Документирование

Документирование

Аудит, проводимый аудиторской организацией, должен сопровождаться обязательным документированием, т.е. отражением полученной информации в  рабочей документации аудита, оформленной  в соответствии с настоящим правилом (стандартом) аудиторской деятельности.

К рабочей документации аудита относятся:

планы и программы  проведения аудита;

описания использованных аудиторской организацией процедур и их результатов;

объяснения, пояснения  и заявления экономического субъекта;

копии, в том  числе фотокопии, документов экономического субъекта;

описание СВК  и организации бухгалтерского учета  экономического субъекта;

аналитические документы аудиторской организации;

другие документы.

Приводим примерный  перечень документов, которые могут  быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации:

1) материалы  относительно организационно-правовой  формы и организационной структуры  экономического субъекта;

2) извлечения  из копий учредительных документов  экономического субъекта, а также  иных важных юридических документов его (договоров, контрактов, протоколов и т.п.);

3) материалы,  свидетельствующие о планировании  аудита, и программы аудита;

4) записи об  изучении и оценке систем бухгалтерского  учета и внутреннего контроля (описания, вопросники, схемы документооборота или комбинации их);

5) аналитические  материалы хозяйственных операций  и остатков по счетам бухгалтерского  учета;

6) записи, содержащие  анализ существенных показателей  и тенденций деятельности экономического  субъекта;

7) записи о  характере, дате проведения и объеме проведенных аудиторских процедур и результатах таких процедур;

8) материалы,  свидетельствующие о том, что  работа, выполненная не аудиторами, контролировалась аудиторами;

9) сведения о  том, кем и когда выполнялись  аудиторские процедуры;

10) копии переписки с другими аудиторскими организациями, экспертами и прочими лицами в связи с проводимым аудитом экономического субъекта;

11) копии переписки  или записи обсуждений во время  встреч с экономическим субъектом  по поводу вопросов, возникших  в процессе аудита, включая условия проведения аудита;

12) письма-подтверждения,  полученные от экономического  субъекта;

13) копии бухгалтерской  и иной финансовой документации  экономического субъекта;

14) выводы, сделанные  аудиторской организацией по  результатам аудита.

Рабочая документация может быть создана аудиторской  организацией, проводящей аудит, либо получена от экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит, или от других лиц.

Состав, количество и содержание документов, входящих в рабочую документацию аудита, определяются аудиторской организацией исходя из:

характера проводимой работы;

характера и  сложности деятельности экономического субъекта;

состояния бухгалтерского учета экономического субъекта;

надежности системы  внутреннего контроля экономического субъекта;

необходимого  уровня руководства и контроля за работой персонала аудиторской  организации при выполнении отдельных  процедур.

Формы рабочей  документации самостоятельно разрабатываются  аудиторской организацией, если акты, регулирующие аудиторскую деятельность в РК, не предписывают такие формы.

Рабочая документация находится в собственности аудиторской  организации, проводившей аудит. Копии, в том числе фотокопии, документов экономического субъекта могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации с согласия этого экономического субъекта.

Экономический субъект, в отношении которого проводился аудит, и другие лица, включая налоговые  и иные государственные органы, не имеют права требовать от аудиторской  организации предоставить рабочую документацию или ее копии полностью или в какой-либо части, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РК

Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению аудиторской организацией.

Аудиторская организация  не обязана предоставлять рабочую  документацию экономическому субъекту, в отношении которого проводился аудит. Аудиторская организация  не имеет права и не обязана  предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РК

Рабочая документация должна содержать все сведения, необходимые  и достаточные для:

составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудиторской организацией;

подтверждения того, что аудит проведен аудиторской  организацией в соответствии с актами, регулирующими аудиторскую деятельность в РК;

осуществления аудиторской организацией контроля за ходом аудита;

планирования  аудита аудиторской организацией.

Рабочая документация должна содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполнения аудиторских  процедур и выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочей документации.

Рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной, с тем чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ней, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите.

Сведения, включенные в рабочую документацию, излагаются ясно и четко, чтобы были очевидны их содержание и форма и невозможны различные толкования.

Рабочая документация должна создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся  рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Рабочая документация может создаваться на бумажных, машинных или иных носителях, обеспечивающих сохранность сведений, содержащихся в ней, в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими  сохранность записей в течение  времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

Если в рабочей  документации используются условные обозначения (символы), то такие обозначения (символы) должны быть объяснены.

По окончании  аудита рабочая документация подлежит сдаче в архив аудиторской  организации для обязательного  хранения.

Рабочая документация должна храниться скомплектованной в отдельные для каждого аудита папки (“файлы”).Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация хранится в сброшюрованном виде.

Сохранность рабочей  документации, оформление и передача ее в архив относятся к компетенции  руководителя аудиторской организации или лица, им уполномоченного.

К рабочей документации, фиксирующей проводимый или проведенный  аудит, работники аудиторской организации, не занятые аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускаются.

Рабочая документация хранится в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.

В случае пропажи  или порчи рабочей документации руководитель аудиторской организации  должен назначить служебное расследование, результаты которого оформляются соответствующим  актом.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках - так называемых досье на клиента. Досье разделяют на текущие, постоянные и специальные.

Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, вопросы и проблемы, перенесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите.

Текущее досье  должно содержать все сведения, необходимые  и достаточные для:

составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудиторской фирмой;

подтверждения того, что аудит проведен аудиторской фирмой в соответствии с нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в РК

осуществления аудиторской фирмой контроля за ходом  аудита;

планирования  аудита аудиторской фирмой.

Рабочие документы  должны содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполненных процедур, а также выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессиональной оценки, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочих документах.

Постоянное  досье, как правило, содержит информацию, важную для аудита в течение длительного времени:

1) организационную  информацию, установленную законом:  данные об акционерах; данные  о директорах; данные о секретаре; местонахождение органа управления делами; копии устава, учредительного договора, свидетельства о регистрации;

2) информацию  о предприятии и его деятельности: основные виды деятельности и  размещение дочерних предприятий  и филиалов; конкретное законодательство и правила; данные о создании и функционировании предприятия; сводку прошлых результатов; характеристику основного персонала; описание особенностей бухгалтерского учета и внутреннего контроля; схемы организации управления; схемы последовательности операций;

3) подробности  договора о сотрудничестве: копии  договоров о проведении аудиторской  проверки и выполнении других  работ; подробности особых требований  к аудиту; подробности неаудиторских  услуг;

4) информацию  для аудита: контакты клиента; банковскую информацию; информацию о юристах; основной аудиторский персонал; адреса мест проведения аудита;

5) важные соглашения: торговые договоры; договоры о  продаже в рассрочку или аренде; договоры о ссудах;

6) информацию  об особенностях налогообложения клиента.

Специальные досье - это, например, досье менеджера, в котором содержатся документы, отражающие решение организационных вопросов аудита, взаимоотношения с руководством экономического субъекта и третьими лицами и т.п., или другая специальная информация; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п.