Бизнес-план агентства по организации праздников

Бизнес план агентства  по организации праздников

 

 

 

Для открытия агентства, занимающегося  организацией частных и корпоративных  праздников, хватит и $5 тыс. Но уже через  год оно может приносить $40 тыс. в месяц.

Фирма за $1300

 

Для многих компаний 1998 год стал последним  в их истории. А для некоторых  – началом успешного бизнеса. Сразу после кризиса ведущий FM-радио  «Деловая волна» Олег Алмаев решил вложить оставшиеся у него после дефолта $1300 в создание собственной фирмы – YRP.RU. В тот момент, когда большинству людей было не до веселья, Олег решил заняться организацией… праздников.

 

– Поначалу фирма работала без офиса: заказы принимали на мой  мобильный телефон, – вспоминает Олег Алмаев. – С клиентами я встречался дома, в кафе или в их офисах. Собственный офис у YRP.RU появился только через два года. Вначале мне очень помог опыт, приобретенный на радио. Ведь помимо основной деятельности я часто занимался организаций различных праздников, презентаций и выступлений артистов.

 

Сегодня специалисты event-агентства YRP.RU придумывают и проводят до тысячи юбилеев, вечеринок, презентаций и конференций в год.

 

– Восемь лет назад у  нас не было даже простого радиомикрофона, – говорит Алмаев. – Сегодня в нашем распоряжении все необходимые технические средства общей стоимостью $500 тыс. и собственный автопарк для организации выездных мероприятий. Мы можем раскинуть шатры на природе, построить сцену, развесить плазменные экраны и устроить световое и звуковое шоу. Все деньги для этого мы заработали сами, без привлечения кредитов или заемных средств.

Рынок дозревает 

 

Еvent в переводе с английского означает «событие, явление». Первые еvent-фирмы, предложившие клиентам организацию праздников, появились в Москве в середине 1990-х.

 

– В те времена таких  агентств было очень мало, – говорит  генеральный директор компании Eventum Александр Шумович. – Большинство компаний ради экономии средств занимались проведением корпоративных мероприятий самостоятельно.

 

Активное же формирование рынка event-услуг в Москве началось только в 2000 году, и процесс этот еще не завершен.

 

– В Москве услуги по организации  частных и корпоративных праздников предлагают около тысячи фирм, – говорит Олег Алмаев. – Многие из них, стремясь привлечь больше клиентов, позиционируют себя как многопрофильные еvent-компании. Они готовы выполнить любой заказ – от организации корпоративного банкета, пикника или частной вечеринки до презентаций, конференций или семинаров. Четкого структурирования рынка по сегментам пока нет, что говорит о его незрелости.

 

О незрелости столичного рынка  еvent-сервиса свидетельствует и большой «разброс» цен.

 

– Как правило, фирмы берут  за свою работу 10-25% от бюджета организуемого  ими мероприятия, – продолжает Олег Алмаев. – При этом у разных компаний цены на одни и те же «слагаемые» праздников отличаются очень существенно. Большинство агентств в дополнение к комиссионным процентам зарабатывают еще и на том, что покупают какую-то услугу «на стороне» за небольшие деньги, а потом перепродают ее клиенту намного дороже.

 

Мы ждем перемен!

 

Из тысячи действующих  в столице еvent-компаний тон задают около двух десятков агентств, давно работающих в этой сфере и заслуживших доверие заказчиков своим профессионализмом. Среди них – «Арлекино», «Феста», «Праздник Жизни», «Ярмарка развлечений», YRP.RU, Event Тechnology, Event Factory, «Потехи час», «Арт-Гармония» и др. Большинство из этих фирм занимаются проведением как частных, так и корпоративных праздников на высоком уровне.

 

Серьезный вред имиджу профессиональных еvent-компаний наносят небольшие фирмы-однодневки, появляющиеся в преддверии праздников – например, перед Новым годом.

 

– Такие компании создаются  для того, чтобы на праздничной  волне собрать как можно больше денег, – говорит генеральный  директор агентства «Потехи час» Лариса Суркова. – Качество организуемых ими праздников очень низкое. А  некоторые «массовики-затейники» и  вовсе исчезают с деньгами заказчиков, оставив их без новогоднего банкета.

 

Впрочем, специалисты считают, что скоро на рынке произойдут качественные изменения.

