1.4.
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО
УЧЕТУ ДВИЖЕНИЯ
МАТЕРИАЛОВ
Для учета движения
материалов применяется типовая
учетная документация, отвечающая требованиям
основных положений по учету материалов
и приспособленная для автоматизированной
обработки информации. Количество экземпляров
выписываемых документов и их документооборот
устанавливаются в зависимости
от характера предприятий, особенностей
организации производства, материально-технического
снабжения и от системы организации
учета. Количество экземпляров должно
быть минимальным: при использовании
ЭВМ -- один экземпляр, а при ручной
обработке -- не более двух.
Поступление материалов на предприятие
контролирует в первую очередь отдел снабжения,
который следит за выполнением поставщиками
договорных обязательств, предъявляет
им претензии по качеству и недостачам
материалов, разыскивает грузы, если они
своевременно не прибыли на предприятие.
Материалы на склад от местных и иногородних
поставщиков доставляет экспедитор отдела
снабжения. Принимая грузы от транспортных
организаций (железной дороги, пристани)
, экспедитор особое внимание уделяет
состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений
требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится
недостача или порча груза, составляется
коммерческий акт на право предъявления
претензий к транспортной организации
или к поставщику.
В момент сдачи экспедитором материалов
на склад материально ответственное лицо
(заведующий складом, кладовщик) проверяет
соответствие количества, качества и ассортимента
поступивших материалов документам поставщика.
Одни из них отражают количество отправленного
груза (спецификации, отвесы, накладные),
другие -качество (сертификаты, удостоверения
и т.п.) . При соответствии показателей
документов фактическому наличию материально
ответственное лицо выписывает приходный
ордер (ф. № М-З и М-4) .
Различают документы однострочные, выписанные
на отдельную номенклатурную позицию
материалов, и многострочные -- на несколько
номенклатурных позиций материалов одновременно.
В условиях ручной обработки рекомендуется
применять однострочные документы, при
автоматизации -- многострочные. Приходные
ордера ф. № М-З (однострочный) и ф. № М-4
(многострочный) необходимы для количественно-суммового
учета материалов, поступающих на предприятие
от поставщиков или из переработки.
Для сокращения количества первичных
документов разрешается и бездокументное
оформление поступивших материалов. Если
расхождений ни в количестве, ни в качестве
прибывшего груза с документами поставщика
нет, то на документах поставщика (платежных
требованиях) проставляется и заполняется
специальный штамп с основными реквизитами
приходного ордера.
В случае централизованной доставки материалов
автотранспортом со склада поставщик
выписывает товарно-транспортную накладную
(ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах: а)
покупателю -- для оприходования материалов
вместо приходного ордера б) поставщику
-- для списания ценностей; в) для начисления
заработной платы водителям автотранспорта;
г) для предъявления в банк на оплату.
Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется
для оформления поступивших материальных
ценностей без платежных документов и
в случае расхождений (количественных
и качественных) с данными сопроводительных
документов. Акт составляется комиссией
с обязательным участием представителя
поставщика или представителя незаинтересованной
организации, заведующего складом и представителя
отдела снабжения предприятия. Комиссия
назначается руководителем предприятия.
Составляется акт в двух экземплярах:
первый -- передается в бухгалтерию предприятия
как основание для бухгалтерских записей
на счетах и расчета сумм недостач или
излишков; второй -- поступает в отдел снабжения
для предъявления претензий поставщику
или сообщения ему о представлении платежного
требования на излишки. Наличие акта исключает
выписку приходного ордера.
Приходные документы составляются в день
поступления материалов. Приходные ордера,
накладные и акты содержат основные реквизиты:
наименование поставщика, наименование
материалов, их сорт, размер, количество,
цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших
материалы. Обособленно хранятся на складах
материалы, подлежащие лабораторному
анализу и техническому осмотру, а также
материалы, принятые на ответственное
хранение. Приходные ордера на них не выписываются,
расходовать их не разрешается до выявления
результатов анализа. Их учет организуется
в специальной книге. Вначале регистрируют
поступившие материалы, находящиеся на
лабораторном исследовании, а затем материалы,
принятые на ответственное хранение. Ведение
этой книги обеспечивает контроль за сохранностью
социалистической собственности.
