Внутренняя управленческая отчетность

- оптимальная частота представления;

- пригодность для анализа и оперативного контроля.

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первич­ная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет рас­ходов, ранжирование отклонений и т. п.

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Ин­формация обратной связи и контроля должна обладать достаточной внутренней гибкостью, обеспечивающей реагирование на изменяющи­еся цели и потребности управляющих центрами ответственности. В то же время необходимо обеспечить информационное единообразие. Сис­тема управленческого учета и внутренней отчетности не может находи­ться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятель­ности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группиро­ваться в требуемом информационном контексте. Если не отфильтровать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии проблематично получить нужную в каждом случае информацию. То же относится к груп­пировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для собственных целей. Система информации должна быть разработана таким образом, чтобы существовало определен­ное единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию [17, с.5].

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходимую конкрет­ному руководителю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность малосущественными показателями затрудняют пони­мание отчетности и в итоге препятствуют принятию правильных реше­ний.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия реше­ний, т. е. от факторов, определяющих использование отчетов в управле­нии. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представ­ления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать час­тоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премиро­вания. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы бо­лее частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

Не следует думать, что все отчеты нужны на третий день по оконча­нии месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные ре­шения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

2.2. Формы внутренних отчетов

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного на­бора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классифи­кационные признаки, характеризующие общие подходы к характери­стике форм отчетности:

1. По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитиче­ские.

2. Комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за ме­сяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содер­жат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об ис­полнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

3. Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные пла­новым показателям, подконтрольным центру ответственности.

4. Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управ­ляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторон­няя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования про­изводственных мощностей, факторов риска деятельности в определен­ных направлениях.

По уровням управления различают оперативные, текущие и сводные отчеты:

- оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управле­ния в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений: составляются еженедельно и ежемесячно.

- текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

- сводные отчеты формируются для высшего управленческого пер­сонала организации. На их основе принимаются стратегические реше­ния и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управ­ленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Перио­дичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных [23, с.65].

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные ре­шения по согласованию и выполнению производственных планов ис­пользования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представле­ния на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на свод­ки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятель­ности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный пе­риод. Они обобщают информацию о контролируемых показателях цен­тра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой от­четности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в таб­личной, графической или текстовой форме.

Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателя­ми, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться из­ложить отчет на одной странице без оборота. Для пояснений к отчету может быть приложена записка с коммен­тариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать гра­фики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стреми­ться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информа­цию. Отображение большего числа показателей в данной форме затруд­няет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме [18, с.34].

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нуж­но подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой инфор­мации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, со­ставленным в табличной или графической форме.

2.3. Совершенствование форм внутренней отчетности в целях повышения эффективности работы организации

Применение самостоятельно разработанных или изменение утвержденных в централизованном порядке форм бухгалтерских регистров вполне допустимо. В соответствии с п.19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н и вступило в силу с 1 января 1999 г, формы регистров бухгалтерского учета могут разрабатываться самими организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета (хозяйственные операции должны отражаться в бухгалтерских регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета).

Стандартный (минимальный) набор управленческих отчетов, который может быть использован как основа системы управленческой отчетности:

- отчет о продажах;

- отчет о запасах готовой продукции;

- отчет по незавершенному производству;

- отчет о произведенной продукции;

- отчет о запасах материалов и комплектующих;

- отчет о закупках;

- отчет о бартерных сделках;

- отчет о дебиторской задолженности;

- отчет о кредиторской задолженности;

- сводный отчет;

- отчет о движении денежных средств.

Приведенный список является стандартным в том смысле, что наличие таких или аналогичных отчетов требуется практически на любом коммерческом предприятии. Содержание каждого отчета также рассматривается в некоторой минимальной форме, поскольку данная система подлежит адаптации к конкретному виду бизнеса и конкретному предприятию с учетом, в частности, его возможностей по сбору той или иной информации.

Для решения конкретных задач предприятия только этих форм может оказаться недостаточно. Типичные дополнительные отчеты, которые могут потребоваться, должны содержать обобщенные данные, представленные в табличном или графическом виде, организованные, например, по группам реализуемых товаров, по видам бизнеса. В ежедневных отчетах, содержащих данные такого рода, финансовая составляющая обычно имеет существенно больший вес по сравнению с материальной. Так, например, в недельном сводном отчете о продажах важно иметь данные о средней цене продаж, средней цене закупки реализуемой номенклатуры товаров, средней рыночной цене и ценах, предлагаемых конкурентами за данный период.

Все необходимые дополнительные данные можно включить в предлагаемые типовые формы либо разработать по нашей методике собственные формы управленческой отчетности. При этом форма составления отчетов зависит от их содержания и способов использования информации. В результате вы будете иметь практически полный спектр необходимой информации по различным направлениям и в различных разрезах [26, с.13].

Значительную часть необходимых сведений (в том числе о состоянии рынка) и даже некоторую информацию о конкурентах можно получить, анализируя информацию о собственных продажах. Правильная постановка работы по составлению отчетности и оперативное получение всеми заинтересованными лицами данных об общей динамике продаж и обо всех отклонениях от намеченного плана позволяет не только следить за ситуацией на рынке, но и своевременно выявлять "болевые" точки, по которым необходимо проводить более тщательный анализ сложившейся ситуации.

Содержание отчета о продажах зависит от того, какую информацию необходимо из него получить. С помощью отчетов по каждому выпускаемому компанией продукту или по группе продуктов (товарной группе) возможно будет знать динамику продаж продукта, в такие отчеты возможно включать сведения о его себестоимости, продажных ценах, уровне запасов на складе. Из отчетов, составляемых в разрезе покупателей, можно извлечь все необходимые сведения о реализации продукции каждому покупателю и ее оплате. Отчет о продажах может быть составлен и по другим признакам, например по каналам сбыта (опт, мелкий опт, розница), по формам оплаты (наличные, безналичный расчет, бартер). Как правило, в одном отчете обычно сочетаются один-два признака. Иногда, наоборот, составляется несколько отчетов по разным признакам. Иначе говоря, выбор того или иного варианта составления отчета и частота его составления зависят от потребностей конкретного предприятия.

Один экземпляр отчета о продажах за месяц может передаваться в бухгалтерию и использоваться в качестве регистра аналитического учета, на основании которого производятся записи в главной книге, журнале-ордере или иных регистрах синтетического учета. Если отчет о продажах составлен по покупателям, то он может заменить ведомость № 16, а если по видам продукции, местам хранения и каналам сбыта, то его можно использовать вместо отчета о реализации продукции и т.п. Если же отчет о продажах составлен по нескольким признакам, то для целей отражения операций в учете он может использоваться более широко [9, с.3].

Отчет может составляться с любой периодичностью, необходимой для данной организации, например:

- после каждой выписки счета покупателю;

- после каждой фактической отгрузки продукции;

- после получения новой продукции на склад;

- ежедневно;

- еженедельно;

- в конце месяца (составление итогового отчета за месяц необходимо для взаимоувязки бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности).

Как уже отмечалось, отчеты о продажах могут составляться в самых разнообразных формах, в зависимости от конкретных условий деятельности организации и потребностей аппарата управления в той или иной информации.