Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

      Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

       Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», определившее особенности оформления командировок в пределах Российской Федерации, а также зарубежных командировок. Оно пришло на смену морально устаревшей инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» 1988 года, которой работодатели были вынуждены пользоваться до настоящего момента.

      Положение разрешило некоторые спорные  моменты.

      Например, определено, что в командировки могут  направляться только работники, состоящие  в трудовых отношениях с организацией. При этом направление сотрудника в подразделение той же организации, находящееся в другом населенном пункте, также признается командировкой.

      При направлении работника в командировку ему должен быть выдан денежный аванс  на оплату расходов по проезду и  найму жилого помещения, а также  суточные.

      Если  сотрудник трудится в нескольких организациях по совместительству, средний  заработок сохраняется у работодателя, направившего его в командировку. А в случае, когда сотрудник направлен в командировку и по основному месту работы, и по месту работы по совместительству одновременно, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются по соглашению между работодателями.

      Срок  командировки определяется работодателем  с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

      Днем  выезда в командировку считается  дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

      Установлен  порядок выплаты суточных в случаях, когда командированный сотрудник  следует по территории нескольких государств. Так, при следовании с территории России за рубеж за день пересечения границы выплачиваются суточные по ставкам, установленным для заграничных командировок. При следовании на территорию России – за день пересечения границы суточные выплачиваются по внутренним тарифам. Аналогично, в случае направления работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы определяются по ставкам, установленным для государства, в которое направляется работник. Даты пересечения границы отслеживаются по отметкам в паспорте работника.

      Определено, что в случае временной нетрудоспособности работника во время командировки, работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения (если он не находился на стационарном лечении) и выплачиваются суточные за каждый день его нетрудоспособности в командировке. Для возмещения указанных расходов сотрудник должен будет представить листок нетрудоспособности за соответствующий период.

      Если  работник, имеющий возможность ежедневно  возвращаться из места командирования в место постоянного жительства, по окончании рабочего дня по согласованию с работодателем остается в месте командирования, расходы по найму жилого помещения возмещаются в порядке, установленном внутренним нормативным актом организации. Однако суточные в данном случае не выплачиваются.

      Кроме того, на усмотрение руководителя организации  оставлен вопрос выплаты суточных и  возмещения расходов по найму жилого помещения работнику за день вынужденной  задержки в пути.

      В Положении подробно описана последовательность оформления документов по командировке. При этом установлено, что при командировании работника за границу командировочное удостоверение можно не оформлять. Однако это положение не распространяется на командировки в страны СНГ, при пересечении границ которых пограничные органы не делают отметки в паспортах.

      Сначала работодателем утверждается Служебное  задание, в котором отражается цель командировки.

      Далее на основании решения о направлении  работника в командировку (Приказ) оформляется Командировочное удостоверение, которое передается работнику и которое находится у него в течение всего срока командировки. В Командировочном удостоверении делаются отметки о датах приезда и выезда работника из организации командирования, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, применяемой для свидетельствования такой подписи.

      В течение 3 рабочих дней с момента  возвращения из командировки работник обязан предоставить работодателю:

      - авансовый отчет об израсходованных  за время командировки суммах (с приложением подтверждающих документов);

      - командировочное удостоверение;

      - письменный отчет о выполненной  во время командировки работе, согласованный с руководителем  структурного подразделения работодателя.

      Средний заработок за дни нахождения в  командировке и время в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

      Положением  установлено, что если работник выехал в командировку на территорию иностранного государства и возвратился в  тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % от норматива.

      В случае если сотрудник работал в  командировке в выходной или нерабочий  праздничный день, то оплата данной работы производится в соответствии с трудовым законодательством в  повышенном размере.

      При пересылке командированному сотруднику заработной платы расходы по пересылке несет работодатель.

      Положение установило перечень дополнительных расходов, которые должны быть возмещены работнику  при направлении его в командировку за рубеж. К ним относятся:

      1) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

      2) обязательные консульские и аэродромные  сборы;

      3) сборы за право въезда или  транзита автомобильного транспорта;

      4) расходы на оформление обязательной  медицинской страховки;

      5) иные обязательные платежи и сборы.

      Кроме того, установлено, что при командировках  как по России, так и за рубежом, возмещению подлежат документально  подтвержденные расходы по проезду  транспортом общего пользования  к станции, пристани, аэропорту (и  наоборот), если они находятся за чертой населенного пункта, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

      Стоит особо отметить, что Положение снимает временное ограничение командировки, установленное Инструкцией «О служебных командировках в пределах СССР» в размере 40 дней. Теперь срок командировки может быть определен работодателем в любом размере исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Таким образом, теперь нет оснований для исключения расходов по командировкам за период свыше 40 дней из расходов на командировки в целях налогообложения прибыли

      1.4.учёт операционно-хозяйственных расходов

 

        Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

      Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

      Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

      К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

      Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

      При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать её в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

2. Теоретические аспекты учёта  расчётов с подотчётными лицами   

 

  2.1. Документальное оформление учёта расчётов с подотчётными лицами

 

                К документам по учёту расчётов с подотчётными лицами относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчёт суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

      Сначала работодателем утверждается Служебное  задание, в котором отражается цель командировки. Далее на основании решения о направлении работника в командировку (Приказ) оформляется Командировочное удостоверение, которое передается работнику и которое находится у него в течение всего срока командировки. В Командировочном удостоверении делаются отметки о датах приезда и выезда работника из организации командирования, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, применяемой для свидетельствования такой подписи.

      Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».