Кроме перечисленных документов, составляются
накладные (ф. № М-12, М-13) при внутреннем
перемещении материалов со склада на склад
или при сдаче цехами на склад неиспользованных
сэкономленных материалов или ценных
отходов производства, отходов от брака
продукции, от ликвидации основных средств,
от выбытия из эксплуатации малоценных
и быстроизнашивающихся предметов. Материально
ответственные лица, сдающие материалы,
выписывают накладные в двух экземплярах:
один цеху для списания материалов, другой
складу -- для их оприходования.
Расходные документы отражают отпуск
материалов на производственные нужды
(изготовление продукции), на хозяйственные
нужды (содержание зданий, ремонтные работы),
реализацию на сторону излишних, не используемых
в хозяйственной деятельности предприятия
материалов. К ним относятся: лимитно-заборные
карты, требования, накладные.
Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается
отделом снабжения на одну или несколько
позиций (видов материалов), относящихся
к определенному коду производственных
затрат (заказу). Расчет потребности необходимого
объема и вида материальных ценностей
цеху для выполнения производственной
программы осуществляет планово-производственный
отдел. Лимит расходования и отпуска материалов
при этом сокращается на количество ценностей
данного вида оставшихся в цехах на начало
месяца. Выписываются карты в двух экземплярах:
один -- цеху, другой -- складу. При отпуске
ценностей со склада кладовщик расписывается
в лимитно-заборной карте цеха, а представитель
получателя -- в лимитно-заборной карте
склада. В обеих картах после каждого отпуска
выводится остаток неиспользованного
лимита. По использовании лимита и по окончании
месяца лимитно-заборные карты сдаются
в бухгалтерию предприятия. На основании
их оформляется отпуск материалов и осуществляется
текущий контроль за соблюдением установленных
лимитов их отпуска на производственные
нужды.
По лимитно-заборной карте ведется также
учет материалов, не использованных в
производстве (возврат). При этом никаких
дополнительных документов не составляется.
В целях сокращения количества лимитно-заборных
карт возможно применение поквартальных
карт с отрывными месячными талонами.
Если лимитно-заборные карты используются
при постоянном, систематическом отпуске
материалов, то для оформления однократного
их отпуска на хозяйственные и прочие
нужды применяется требование (ф. № М-10
и М-11) . Выписывается требование в двух
экземплярах цехами, отделами, потребителями
материалов: один остается у получателя
с распиской материально ответственного
лица склада, второй -- у заведующего складом
(кладовщика) с распиской получателя.
Всякий сверхлимитный отпуск материалов
на производство (возмещение брака, перерасход,
перевыполнение производственной программы)
или замена материалов оформляются выпиской
специального требования с отметкой в
нем кода причины и виновника перерасхода.
Отпуск в этих случаях допускается только
с разрешения директора предприятия, или
главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.
Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются для
учета и оформления отпуска материалов
на сторону или хозяйствам своего предприятия,
расположенным за пределами его территории.
Выписываются они отделом сбыта в трех
экземплярах на основании нарядов или
договоров. При перевозке автотранспортом
материалов, отпущенных на сторону, выписывается
товарно-транспортная накладная.
1.5.
УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ
НА СКЛАДАХ И
ЕГО СВЯЗЬ С
УЧЕТОМ МАТЕРИАЛОВ
В БУХГАЛТЕРИИ
Порядок учета
материалов на складах и в бухгалтерии
зависит от метода учета материалов.
Метод предусматривает порядок
и последовательность ведения учета
материалов, виды учетных регистров,
их количество, взаимосверку показателей.
Наиболее прогрессивным и рациональным
методом учета материалов является оперативно
бухгалтерский (сальдовый) . Возможны также
количественно-суммовой метод и с помощью
отчетов материально ответственных лиц.
