ДЕБЕТ 19,КРЕДИТ 71

     -учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица.

     Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно  должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:

     ДЕБЕТ 50 «Касса», КРЕДИТ  71

     - Остаток неиспользованной суммы  возращен в кассу организации

     Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то составляется следующая проводка:

     ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», КРЕДИТ 71.

     - Отражена сумма невозвращенного  аванса

     В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка:

     ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»

     - Удержана задолженность по подотчету  из заработной платы работника

     При погашении работником суммы долга  по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки:

     Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

     - Погашение долга работника. 
 

     2.2. Cинтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

     В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

     На  данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

     Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетник ставит свою подпись  в ордере, дату. Это операция отражается проводкой:

     ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

       – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником).

       Расходный кассовый ордер регистрируется  в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем  и главным бухгалтером.

     Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

     Эту форму с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

     Если  из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

     Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1. руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
2. руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

     Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по:

     ДЕБЕТУ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», КРЕДИТУ счета 71«Расчеты с подотчетными лицами».

     Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

     Данные  с журнала №7 берутся для составления  главной книги. На основании Главной  книги составляется оборотная ведомость  по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

     В бухгалтерском балансе для отражения  дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами составляют следующею проводку:

       ДЕБЕТ  246 «Прочие дебиторы», КРЕДИТ  – по строке 628 «Прочие кредиторы».  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     В процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

     Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

     Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных  сумм, право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Особое  внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при  этом учтены последние нормативные  акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

     В результате всего вышеизложенного  материала можно сделать следующие  основные выводы.

     Расчеты с подотчетными лицами - неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

     · своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;

     · документальная обоснованность использования  подотчетных сумм;

     · контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.

     Знание  всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.

     Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

 

      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

     1. Гражданский кодекс Российской Федерации. - Ч. 1,2. - М.: ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство «ЭКМОС», 2001. - 228 с.

     2. Трудовой кодекс РФ. - М.: ЗАО «  Славянский дом книги», 2006. - 96 с.

     3. Налоговый кодекс РФ. Части I и  II. Утвержденные законом №126 - ФЗ (в ред. 01.11.2001). - М.: издательство НОРМА, 2008. - 392 с.

     4. Федеральный закон: "О бухгалтерском  учете" от 21.11.96 - №129-ФЗ=- Новосибирск:  Сиб.Универ. Изд., 2009.-33 с.

     5.Абрамова  Н.В., Сумкин А.С. Как избежать  ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2008.-№4.-с.72-78

     6.Арефкина  Е. И. Правовые основы бухгалтерского  и налогового учета и аудита  в Российской Федерации: Учебное  Пособие для студентов вузов.  – М.: 2010.-97 с.

     7.Бухгалтеру  и аудитору: Справочное пособие,  Т.1,2 — СПб.- 2009.-14 с.

     8.Бухгалтерский  учет. Учебник/ Под ред. Бабаева  Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.-224 с.

     9.Волкова  Л.В. Командировки по России: расходы  на проезд и проживание работников // Главбух.-2009.-№5.-с.47-58

     10.Загарова  Н.А. Учет представительских расходов  в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44

     11.Земсков  В.В. Командировки по России: спорные  моменты // Главбух.-2011.-№20.-с.36-41

     12.Кондраков  Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640 с.

     13.Максимова  Л.Н. Типичные нарушения при  осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2010. -№ 2.-67 с.

     14.Об  утверждении форм отчетности  по налогу на доходы физических  лиц: Приказ МНС России от 1 ноября 2000 г. № БГ-3-08/379

     15. Порядок ведения кассовых операций  в РФ: Решение Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 2007 г.

     16.. Буянова М.О., Гусов К.Н. и др. Комментарий к Трудовому кодексу  Российской Федерации (под ред.  Гусова К. Н.).7-е изд., перераб.  и доп. - "Проспект", 2009 г.

     17.. Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами. - М.: Вершина, 2008. - 104 с.

     18.. Погодина Г.В. Командировка: Оформление, возмещение расходов, налогообложение. - М.: СУИ, 2008. - 126 с.