Учет кассовых операций

Тема: Учет денежных средств. 

     1.Учет кассовых операций. 

     К кассовым операциям относятся операции по получению и расходованию наличных денег организаций. Порядок осуществления кассовых операций определен Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденными постановлением Правления Национального банка РБ от 17 января 2008г.№ 4, с изменениями и дополнениями.

     В соответствии с Правилами каждая организация, участвующая в процессе налично-денежного обращения (оплата труда штатных и нештатных сотрудников, закупка материалов, выдача авансов сотрудникам на командировочные расходы), должна иметь кассу.

     Касса – это специальное помещение для хранения наличных денег и денежных документов, оборудованное сейфом и сигнализацией.

     Учет  денежных средств в кассе должен быть направлен на обеспечение:

- сохранности  денежных средств, денежных документов;

- контроля  за соблюдением кассовой и  расчетно-платежной дисциплины;

- полного  оприходования выручки и своевременной  сдачи ее в банк для зачисления на    расчетный или другой счет;

- целесообразности  и эффективности использования  денежных средств в кассе. 

     Ведение кассовых операций возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги. Кассир не может передоверять кому бы то ни было выполнение своих обязанностей.

     Сумма наличных денежных средств, хранящихся в кассе организации, должна быть в пределах лимита, определенного в расчете-заявке самой организацией и установленного учреждением банка, в котором открыт расчетный счет организации. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке в период выдачи заработной платы и социальных выплат работникам организации. Денежная наличность сверх лимита должна сдаваться в обслуживающее отделение банка для зачисления на расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с банком.

     Денежные  расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг организация обязана проводить с применением кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, зарегистрированных в налоговых органах по месту нахождения организации.

      Поступление наличных денежных средств в кассу может происходить:

      с  расчетного (валютного) счета в банке;

      в виде выручки за реализованные  товары (продукцию), работы, услуги;

      в порядке возврата неиспользованных подотчетных  сумм;

      путем погашения в кассу  материального ущерба, ссуд работниками организации и т.п.

Оприходование денег оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) с типографским номером. Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности.

      Из  кассы денежные средства могут выдаваться на

     выплату заработной платы;

     в подотчет на хозяйственные  нужды и командировочные  расходы;

     на  выдачу ссуд;

     на  проведение компенсационных  выплат и на другие цели.

     Выдача  денег из кассы оформляется  расходным кассовым ордером (форма № КО-2).

     Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером и до передачи в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). Исправления в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются.

     Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в Кассовую книгу (форма № КО-4. Кассовая книга является регистром аналитического учета по счету «Касса». Ведение кассовой  книги возможно двумя способами: ручным способом и с помощью программно-технических средств (при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов). С целью исключения возможностей фальсификации данных бухгалтерского учета кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. После этого книга прошивается. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу.

     На  каждом листе кассовой книги проставляются  дата и остаток наличных денег  в кассе на начало дня. Этот остаток  должен совпадать с остатком на конец  предыдущего дня. Далее кассир после получения или выдачи наличных денег производит в кассовой книге соответствующие записи. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе. Отрывная часть листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными документами является отчетом кассира, который ежедневно сдается в бухгалтерию для проверки, утверждения и проставления корреспонденции счетов. Подчистки и незаверенные исправления в Кассовой книге запрещаются, а все исправления заверяются подписями кассира и главного  бухгалтера.

     Кроме денежных средств в подотчете  кассира по цене приобретения могут  находиться денежные документы – путевки в санатории, дома отдыха, постовые и акцизные марки, талоны, абонементы на питание, посещение культурно-оздоровительных учреждений. Аналитический учет денежных документов ведется по вида, а движение отражается в журнале регистрации денежных документов.

  Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств и денежных документов в кассе производится не менее одного раза в месяц согласно Правилам ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4. Не реже одного раза в квартал должна проводиться внезапная инвентаризация кассы. Инвентаризация кассовой наличности проводится инвентаризационной комиссией, назначенной руководителем организации. Проверка фактического наличия денежных средств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия активов в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

  До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов отчет кассира о движении денежных средств должен быть сдан в бухгалтерию (бухгалтеру).

  Председатель  инвентаризационной  комиссии  визирует  все  приходные  и  расходные  документы, приложенные к отчету, с указанием «до инвентаризации на « » (дата)», что является основанием для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации по учетным данным.

  Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на наличные денежные средства сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все наличные денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

  При инвентаризации денежных средств в кассе документы или расписки в остаток наличных денег не включаются. В ходе инвентаризации проверяется наличие денег путем их полного пересчета. По итогам инвентаризации кассы комиссия составляет акт инвентаризации денежных средств, в котором указываются фактические остатки денег с покупюрной описью и денежных документов по номинальной стоимости; факты выявленных при проверке излишков или недостач денежных средств; объяснение кассира о причинах возникновения расхождений с данными бухгалтерского учета.

  Излишки средств приходуются как доход предприятия, а недостача подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира).

  С целью обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации предназначен активный синтетический счет 50 «Касса», к которому могут открываться следующие субсчета:

  50/1 «Касса организации» (используется организациями для учета движения наличных денежных средств в кассе организации в национальной валюте Республики Беларусь);

  50/2 «Операционная касса» (используется организациями транспорта и связи для отражения движения наличных денежных средств в билетных кассах, кассах вокзалов, автопарков, отделений связи);

  50/3 «Денежные документы (предназначен для учета оплаченных путевок в санатории, дома отдыха, марок госпошлины, почтовых марок, оплаченных авиабилетов);

  50/4 «Валютная касса» (создается, если организация осуществляет операции с наличной иностранной валютой (оплата командировочных расходов) для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты в отдельности).

  При осуществлении операций с наличной иностранной валютой имеются особенности: установление лимитов остатка иностранной валюты производится банком как в номинале валюты, так и в ее рублевом эквиваленте; документальное оформление приема и расходования валютных средств осуществляется с применением специальной формы приходных (форма № КО-1в) и расходных (форма № КО-2в) ордеров, и выписываются эти документы в валюте и рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь. Есть особенности и в составе оборудования валютной кассы: должны иметься каталоги (справочники) отличительных признаков определения подлинности валют и технические приборы для проверки подлинности купюр иностранной валюты. Для учета движения иностранное валюты по кассе заводят отдельную кассовую книгу, причем если в кассу поступает различная валюта, то учет ведется раздельно по каждому виду валюты.

  В дебет счета 50 «Касса» записываются поступления денежных средств и денежных документов в кассу организации По кредиту счета 50 «Касса» отражают выдачу денежных средств и денежных документов.

Типовая корреспонденция счетов по учету кассовых операций