Основные принципы оперативно-бухгалтерского
метода следующие: оперативность и бухгалтерская
достоверность количественного учета
на складе при помощи карточек складского
учета, которые ведутся материально ответственными
лицами; систематический контроль работников
бухгалтерии непосредственно на складе
за правильным и своевременным документированием
операций по движению материалов и ведением
складского учета материалов; предоставление
бухгалтерам права проверки соответствия
фактических остатков материалов в натуре
данным текущего складского учета; осуществление
бухгалтерией учета движения материалов
только в денежном выражении по учетным
ценам и по фактической себестоимости
в разрезе групп материалов и мест их хранения,
а при наличии ВУ -- также в разрезе номенклатурных
номеров; систематическое подтверждение
(взаимосверка) данных складского и бухгалтерского
учета путем сопоставления остатков материалов
по данным складского (количественного)
учета, оцененных по принятым, учетным
ценам, с остатками материалов по данным
бухгалтерского учета.
Оперативно-бухгалтерский метод учета
материалов предполагает ведение на складах
только количественно-сортового учета
движения материалов. Осуществляется
он на карточках складского учета материалов
(тип. ф. № М-17) . Бухгалтерия открывает
карточки на каждый номенклатурный номер
материала и под расписку передает их
заведующему складом. По мере поступления
на склад материалов кладовщик выписывает
приходный ордер или заменяющий его документ
и регистрирует его в карточке складского
учета материалов. На основании расходных
документов (лимитно-заборных карт, требований,
накладных) в карточке регистрируется
расход материалов. Разноска из лимитно-заборных
карт в карточки складского учета материалов
данных об отпуске может производиться
и по мере закрытия карт (если они на одну
позицию материалов) , но не позднее 1-го
числа следующего за отчетным месяца.
В этом случае лимитные карты в течение
месяца хранятся вместе с соответствующими
карточками складского учета. Остаток
в карточке выводится после каждой записи.
В обязанности кладовщика входит запись
учетных цен в документы на приход и расход
материалов и номер записи по складской
картотеке. В установленные графиком сроки
кладовщик составляет реестры сдачи документов
на приход и расход материалов (ф. № 18)
с указанием количества документов, их
номеров и групп материалов, к которым
они относятся. Бухгалтер материального
отдела принимает от материально ответственного
лица документы при реестрах непосредственно
на складе, тщательно проверяет правильность
отражения основных реквизитов документов
в карточках складского учета (номенклатурный
номер, количество, остаток) и заверяет
проверку своей подписью, после чего карточка
приобретает силу бухгалтерского регистра.
Работник бухгалтерии должен также проводить
на складах контрольные, выборочные проверки
фактического наличия остатков материалов,
особенно дефицитных и дорогостоящих.
О выявленных нарушениях в работе материально
ответственных лиц и по результатам выборочной
проверки замечания вносятся в специальный
журнал склада и докладываются главному
бухгалтеру предприятия.
По состоянию на первое число каждого
месяца материально ответственное лицо
переносит количественные остатки из
карточек в книгу учета остатков материалов
(ведомость) ф. № М-20. Эта книга открывается
бухгалтерией на год по каждому складу.
Хранится она в бухгалтерии и выдается
кладовщику за день до окончания месяца,
а второго-третьего числа следующего месяца
он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность
материально ответственного лица входит
контроль за соответствием фактических
остатков по номенклатурным номерам, установленным
нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение
об отклонениях отделу снабжения предприятия.
1.6.
СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ
МАТЕРИАЛОВ
Приведенная ранее
классификация материалов по их назначению
и применению в производственном
процессе будет использована бухгалтерией
предприятия для организации
синтетического учета.
Каждая группа
материалов учитывается на соответствующем
счете или субсчете. В плане
счетов бухгалтерского учета с этой
целью предусмотрены следующие
счета и субсчета.
Материалы, принятые
на ответственное хранение и в
переработку, учитываются за балансом
на счете 002 “Товарно-материальные ценности,
принятые на ответственное хранение”.
Балансовые счета
материалов (05, Об, 08,12) -- активные, характеризуют
состав хозяйственных средств предприятия.
Учет материалов
ведется в денежном выражении
с обязательной систематической
инвентаризацией (проверкой) фактического
наличия их по местам хранения. Остатки
ценностей и их приход записываются
по дебету счетов, а расход, отпуск --
по кредиту в суммах фактической
себестоимости.
