Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

      В  ноябре 2009 года в МУП «Водоканал» поступили материалы на сумму 15400 руб. (в т.ч. НДС 2349,15) от ООО «Ника». Счет данного поставщика был акцептован в этом же месяце на указанную сумму (таблица 3). 

      Счет 60 по дебету, на котором отражаются суммы исполнения обязательств, включая  авансы и предварительную оплату, корреспондирует со счетами учета  денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

      Например, в МУП «Водоканал» в ноябре 2009 года был оплачен счет поставщика ООО «Рифей» на сумму 14700 руб. (Д^т 60 К^т 51).

        В книге продаж отражаются  все реквизиты, содержащиеся в счетах-фактурах, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются продажи, не облагаемые налогом.

      В свою очередь у покупателей товаров, работ, услуг кроме журнала учета  получаемых от поставщиков счетов-фактур ведется специальная книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении сумм НДС, подлежащего зачету в соответствии с законом об НДС.

      Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.

      В конце месяца в журнале-ордере № 6 выводят остатки: по дебету – суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту – суммы, причитающиеся к оплате поставщикам.

      Бухгалтерский учет в МУП “Водоканал” на сегодняшний  момент ведется с использованием средств вычислительной техники  на базе электронной версии "1С:Бухгалтерия Проф. 8,0" под Windows. Это универсальная бухгалтерская программа.

      Электронная версия 1: С Бухгалтерия ориентирована  на обычного бухгалтера, обладающего  азами компьютерной грамоты. Программа  настраивается на особенности бухгалтерского учета на предприятии, на изменения в законодательстве и формах отчетности. Подобные изменения могут осуществляться самим пользователем.

      Основные  особенности электронной бухгалтерии  “1:С”:

• ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
• получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
• полная настраиваемость с возможностью изменять и дополнять план счетов, систему типовых проводок, систему аналитического учета, формы первичных документов;
• возможность печати первичных документов при вводе проводок.

      Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал операций. При помощи электронной бухгалтерии, вместе с вводом проводок, формируются первичные документы. Программа дает возможность составлять отчетность и различные вспомогательные документы, в частности:

• оборотно-сальдовые ведомость по счетам и/или субсчетам;
• анализы счетов, содержащих итоги по корреспонденциям конкретных счетов со всеми счетами;
• сводные проводки - итоги по всем используемым корреспонденциям;
• анализы счета по датам – остатки, обороты и корреспонденции с другими счетами за каждую дату отчетного периода;
• журналы ордера - выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам; карточки счетов - все проводки с данным счетом;
• отчеты произвольной формы разработанной пользователем для детального изучения хозяйственных процессов.

      Организация аналитического учета позволяет  в электронной бухгалтерии “1:С”, отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товарно-материальных ценностей, выполнение договоров, расчеты по заработной плате и с подотчетными лицами и т.д.

      Помимо  «1С:Бухгалтерия Проф. 8,0» используются и такие прикладные программы как «1С-Торговля», «1С-Склад». С помощью программы 1С-Торговля отслеживается движение товаров и продажи.

      Информация  о каждом имеющемся на складе товаре занесена в базу данных. По запросу  компьютер анализирует:

• количество оставшегося товара;
• правила его налогообложения;
• юридические ограничения на его продажу и др.

      Одновременно  с подачей сведений о проданном  товаре компьютер производит соответствующую  коррекцию (уточнение) товарной ведомости.

      Обычно  программное обеспечение устроено так, что сводная информация о наличии товаров выдается к концу рабочего дня. Вместе с тем имеется возможность обновлять данные об изменении цен и поступлении новых партий товаров.

      «1С-Склад» контролирует наличие товаров на складе, формирует заказ на приобретение новых товаров. 1С-Бухгалтерия осуществляет все бухгалтерские операции, включая начисление зарплаты и формирование бухгалтерских отчетов. Автоматизация работы средствами 1С позволила выявить наличие товаров, которые реализуются быстро и медленно и составить рейтинг продажи товаров. Без программных средств эта задача была невыполнима, учитывая большую номенклатуру, с которой работает компания.

      На  предприятии установлена также  справочная компьютерная система “Консультант-бухгалтер”. Справочная система “Консультант Бухгалтер” - это мощное и в то же время простое и удобное средство по работе с правовой информацией. Справочная система “Консультант Бухгалтер” представляет собой удобное справочное средство для работы с текстовой информацией.

      Использование средств вычислительной техники  на базе электронной бухгалтерии  “1:С” и справочной системы “Консультант Бухгалтер” позволяет добиться в  работе бухгалтерии своевременного и качественного составления  финансовой отчетности предприятия; строить работу на актуализированной правовой информации и тем самым избежать серьезных ошибок. При использовании средств вычислительной техники экономится огромное количество времени необходимое для рутинных операций и бухгалтер может больше времени уделять аналитической работе. 
 

