Оба изложенных варианта аналитического учета  материалов с применением ЭВМ  имеют существенные недостатки, поскольку  при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и  сальдово-счислительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

      При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского хозяйства.

      В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метод аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность  сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-счислительные) ведомости Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

      ГЛАВА 3 ПРИОБРЕТЕНИЕ И УЧЁТ МАТЕРИАЛЬНО  –

                        ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

      3.1 Документальное оформление поступления производственных запасов на примере ООО «Таёжное»

     Исследуемое предприятие является обществом  с ограниченной ответственностью и  действует на основании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью от 08.02.1998 г. и действующего гражданского законодательства РФ. Общество с ограниченной ответственностью является разновидностью объединения капиталов, не требующих личного участия своих членов в делах общества. Характерными признаками этой коммерческой организации являются:

     - деление ее уставного капитала  на доли участников и отсутствие  ответственности последних по долгам общества;

     - имущество общества, включая уставной  капитал, принадлежит на праве  собственности ему самому как  юридическому лицу и не образует  объекта долевой собственности  участников.

     Общество  с ограниченной ответственностью «Таежное» г.Дальнегорск, зарегистрировано Администрацией муниципального образования г. Дальнегорска Приморского края. Свидетельство о перерегистрации; 86 – 374 от 17 мая 1999г. Почтовый юридический адрес предприятия: 692437 Приморский  край, Дальнегорский район, п. Тайга. Ул. 1 мая 50.

     Вид деятельности – лесозаготовка и последующая переработка древесины.

      Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно  содержать подписи лиц, совершивших  операции, и коды соответствующих  объектов учета. Контроль за соблюдением  правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

      Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы  в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств собственного производства.

      Для выполнения производственной программы  предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов предприятие заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

      Контроль  за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

      Поступающие в организацию материалы оформляют  бухгалтерскими документами в следующем порядке.

      Вместе  с отгрузкой продукции поставщик  высылает покупателю расчетные и  другие сопроводительные документы  — платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно  покупателю, другой — через банк), товаро-транспортные накладные, счёт-фактуру, накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Форма платёжного требования показан в ПРИЛОЖЕНИИ «Ж». Форма товаро-транспортной накладной показан в ПРИЛОЖЕНИИ «З». Образец счёт-фактуры показан в ПРИЛОЖЕНИИ «Е». Образец накладной показан в ПРИЛОЖЕНИИ «Д». Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

      В отделе снабжения по поступающим  документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

      Проверенные платежные требования из отдела снабжения  передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов.

      Экспедитор  принимает на станции прибывшие  материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

      Для получения материалов со склада иногородних  поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых  указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

      Принятые  грузы экспедитор доставляет на склад  предприятия и сдает заведующему  складом, который проверяет соответствие количества и качества материала  данным счета поставщика. Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

      При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации, акт составляют также при приемке материалов поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

      Если  перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

     Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

     Подотчетные лица приобретают материалы в  организациях торговли, у других организаций  и кооперативов, на колхозном рынке  или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость  приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

                   3.2 Документальное оформление расхода

производственных  запасов на примере  ООО «Таёжное»

      Документальное  оформление расхода материальных запасов. Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки  и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

      Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

      Все службы предприятия должны иметь  список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

      Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

      Расход  материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют  лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

      Один  экземпляр лимитно-заборной карты  вручают цеху-получателю, другой —  складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток  лимита в обоих экземплярах карты  и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

      Отпуск  материалов со складов производят в  пределах установленного лимита. Сверхлимитный  отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование № _» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

      Применение  лимитно-заборных карт значительно  сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка  лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

      Если  материалы со склада отпускаются  нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя — у кладовщика.

      Для учета движения материалов внутри предприятия  применяют однострочные и многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

      Отпуск  материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют  накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения  в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.