Учёт расчетов с подотчётными лицами

К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным  кассовым ордерам) и отчет о результатах  командировки (см. Рис 1.).

 

 

	Документы первого вида			Документы второго вида
1.	Служебная записка		9.	Проездные документы
2.	Приказ (Т-9)		10.	Счета
3.	Служебное задание (Т-10а)		11.	Чеки ККМ
4.	Командировочное удостоверение (Т-10)		12.	Бланки строгой отчетности
5.	Письмо		13.	Квитанции к приходному кассовому  ордеру(КО-2)
6.	Доверенность		14.	Товарный чек
7.	Расчет суммы командировки		15.	Акт
8.	Расходный кассовый ордер (КО-2)		16.	Накладная
			17.	Счет-фактура
	Документы третьего вида			Оформление командировочного удостоверения
	Авансовый отчет (АО-1)

 

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы  и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник  по авансовому отчету отражает  неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

 2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

 Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.

Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  средства на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным  лицам отражают по дебету счета 71 и  кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

 

 

 

 

 

 

 

                                                                    Заключение

В заключении рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные  документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Изучив организацию учёта  расчетов с подотчетными лицами могу сделать следующие выводы:

любая организация, будь то строительная фирма, финансовая организация, юридическая контора  и т.д., сталкивается с необходимостью приобретения товарно-материальных ценностей ,а также работ и услуг за наличные деньги, с направлением своих работников в служебные командировки ,с целью повышения квалификации, в связи с производственной необходимостью, для заключения каких-либо договоров , т.е. каждая организация сталкивается с такими расчетами, а следовательно учету расчетов с подотчетными лицами следует уделять не меньшее внимание, чем например учету  основных средств или учету труда и заработной платы. Учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в бухгалтерском учете.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                  Список использованной литературы

 

1. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78
2. Арефкина Е. И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2004.
3. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб.- 2005.
4. Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
5. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58
6. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44
7. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41
8. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.
9. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примеры:

1)  Организация  в марте 2011 г. приобрела легковой  автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в  том числе НДС - 36 000 руб.). 
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи: 
Дебет 08-4 Кредит 60 
- 200 000 руб. (236 000 руб. - 36 000 руб.) - учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС); 
Дебет 19-1 Кредит 60 
- 18 000 руб. - учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца); 
Дебет 60 Кредит 51 
- 236 000 руб. - оплачен счет продавца; 
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19-1 
- 18 000 руб. - произведен налоговый вычет по НДС. 
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.: 
Дебет 71 Кредит 50 
- 700 руб. - выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов; 
Дебет 08-4 Кредит 71 
- 700 руб. - плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица); 
Дебет 01 Кредит 08-4 
- 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) - автомобиль зачислен в состав основных средств.

2) Работнику организации  выдано под отчет 1500 руб. на  хозяйственные расходы. Данным  работником были приобретены  канцелярские товары на сумму  1350 руб. Остаток неиспользованного  аванса был возвращен в кассу. 
На счетах бухгалтерского учёта будут сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50 – 1500 руб. выданы денежные средства подотчет

Дебет 10 Кредит 71 -  1350 руб. оприходованы канцтовары на основании  авансового отчёта работника

Дебет 50 Кредит 71- 150 руб. сдан в кассу неизрасходованный остаток  подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается  проводкой:

Дебет 94 Кредит 71 –отражена  невозвращенная в срок подотчетная  сумма.

Данную сумму можно  удержать из заработной платы.

 

3) Остаток неиспользованных  денежных средств по авансовому  отчету составил 6000 руб., который  не был возвращен в установленный  срок. Авансовый отчет утвержден  в сумме 15 000 руб. В связи  с этим руководитель издал  распоряжение об удержании сумм  из заработной платы подотчетного  лица. Оклад работника составляет 25 000 руб. 
Дебет 71 Кредит 50 
- 21 000 руб. - выдано под отчет работнику на командировочные расходы; 
Дебет 26 Кредит 71 
- 15 000 руб. - сдан авансовый отчет; 
Дебет 94 Кредит 71 
- 6000 руб. - отражена сумма не возвращенного в срок аванса; 
Дебет 73 Кредит 94 
- 6000 руб. - сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо; 
Дебет 70 Кредит 73 
6000 руб. - не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

 

 

 

ООО «Мебель  Комплект»

 

            Приказ №

от 200 г.

О установлении размера (норм) суточных

 

Приказываю:

В 200 году установить размер суточных при командировках  по территории России - рублей в сутки.

Директор  ООО «Мебель Комплект» _________________/Горбенко Н.В

 

ООО «Мебель  Комплект»

Приказ  № 

от 200 г.

О порядке выдачи денежных средств  под отчет

Приказываю:

1. В 200 году выдавать наличные деньги под отчет следующим работникам:

менеджеру

менеджеру

бухгалтеру

         2. Денежные средства под отчет выдаются на срок не превышающий 7 рабочих дней с момента их выдачи.

 

Директор  ООО «Мебель Комплект» _________________/Горбенко Н.В. 

                                                 Содержание

1.Введение………………………………………………………………………………………………..2

2.Основные нормативные документы………………………………………………….3-6

3. Расчёт с подотчетными лицами……………………………………………………….7-15

4. Порядок оформления документов…………………………………………………16-21

5.Заключение……………………………………………………………………………………………22

6.Список использованной литературы…………………………………………………….23

7.Приложение…………………………………………………………………………………......24-29