационную среду, в которой резко сокращается число уровней внутрифирменной иерархии, работники становятся более квалифицированными, а структуры более гибкими. Акцент в этой среде делается на работе, а не администрировании.

     Но  после проведения реинжиниринга  созданными заново процессами следует  управлять так, чтобы достичь  адекватным им уровней экономических результатов, однако для большинства компаний управление новыми бизнес-процессами является новым вызовом. Обучение тому, как работать и управлять в подобной организации, является критически важным условием, иначе пожинать плоды реинжиниринга не придется.

     Рассмотрим  возможность использовать опыт других компаний при проведении бизнес-реинжиниринга.

     Реинжиниринговые  команды могут использовать так  называемый бенчмаркинг (benchmarking). В  сущности бенчмаркинг состоит в  поиске компаний, которые делают что-то лучше всех, и в изучении того, как они этого добиваются, чтобы использовать эту информацию для проведения реинжиниринга собственной компании.

     Проблема  использования бенчмаркинга состоит  в том, что он может ограничить мысленную работу реинжиниринговой команды рамками того, что у же сделано в отрасли. Используемый таким образом бенчмаркинг является средством только догнать конкурента, а не резко вырваться вперед. Бенчмаркинг способен, однако, обогатить реинжиниринговые команды идеями, особенно в том случае, когда в качестве образцов рассматриваются компании других отраслей.  
 
 

      Заключение 

     Предприятие, которое не осуществляет инвестиции в изменения, ставит на карту свою способность к выживанию на рынке, но само стремление к переменам не является гарантией выживания в конкурентной борьбе. Необходимо умелое управление этими переменами.

       Последствия реинжиниринга бизнес-процессов:

      1. Переход от функциональных подразделений  к командам процессов.

      2. Работа исполнителя изменяется  от простой к многоплановой.