       2.3. Основные проблемы и пути совершенствования учета дебиторской и кредиторской задолженности МУП «Водоканал» 

       К непосредственным задачам учета  дебиторской и кредиторской задолженности  относятся следующие:

• точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;
• контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;
• определение структуры кредиторской и дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;
• определение состава и структуры просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, ее  доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;
• выявление структуры данных по поставщикам  по неоплаченным  расчетным документам, поставщикам по просроченным векселям, поставщикам по полученному коммерческому кредиту, установление их целесообразности и законности;
• выявление объемов и структуры  задолженности по векселям, по претензиям, по выданным и полученным авансам, по страхованию имущества и персонала, задолженности, возникающей вследствие расчетов с другими дебиторами и кредиторами, задолженности по банковским кредитам и др. определение причин их возникновения и возможных путей устранения;
• определение правильности использования банковских ссуд;
• выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;
• определение правильности расчетов с работниками по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами и выявление резервов погашения имеющейся задолженности по обязательствам перед кредиторами, а также возможностей взыскания долгов (посредством денежных или не денежных расчетов или обращения в суд) с дебиторов.

       Дебиторская задолженность МУП "Водоканал" меньше кредиторской, это является возможным фактором снижения уровня коэффициента общей ликвидности. Одновременно это свидетельствует о менее быстрой оборачиваемости кредиторской задолженности по сравнению с оборачиваемостью дебиторской задолженности.

       Организация неправильно распределяет движение денежных потоков, что и приводит к задержке платежей.

       Следовательно, практически речь идет об одновременном  управлении движением как дебиторской, так и кредиторской задолженности. Практическое осуществление такого управления на МУП "Водоканал" предполагает наличие информации о реальном состоянии дебиторской и кредиторской задолженности и их оборачиваемости. Речь идет об оценке движения дебиторской и кредиторской задолженности в данном периоде. Иными словами, из балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности надо исключать долгосрочную и просроченную, т. е. те элементы долгов, превращение которых в денежные средства относятся к другим временным периодам. Оставшаяся после этого часть дебиторской и кредиторской задолженности есть основа для оценки периодичности поступления долгов покупателей, достаточного погашения кредиторской задолженности, а также балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец периода при условии их оборачиваемости в соответствии с договорными условиями или установленным порядком расчетов.

       Предприятие имеет следующие показатели за 1 квартал 2006 года (тыс. руб.)

       1. Выручка от продаж — 96019

       2. Затраты на проданную продукцию  — 1046

       3. Средние балансовые остатки дебиторской задолженности — 27894

       4. Из п. 3 — долгосрочная —24014. Из  п. 3 — просроченная —1120. Средние  балансовые остатки кредиторской  задолженности —37663. Долгосрочная  — 591

       5. Просроченная - 10553. Изменение балансовых  остатков запасов за период (+, —) — 13

       Исходя  из приведенных отчетных данных предприятия, можно определить показатели, характеризующие  движение дебиторской и кредиторской задолженности.

       Однодневная выручка от продаж составляет 96019/ 90 = 1066тыс. руб. Соответствующая ей дебиторская  задолженность равна 27894-24014-1120 = 12475 тыс. руб. Следовательно, средняя оборачиваемость дебиторской задолженности как результат договорных условий расчетов с покупателями составляет 12 дней (12475 /1066=12).

       Однодневные затраты на проданную продукцию  с учетом изменения остатков запасов равны 1046+13= 1059тыс. руб. Кредиторская задолженность, относящаяся к оцениваемому кварталу: 37663-10553-591=26519тыс. руб.

       Средняя оборачиваемость кредиторской задолженности, отражающая условия расчетов с поставщиками, расчетов по оплате труда и расчетов с бюджетом, равна 25 дням (26519/ 1059=25).

       Таким образом, в среднем через каждые 12 дней предприятие получает оплату от дебиторов и через каждые 25 дней обязано платить кредиторам.

       Эти средние показатели оборачиваемости  сложились как совокупный результат всех договорных условий расчетов с покупателями и поставщиками, а также сроков выплат по фонду оплаты труда и бюджету. Поэтому они могут служить для оценки влияния на финансовое состояние предприятия условий расчетов с покупателями и поставщиками.

       Если  условия расчетов не нарушаются, то каждые 12 дней предприятие получает денежные средства от покупателей в  сумме, равной 12475 тыс. руб., а каждые 25 дней уплачивает кредиторскую задолженность  в размере 26519 тыс. руб. Если такие же условия расчетов сохраняются и в последующих кварталах, то можно проследить движение платежей дебиторов и кредиторам и состояние денежных средств на каждую дату платежа дебиторов и платежа кредиторам. При этом можно оценить, порождают ли сложившиеся условия расчетов недостаток средств в обороте или свободные средства в обороте, какова величина названных средств, в течение какого периода времени они имеют место, определить остатки дебиторской и кредиторской задолженности на конец периода, оценить в целом влияние условий расчетов на финансовое состояние предприятия, факторы, формирующие характер этого влияния. В конечном счете оценка всего перечисленного позволяет принимать решения об изменениях условий расчетов с покупателями и поставщиками в пределах имеющихся возможностей.

       В таблице показано движение денежных средств под влиянием расчетов с  покупателями и поставщиками. Предполагается, что такие условия расчетов действуют  в течение двух кварталов.

       Графа 4 таблицы показывает, что сумма  средств в обороте постоянно снижается, и понятно, что если продолжить расчет на последующие периоды, она исчезнет вовсе. 

       Таблица 4

       Движение  дебиторской и кредиторской задолженности  предприятия при соответствии условий  расчетов договорным (тыс. руб.)