Материальные ценности поступают на склад
не только от поставщиков, но и от подотчетных
лиц (хозяйственные и канцелярские товары)
, от своих и вспомогательных производств,
изготовляющих для собственных нужд инструменты,
специальные штампы, приспособления. Кроме
того, приходуются на склад как поступления
сэкономленные цехами сырье, материалы,
отходы производства, от брака продукции,
от ликвидации основных средств и выбытия
малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Учет и контроль
за расходованием товарно-материальных
ценностей -- одна из важных задач бухгалтерского
учета.
Все первичные документы на расход и отпуск
материалов группируются бухгалтерией
в разрезе синтетических счетов, субсчетов,
мест использования и направления затрат.
В течение отчетного месяца их движение
учитывается по учетным ценам, а по окончании
месяца после расчета процентов и сумм
транспортно-заготовительных расходов
или отклонений фактической себестоимости
от плановых цен эта стоимость доводится
до фактической себестоимости. Таким образом,
данные, образующие фактическую себестоимость
поступивших материалов, в бухгалтерском
учете отражаются в разных журналах-ордерах
(№ 1,3,6,7,10/1,13) , а суммируются в Главной
книге. Фактическую себестоимость израсходованных
и отпущенных на сторону материалов записывают
в журналах-ордерах № 10 и 10/1 и в Главной
книге.
1.7.
УЧЕТ ТРАНСПОРТНО-ЗАГОТОВИТЕЛЬНЫХ
РАСХОДОВ
Транспортно-заготовительные
расходы входят в состав фактической
себестоимости материалов. К ним
относятся все расходы на приобретение
материалов, крем их оптовой стоимости.
Эти расходы учитываются по видам
(группам) материалов на тех же счетах
и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия
предприятия рассчитывает долю, т.е.
сумму и процент транспортно-заготовительных
расходов ко всему объему ценностей
данной группы, которыми располагало
предприятие. Это необходимо для
расчета сумм транспортно-заготовительных
расходов, подлежащих к списанию на
израсходованные в отчетном месяце
материалы. Основанием для расчетов
служат данные ведомости № 10 (2-3 разделы)
.
Суммы транспортно-заготовительных расходов
на выбывшие, израсходованные ценности
списываются на те же счета, что и материалы
по оптовым ценам (гл. VII) . В таком же порядке
производятся расчет и учет доли отклонений
фактической себестоимости от плановой
с той лишь разницей, что могут быть отклонения
(перерасход (+) и экономия (-) ) . Перерасход
так же, как и транспортно-заготовительные
расходы, увеличивает плановую себестоимость,
а экономия -- уменьшает ее. Экономия записывается
с минусом или красным сторно.
2.
ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ
2.1.
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ
МАТЕРИАЛОВ И РАСЧЕТОВ
С ПОСТАВЩИКАМИ
Производственные
запасы материалов пополняются промышленными
предприятиями за счет предприятий-поставщиков
или снабженческо-сбытовых организаций.
Фонды на материалы предприятия
получают от управлений материально-технического
снабжения или отраслевых управлений.
Хозяйственные отношения между
предприятиями построены на основе
договоров. В них предусматриваются:
наименование материалов ценностей), количество,
цены, сроки поставки, порядок расчетов,
способы транспортировки, санкции
за несоблюдение условий договора,
порядок приемки и т.п. Договорные
отношения более полно обеспечивают
потребность предприятий в материалах
должного качества и в соответствии
с установленными сроками. Предприятия-поставщики
на отгруженную продукцию выписывают
платежные требования и счета-фактуры,
передают их банку для оплаты и
пересылают почтой покупателю. Оперативный
учет выполнения договорных обязательств
на предприятиях осуществляет отдел
снабжения, поэтому платежные требования
и счета-фактуры в первую очередь
поступают в отдел снабжения
или в финансовый отдел. Там проверяют
соответствие их договорам, регистрируют
в журнале учета поступающих грузов (ф.
№ М-1) , делают отметку в книге реализации
фондов и акцептуют, т.е. дают согласие
на оплату.
“Счет зарегистрирован и подлежит оплате
в сумме... руб... коп. Материалы доставить
и произвести техническую приемку. Склад
№... дата... Нач. отдела снабжения…” После
регистрации платежное требование получает
внутренний номер (регистрационный) и
передается в бухгалтерию предприятия
для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная
накладная передаются в экспедиционный
отдел для получения и доставки груза.
