Учет расчетов с подотчетными лицами

     Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).

     Данные  с журнала №7 берутся для составления  главной книги. На основании Главной  книги составляется оборотная ведомость  по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

     В бухгалтерском балансе дебиторскую  задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».  

     2. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, товаров

     Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

     В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

     Например, к авансовому отчету водителя организации  необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась  заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер  и дата выдачи чека; стоимость ГСМ  с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

     Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать  в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

     В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости  приобретенных организацией товаров.

     В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий  номенклатуру, количество приобретенных  товаров и цели их приобретения.

     Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации  и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

     При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

     Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

     Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

     Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между юридическими лицами.

     На  практике встречаются случаи, когда  работник организации закупает товар  за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти  цели денежные средства. При этом налоговые  органы в отдельных случаях рассматривают  такую операцию как факт покупки  организацией товара у физического  лица и требуют включить выплаченные  работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

     Во  избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров  не для собственных нужд, а для  организации работнику следует  оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации  может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому  ордеру) и передачу товара (накладные  подписаны по доверенности или непосредственно  лицом, имеющим право подписи  финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

     При этом после одобрения сделки у  организации возникает задолженность  по возмещению работнику произведенных  им расходов. Выдача из кассы организации  средств производится на основании  авансового отчета с приложением  к нему необходимых первичных  документов, подтверждающих данную покупку.

При утверждении  авансового отчета по данной подотчетной  сумме, производится списание израсходованных  подотчетных сумм (см. Таблица №1)

Таблица №1

В том  случае, если организация является плательщиком налога на добавленную  стоимость, то суммы налога, уплаченного  поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную  стоимость». Если за приобретенное  имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС  по таким расходам отражается проводкой (см. Таблица №2)

Таблица №2

Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно  должно вернуть неиспользованный остаток  в кассу. Данная операция отражается проводкой (см. Таблица №3)

Таблица №3

Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу  организации, то остаток невозвращенного  аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (см. Таблица №4).

Таблица №4

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может  быть удержана из заработной платы  работника. При этом в учете делается проводка (см. Таблица №5)

Таблица №5

При погашении  работником суммы долга по подотчету  можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям». 

     3. Служебные командировки по России и за рубеж

     Служебная командировка – это поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

     Основным  нормативным документом, регламентирующим учет и оформление командировок работников российских предприятий, была и остается Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. №62 "О служебных командировках  в пределах СССР" (далее Инструкция). При направлении работника в  командировку, ему выдается денежный аванс, который, согласно пункту 19 Инструкции, не может быть больше сумм, причитающихся  на оплату проезда, расходов по найму  жилого помещения и суточных. Они  определяются бухгалтером на основании  предполагаемого срока командировки и действующих норм возмещения: как  произведение количества дней командировки на норму суточных и нормы стоимости  проживания в гостинице плюс стоимость  проезда до и от места назначения.

     Инструкция  не указывает, что следует считать  местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается  расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная  его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

     Не  признаются командировками служебные  поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или  имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

     Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

     Нельзя  направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением  творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих  в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в  соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с  учетом мнения Российской трехсторонней  комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).