Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы  работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НК РФ, при  определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

Гарантии и компенсации  при командировках

За время нахождения в командировке нужно начислять заработную плату  исходя не из заработка за текущий  месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды (это право  закреплено ст. 167 ТК РФ). Также следует  отметить, что за работником сохраняется  и место работы. Средний заработок  сохраняется за сотрудником за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы (п. 9 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 07.04.88 № 62).

Средний заработок определяется в  соответствии с порядком, определенным до настоящего времени постановлением Минтруда РФ от 17.05.2000 № 38 «О порядке  исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах». Как известно, срок действия этого порядка продлен и на 2003 год распоряжением Правительства  РФ от 21.11.2001 № 1552-р.

Заработная плата пересылается командированному работнику, по его  просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.         

Расчет производится исходя из фактически начисленных работнику выплат и  фактически отработанного времени  им за 12 месяцев, предшествующих моменту  выезда в командировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка  может быть иным. Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре (ст. 139 ТК РФ). При определении  количества дней нахождения работника  в командировке нужно учитывать: день отъезда в командировку: либо текущие сутки, либо последующие  сутки. Если пристань, аэропорт находятся  за чертой населенного пункта, учитывается  время, необходимое для проезда  до них (п. 7 инструкции № 62). По аналогии определяется и день приезда.

При командировке лица, работающего  по совместительству, средний заработок  сохраняется на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его  командировало. В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний  заработок сохраняется по обеим  должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между  командирующими организациями по соглашению между ними.

Пример

Организация направляет зам. председателя правления Шумского С.И. в Приаргунское райпо для решения производственных вопросов, а именно для проведения областной конференции работников потребительской кооперации.

Специалист отдела кадров готовит  распоряжение (в трех экземплярах: первый – в дело подшивается, второй –  в бухгалтерию для начисления командировочных, третий – передается Шумскому С.И.), подписывает его председатель правления Смолов В.П., распоряжение (Приложение 9) регистрируется в журнале  регистрации распоряжения совета, ему  присваивается номер. Этот же специалист выписывает командировочное удостоверение, которое регистрируется в журнале  учета работников, направляемых в  служебные командировки (Приложение 10).

В бухгалтерии работник получает деньги подотчет на командировочные расходы  и служебное задание для направления  в командировку (в письменной или  устной форме), оно подписывается  руководителем и работником, направляемым в командировку. Но в данном случае Шумскому С.И. только начислена сумма  на командировочные расходы, но им получена не была.    

Чтобы добрать до места командировки, сотрудник воспользовался поездом. Дата и время отправления поезда – 15 октября 11 часов 00 минут (в железнодорожных  билетах время указывается московское).

В командировочные расходы входят:

а) проездной билет;

б) постельные расходы;

в) организационные сборы Приаргунского  райпо;

г) расходы на проживание в гостинице (см. авансовый отчет №9, Приложение 11);

д) суточные 800 руб. (8 дней).

В командировочном удостоверении  сделана отметка и выбытии  и прибытии в г. Читу и пос. Приаргунск. Обратно сотрудник вернулся на служебной  машине. 

В Читинском облпотребсоюзе на время  нахождения в командировке средний  заработок не рассчитывается, так  как работник может оказаться  в невыгодном положении в связи  с не ежемесячным премированием. Полученный средний заработок может  быть меньше того, что он может получить за этот период с учетом премии (данный вид начисления заработной платы  отражен в коллективном договоре).

В бухгалтерском учете организации  были сделаны следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71 – 800 руб. – отражены суточные;

Дебет 44 Кредит 71 – 1050 руб. – учтены расходы на проживание;

Дебет 44 Кредит 71 – 700 руб. – организационный  сбор (раздаточный материал);

Дебет 44 Кредит 71 – 477 руб. 10 коп. –  расходы на проезд;               

Дебет 71 Кредит 50 – 3027 руб. 10 коп. –  возмещены расходы подотчетному лицу.

Зарубежные командировки          

Все большее распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано с расширением  делового сотрудничества российских организаций  и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме  того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.         

Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании, что следует из Положения о  порядке покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).            

Уполномоченные банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные расходы на основании  заявки, оформленной на основании 2 приказов:

а) устанавливающий сотруднику размер суточных;

б) о направлении сотрудника в  служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и  отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной  командировки или планируемого срока  командировки, страны командирования.