С этого момента у бухгалтерии предприятия
возникают расчеты с поставщиками. По
мере поступления груза на склад выписывается
приходный ордер, затем при реестре сдается
в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается
к платежному требованию. По мере оплаты
банком этого документа бухгалтерия получает
выписку из расчетного счета о списании
денежных средств в пользу предприятия-поставщика.
Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных
ценностей и услуг организуется на счете
60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”.
Счет по отношению к балансу -- пассивный;
сальдо кредитовое свидетельствует о
суммах задолженности предприятия перед
поставщиками и подрядчиками по неоплаченным
счетам и неотфактурованным поставкам;
оборот по дебету -- о суммах оплат, списаний
и зачетов за отчетный месяц; оборот по
кредиту -- о суммах по принятым к оплате
акцептованным платежным документам и
неотфактурованным поставкам за отчетный
месяц.
Ведется учет расчетов с поставщиками
в журнале-ордере № 6. Это комбинированный
регистр, аналитический учет в котором
организуется в разрезе каждого платежного
документа, приходного ордера или приемного
акта. Открывается этот журнал-ордер суммами
незаконченных расчетов с поставщиками
на начало месяца: ·
· по акцептованным
платежным документам, срок оплаты
которых не наступил, или просроченным
-- материалы поступили (сальдо на начало
месяца по счету 60); ·
· по акцептованным
платежным документам оплаченным --
материалы не поступили (справочно
“За неприбывший груз”, сальдо нет);
· по акцептованным
платежным документам неоплаченным
материалы не поступили (справочно
“За неприбывший груз” и сальдо
на начало месяца); ·
· сальдо на начало
месяца по неотфактурованным поставкам
(материалы поступили, а платежные
документы для оплаты их не поступили).
В течение отчетного
месяца бухгалтерия предприятия
получает платежные требования поставщиков,
акцептованные отделом снабжения,
принимает приходные ордера и
приемные акты складов, получает выписки
из расчетного и прочих счетов предприятия.
Это позволяет заключить расчеты,
закончить их ввиду выполнения каждой
стороной своих обязательств.
Журнал-ордер
№ 6 ведется линейно-позиционным
способом, что дает возможность судить
о состоянии расчетов с поставщиками
по каждому документу. Кроме справочных
данных (номер счета, регистрационный
номер, наименование поставщика) , в
журнале-ордере № 6 записывается номер
приходного документа склада, стоимость
поступивших материалов по учетным
ценам предприятия и стоимость
по платежному документу поставщика.
Суммы по учетным ценам записываются
независимо от вида поступивших ценностей
общей суммой, а суммы по платежным
требованиям поставщиков -- в разбивке
по группам поступивших материалов
(основные, вспомогательные, полуфабрикаты,
топливо и т.п.). Сумма претензий
записывается на основании актов. По
выпискам банка производится отметка
об оплате каждого платежного документа.
Порядок учета
неотфактурованных поставок:
Неотфактурованными
считаются поставки, по которым материальные
ценности поступили на предприятие
без платежного документа. На складе
приходуют их, выписывая приемный
акт, который при реестре поступает
в бухгалтерию. Здесь материалы
по акту расцениваются по учетным
ценам, записываются в журнал-ордер
№ 6 как ценности, поступившие на
склад, в этой же сумме относятся
на группу материалов и в акцепт.
Неотфактурованные поставки регистрируются
в журнале-ордере № 6 в конце месяца
(в графе Б “Номер счета” ставится
буква Н), когда возможность получения
платежного документа отпала. Оплате
в отчетном месяце они не подлежат,
так как основанием для оплаты
банком являются платежные документы
(которые отсутствуют). По мере поступления
платежных требований на эту поставку
в следующем месяце они акцептуются
предприятием, оплачиваются банком и
регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере
№ 6 в свободной строке по группе
материалов и в графе “акцепт”
в сумме платежного требования, а
по строке сальдо (незаконченных расчетов)
ранее записанная сумма по учетным
ценам сторнируется тоже по группе
и в графе “акцепт”. Расчеты
с поставщиком, таким образом, по
этой поставке будут закончены.