Учет расчетов с подотчетными лицами

     Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику  без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

     Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится  к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

     Учитывая  недостаточность российской экономической  базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

     Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

    Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

    Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему  НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

    Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

    Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

    Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации  именно у этого продавца.

    Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников  может быть компенсирована указанная разница?

    Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

    Выплаченная компенсация должна быть включена в  совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

       Более  широкое  внедрение   компьютерного учета  в процесс оформления первичных документов  может  являться  одним  из наиболее эффективных путей  совершенствования  первичного  учета.  С  этой  целью  необходимо автоматизировать   учет расчетов с подотчетными лицами,  что  позволит механизировать обработку информации  о командированных работниках,  понизить  вероятность  ошибок  при перенесении информации из  первичных  документов  в  регистры  бухгалтерского  учета,  а  также  сократить  количество  первичной  учетной  документации , что, в  свою очередь,  будет способствовать  повышению точности и оперативности  учета  расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

     Этому также  способствует    упорядочение первичной   документации,     широкое   внедрение      типовых унифицированных   форм, повышение   уровня    механизации    и  автоматизации   учетно  - вычислительных работ.  
 

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ 

АВАНСОВЫЙ отчет - документ, подтверждающий расходование аванса. В нем указываются суммы, полученные под отчет, фактически произведенные  расходы, остаток подотчетных сумм или их перерасход. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Авансовый отчет проверяется бухгалтерией, утверждается руководителем и служит основанием для списания выданного аванса.

     Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

      Составляется в одном экземпляре  подотчетным лицом и работником  бухгалтерии.

      Авансовый отчет может составляться  на бумажном и машинном носителях информации.

      На оборотной стороне формы  подотчетное лицо записывает  перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

      В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

      Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

      Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем или  уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

      На основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией  производится списание подотчетных  денежных сумм в установленном  порядке. 
 

Список  использованной литературы 

1. Астахов В.П. Бухгалтерский учет и налогообложение  основных средств. Ростов н/Д, издательский центр «Март»
2. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. –М.: Аудит, ЮНИТИ
3. Мордовкин А.В. Бухгалтерский учет и налогообложение основных средств. М., «Главбух»
4. Козлова Е.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н. Бухгалтерский учет. М., «Финансы и статистика»
5. Луговой В.А. Учет основных средств, нематериальных активов, долгосрочных инвестиций. М., «ФБК-ПРЕСС»
6. Кожинов В.Я. Бухгалтерский учет. М., «Экзамен»