 

– Времена, когда в одной  компании можно было заказать и празднование юбилея, и корпоративную вечеринку, и дилерский форум, проходят, –  считает Александр Шумович. – Сейчас появляется все больше специализированных компаний – профессионалов в одной области.

 

Учитывая эту тенденцию, некоторые компании уже перестраивают  свой бизнес. Например, фирма YRP.RU изначально создавалась для оказания услуг  корпоративным заказчикам. Затем  агентство стало работать и с  частными клиентами, организуя для  них семейные праздники и свадьбы. Но осенью 2005 года свадебные услуги в YRP.RU выделили в отдельное направление  и стали продвигать их на рынке  под брэндом Family. Сегодня в фирме планируют продвигать под отдельным брэндом еще и услуги по организации частных праздников.

 

Брак по расчету 

 

В 2003 году две девушки –  Марина Бородина и Оксана Чичерина – основали фирму с «говорящим»  названием «Любовь-Морковь». Она  занимается только организацией свадеб.

 

– Агентство с узкой  специализацией вызывает больше доверия  у потенциальных клиентов, – уверена  Марина Бородина. – Ведь у нас  больше опыта организации свадеб в различных стилях и любого уровня, нежели у агентств, которые занимаются этим от случая к случаю.

 

Сейчас в Москве уже  более 300 специализированных «свадебных»  фирм, однако, по данным маркетингового агентства Abarus Market Research, крупных компаний среди них не более десяти. У лидеров рынка «оседает» половина всех денег, потраченных москвичами на свадьбы и праздничные банкеты. Остальной кусок пирога делят фирмы при ЗАГСах, частные «массовики-затейники» или сами молодожены, взявшиеся за организацию торжества самостоятельно.

 

В 2005 году в Москве было зарегистрировано более 75 тыс. браков. По данным Abarus Market Research, самая дешевая свадьба на тридцать пять гостей, организуемая самостоятельно будущими новобрачными или их родственниками, в столице обходится в 40 тыс. руб. В такую смету укладываются 30% пар. Если же свадьбу играют с размахом, затраты на нее составляют от 100 тыс. руб. и более.

 

Стоимость самого дешевого пакета услуг свадебных фирм для новобрачных  начинается от $1500. В эту сумму  входят все расходы на организацию  свадьбы, за исключением платы за банкет.

 

В основном свадебные агентства  рассчитывают стоимость каждой услуги отдельно, потом складывают цены за выбранные молодоженами опции и  себе оставляют 10-20% от общего бюджета.

 

Агентство Family начиная с сентября прошлого года организовало уже более 70 свадеб. При этом средняя стоимость одного торжества составила $6-15 тыс.

 

– Мы находимся на стадии «раскрутки», – говорит директор по маркетингу агентства Family Ольга Мостович. – Успешные свадебные агентства, давно работающие на рынке, в год организуют от 100 до 300 свадеб, получая $300-500 тыс. прибыли в год

 

В зависимости от пожеланий  молодоженов специалисты свадебного агентства могут организовать как  традиционное свадебное гуляние  для узкого круга гостей, так и  карнавал с фейерверком для сотен  приглашенных.

 

В базе данных хорошей фирмы  есть информация обо всем, что может  пригодиться молодоженам: адреса ЗАГСов и храмов, магазинов по продаже свадебных платьев, костюмов и обручальных колец, флористических фирм, салонов красоты, кондитерских и туристических компаний, музыкантов и т. п.

 

– Однако большинство российских молодоженов еще не готовы платить фирмам за организацию свадеб, – говорит генеральный директор агентства Abarus MR Аркадий Зарубин. – Если в Европе и США в специализированное агентство обращаются все без исключения молодожены, то в России свадебными хлопотами обычно занимаются дяди-тети и прочие родственники.

 

Но участники рынка  уверены, что по мере роста доходов  населения ситуация будет меняться и в ближайшие несколько лет  столичный рынок свадебных услуг  увеличится как минимум вдвое.

 

Бизнес с низкого старта

 

Рынок еvent-услуг привлекателен для новых игроков тем, что «входной билет» на него совсем недорог. По мнению Олега Алмаева, в нынешних условиях организация нового event-агентства стоит ненамного больше, чем в 1998 году, когда он начинал свой бизнес.