Если направление сотрудников  в зарубежные командировки носит  разовый характер, то всю необходимую  информацию можно определить и в  одном приказе. Размеры суточных в зависимости от страны, которыми можно руководствоваться, установлены  Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках  на территории зарубежных стран». Можно  установить приказом руководителя организации  и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника.         

В отличие от произвольной формы  приказа на установление размера  суточных, приказ на командирование сотрудников  должен быть оформлен с применением  унифицированной формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г.

№ 26.         

Фактическое время пребывания в  командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для  обоснования отсутствия работника  на рабочем месте и для подтверждения  правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования  включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное  удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.         

Время фактического пребывания работника  в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о  пересечении Государственной границы  РФ. Учитывая, что загранпаспорт  является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после  возвращения из командировки приложить  к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах  пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.         

Но если сотрудник, направленный в  командировку в страну – участник Таможенного союза, пересечение  границы с которой производится свободно, то командировочное удостоверение  необходимо оформлять, так как оно  будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той  или иной местности с посещением организации, в которую он был  командирован.         

Расходы, возмещаемые при зарубежных командировках (согласно ст. 168 ТК РФ) те же, что и при командировках  по России.

В связи с отменой с 2003 года Минтрудом  РФ ранее применяющихся Правил об условиях труда советских работников за границей, ТК РФ становится основным нормативным актом, регулирующим отношения  работника и работодателя при  направлении в служебные командировки. Минимальный размер суточных командируемому работнику (100 руб.) установлен Приказом № 92н, а нормы на оплату жилого помещения  – Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму  жилого помещения при краткосрочных  командировках на территории зарубежных стран».    

Также в настоящее время продолжает применяться совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ, согласно которому работникам, направленным в краткосрочные зарубежные командировки, со дня пересечения  государственной границы при  выезде из России суточные выплачиваются  в иностранной валюте, а со дня  пересечения границы при въезде в РФ – по правилам, установленным  для командировок на территории РФ.

При направлении работника в  командировку в две или более  страны со дня выбытия из одной  страны в другую (определяется по отметкам в паспорте) суточные выплачиваются  в полном объеме в валюте по нормам страны, в которую направляется работник. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются  в размере 50 процентов от нормы.         

В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы  за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает  указанным лицам иностранную  валюту на личные расходы, но предоставляет  им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в 30% нормы (п. 3 постановления Совмина  – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке  выплаты суточных при краткосрочных  командировках на территории иностранных  государств»).  

При направлении за границу делегаций  учащихся (школьники, студенты вузов, учащиеся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает  суточные в размере 15 процентов нормы  при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или  принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы  от принимающей стороны.         

В случае пребывания работника в  краткосрочной зарубежной командировке более 60 дней выплата суточных начиная  с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления № 1261).          

При направлении  работника в служебную командировку работодатель может в приказе на командирование определить, каким видом транспорта надлежит пользоваться работнику, а также по тарифу какого класса будет ему оплачен проезд. Помимо расходов, на проезд командированному также возмещаются документально подтвержденные расходы по уплате консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита и иные аналогичные платежи и сборы.         

Расходы по проезду работника к  месту командирования и обратно  принимаются в бухгалтерском  учете, и в целях налогообложения  в размере фактически произведенных  и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы  в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в  зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают  базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).         

Приказ Минфина России № 15н применяется  в качестве ориентира для определения  нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету  в размере фактически произведенных  затрат.

Выдача аванса работнику

Для определения суммы, необходимой  на оплату командировочных расходов, организация может составить  смету: в произвольной форме, исходя из норм, установленных приказом руководителя.          

Получить наличную валюту в банке  для оплаты командировочных расходов организация может со своего текущего валютного счета при наличии  на нем необходимой суммы. Как  правило, средства в иностранной  валюте на текущем счете имеют  организации-экспортеры, а остальным  организациям нужно купить валюту.         

Валюта выдается организации в  наличной форме или на эту сумму  банк приобретает дорожные чеки. Для  этого нужно заполнить заявку в двух экземплярах и представить  ее в банк. Форма заявки приведена  в положении № 62 и состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй – банк. Использовать эти  средства на иные цели, кроме как  на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления  платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается (п. 3.1 Положение № 62).