Учет расчетов с подотчетными лицами

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения,

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

1) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

2) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

3) оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;

4) расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

1)     стоимость завтраков;

2)     услуги химчистки;

3)     пользование минибаром и т.п.

Кроме того, работнику возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице.

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.

При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.

Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

2 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ЛОТОС»

2.1 Характеристика ООО «Лотос»

Полное наименование предприятия – Общество с ограниченной ответственностью «Лотос». Предприятие зарегистрировано в январе 2000 года, осуществляет свою деятельность на основании Устава утвержденным общим собранием участников  и других учредительных документов, оформленных в соответствии с п.2 гл.41 Гражданского Кодекса РФ. Основной вид деятельности торговля мебелью разного профиля. Место нахождения предприятия: г.Ростов-на-Дону, ул.Советская 20.

ООО  «Лотос» является юридическим лицом с момента государственной регистрации  (01.02.2000г.) и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе; может осуществлять имущественные и личные неимущественные права; может быть истцом и ответчиком в суде; несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом; может заниматься лицензируемыми видами деятельности при наличии лицензии; вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами; имеет круглую печать.

Общество самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Штат состоит из шести человек: директора, двух бухгалтеров, маркетолога , двух грузчиков, снабженца и уборщицы.

Бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности в  соответствии со ст. 18 Закона «О бухгалтерском учете».

Бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчетные и

де­нежные обязательства. Указанные документы без подписи бухгалтера считаются недействительными.

Главная задача бухгалтера — способствовать достижению положительных ре­зультатов хозяйственной деятельности.

Как и многие другие предприятия, ООО “Лотос ” стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов со своими зарубежными коллегами. Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу.

Структура предприятия ООО «Лотос» отражена в рисунке(1)

              Генеральный директор

Гл. бухгалтер              Зам. директора

Бухгалтерия              Отдел закупок              Отдел сбыта

Рисунок 1 -Структура ООО «Лотос»

На основании учетной политики (приложение А), учет основных средств осуществляется на счете 01 «Основные средства». Первоначальная стоимость приобретенных основных средств учитывается от 40000 рублей. Амортизация нематериальных активов производится линейным способом. Бухгалтерский учет выпуска готовой продукции (работ, услуг) осуществляется с применением счета 40 «Выпуск готовой продукции».

Проведя анализ финансово-экономической деятельности ООО «Лотос» за 2010 г. на основании баланса видно, что стоимость основных средств в течении года не изменилась (прибытия и выбытия основных средств не было). Запасы материалов на конец 2010 г. уменьшились по сравнению с началом года на 2600 тыс. руб. в связи с тем, что несмотря на экономический кризис, предприятие в 2010 г. наладило выпуск нового ассортимента продукции.

Увеличились затраты в незавершенном производстве на 1200 тыс. руб. и увеличились запасы готовой продукции на конец года на 4 млн. руб. Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами на конец 2010 г. уменьшилась на 20 млн. руб. в связи с тем, что снабженцы предприятия отчитались за денежные средства, взятыми подотчет. Остаток денежных средств в кассе на коней года увеличился на 50 тыс. руб., т.к. увеличился объем продаж за наличный расчет, и предприятие увеличило лимит остатка по кассе на конец года. Остаток денежных средств на расчетном счете предприятия уменьшился т. к. были оплачены налоги в бюджетные и внебюджетные фонды. Уставный капитал в течении 2010 г. не изменялся. Нераспределенная прибыль уменьшилась в связи с тем, что 1800 тыс. руб. было выплачено на премии работников предприятия по итогам 9 мес. Кредиторская задолженность по сравнению с началом года увеличилась на 1 млн. руб. т. к. не были оплачены коммунальные услуги предприятия. Задолженность перед персоналом предприятия уменьшилась на 150 тыс. руб. в связи с тем, что была выплачена задолженность по оплате труда. Доходы будущих периодов предприятия – 2500 тыс. руб.- произведенная, но не оплаченная продукция. Можно сделать вывод, что предприятие «Лотос» ведет ровную деятельность без скачков и падений.

2.2 Порядок отражения хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами

На предприятии ООО «Лотос» часто совершается большое количество операций по расчетам с подотчетными лицами, которые отражаются на счетах бухгалтерского учета, предусмотренными рабочим планом счетов. Счета в обобщенном виде понимаются как накопитель информации, которая затем обобщается и используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчётности.

Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетным лицом на следующем примере:

         ООО «Лотос» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Лотос» 12.01.2010 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:

         приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации;
        погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб.
        Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2010. Руководитель ООО «Лотос» утвердил авансовый отчет 26.01.2010.