 

– Сегодня за $5 тыс. можно  арендовать офис, подключить Интернет и начать работать, – говорит  Олег Алмаев. – Команда опытных event-менеджеров сумеет окупить эти расходы всего за 2-3 месяца, а дальше фирма будет получать прибыль.

 

Раскрученное event-агентство, имеющее солидную базу постоянных клиентов, способно зарабатывать в год от $500 тыс. до $1 млн. Однако прибыль надо постоянно вкладывать в развитие – прежде всего в совершенствование материально-технической базы. Только в этом случае агентство становится более независимым и может получать дополнительную прибыль за предоставление в аренду заказчикам различной аппаратуры и мебели, посуды, тентов.

 

В агентстве YRP.RU решили пойти  еще дальше и собираются создать  собственное кейтеринговое подразделение.

 

– Это позволит нам более  качественно проводить выездные мероприятия, на которых нужно накрывать  столы с угощениями, – говорит  Олег Алмаев. – С ресторанами выездного обслуживания порой очень трудно договориться. Известно, что на банкете человек может съесть около одного килограмма различных кушаний. А ресторанам выгодно продать как можно больше блюд, поэтому они обычно навязывают агентствам «утяжеленное» меню.

 

Как найти любителей праздников

 

Все руководители еvent-агентств утверждают, что лучший инструмент для привлечения новых клиентов – «сарафанное радио». Большинство заказчиков обращаются в фирмы по рекомендации тех, кто уже воспользовался ее услугами и остался доволен результатом.

 

– К нам по рекомендации приходят 70% новых клиентов, – говорит  Олег Алмаев. – Хороший вариант для «раскрутки» агентства – организация нескольких качественных, креативных мероприятий для потенциальных клиентов.

 

Именно так поступили  в 2002 году учредители агентства «Потехи  час».

 

– Первым мероприятием, которое  мы организовали в загородном коттедже, стало празднование юбилея одного из наших близких родственников, –  говорит генеральный директор агентства  Лариса Суркова. – Мы специально пригласили посмотреть на это действо многих друзей – солидных бизнесменов. Ход  оказался правильным: через некоторое  время мы стали получать от них  регулярные заказы на организацию праздников.

 

Надежный «тыл» 

 

Как правило, штат у еvent-агентств очень небольшой – не более десяти менеджеров. При этом они успевают организовать от 500 до 1000 различных мероприятий в год. Как им это удается?

 

Каждое агентство «виртуально» объединяет множество компаний и  творческих лиц, которые на условиях аутсорсинга отвечают за отдельные  элементы праздника или делового мероприятия. Серьезное еvent-агентство имеет несколько сотен заключенных договоров и твердых устных договоренностей с фирмами или частными лицами, чьи услуги могут понадобиться при устроении того или иного мероприятия. Причем отношения с ними постоянно подвергаются ревизии, и со временем в числе партнеров агентства остаются только самые добросовестные фирмы, услуги которых наиболее качественны и на которые можно полностью положиться.

 

– Из полутора тысяч московских ресторанов мы отобрали для сотрудничества только 100, – говорит Олег Алмаев. – Зато теперь мы уверены, что они выполнят любой наш заказ качественно и в срок: вовремя накроют столы, посуда будет идеально чистой, а блюда свежими, обслуживающий персонал будет вежлив и учтив с гостями… Причем все это будет сделано без непосредственного участия нашего менеджера.

 

Таким образом, четкая организация  мероприятия с привлечением надежных партнеров позволяет менеджерам агентств избегать тотального контроля за ходом реализации проекта. Когда в одном из ресторанов идет веселая корпоративная гулянка, менеджер, занимавшийся ее организацией, в это время уже работает с другими заказчиками. Впрочем, иногда «подстраховка» бывает нелишней.

 

– В дни, когда проходит сразу несколько организованных нами свадеб, мы очень волнуемся, –  говорит директор по маркетингу агентства  Family Ольга Мостович. – Придет ли вовремя заказанный свадебный кортеж? Не застрянут ли в пробках приглашенные артисты? Чтобы избежать «накладок» и следить за исполнением сценария праздника, мы придумали должность свадебного распорядителя. Этот человек присутствует на свадьбе от начала до конца и решает любые проблемы, возникающие в ходе торжества.