Учет и аудит расчетов с персоналом по прочим операциям

      Как уже отмечалось, согласно статье 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Поэтому сумма, фактически взыскиваемая с работника, может быть выше, чем учетная стоимость утраченного по его вине имущества.

Поэтому суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся в дебет счета 73-2 с кредита счетов:

• 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — за недостающие товарно-материальные ценности по их балансовой стоимости (фактической себестоимости в случае выявления недостачи материалов и товаров, остаточной стоимости в случае недостачи основных средств) с учетом НДС;
• 98-4 «Доходы будущих периодов» (субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей») — на разницу между рыночной стоимостью (суммой взыскания) и балансовой стоимостью недостающих материальных ценностей с учетом НДС.

Возмещение  ущерба путем удержания из заработной платы отражается проводкой:

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 73-2.

      Если  недостача взыскивается по рыночной стоимости, параллельно с этой проводкой осуществляется пропорциональное списание превышения рыночной стоимости над балансовой стоимостью на финансовые результаты того периода, в котором произведено возмещение материального ущерба, что отражается в учете проводкой:

ДЕБЕТ 98-4    КРЕДИТ 91.

 

4. Учет расчетов в случае обнаружения брака по вине работника.

 

      Для учета расчетов с работником, по вине которого был допущен брак, также применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»), к которому в этом случае можно открыть отдельный аналитический счет – например, «Расчеты по возмещению ущерба работниками, допустившими брак», с ведением аналитического учета по каждому работнику.

      Суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся в дебет счета 73-2 с кредита счета 28 «Брак в производстве» проводкой:

      ДЕБЕТ 73-2   КРЕДИТ 28.

      В последствии надо удержать соответствующую  сумму из заработной платы работника  проводкой:

      ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 73-2.

      Погашение задолженности путем внесения наличных денег в кассу отражается проводкой:

     ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 73-2.

     В принципе Инструкция по применению Плана  счетов не запрещает удерживать суммы  за брак прямой проводкой:

     ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 28.

     Однако  это возможно только в том случае, если сумма взыскания невелика и может быть удержана из заработной платы за текущий месяц. И даже в такой ситуации, на наш взгляд, применение счета 73 является более корректным вариантом отражения операции в учете.

 

10. Учет расчетов с работниками за форменную одежду.

 

      В некоторых случаях работникам выдается форменная одежда, стоимость которой полностью или частично удерживается из их заработной платы в течение срока ее использования. При этом следует отметить, что форменная одежда не является специальной одеждой, обеспечивать которой работника обязан работодатель за свой счет. Поэтому при учете форменной одежды нужно руководствоваться не требованиями Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 года № 135н, а требованиями ПБУ 6/01 «Учет основных средств», если срок полезного использования форменной одежды превышает 12 месяцев, или ПБУ 5/01 «Учет материально производственных запасов», если срок ее использования составляет менее 12 месяцев.

      При выдаче форменной одежды в постоянное пользование делается запись:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с работниками  за форменную одежду»    КРЕДИТ 10 (или 01) — на стоимость, которую должен погасить работник.

      Если  организация производит частичное  возмещение стоимости форменной  одежды за свой счет, оно отражается проводкой:

ДЕБЕТ 26    КРЕДИТ 10 (или 01).

      Поскольку стоимость единицы форменной  одежды, как правило, ниже 10 000 рублей, она списывается со счета 01 в полной сумме в момент ее передачи работнику даже в том случае, если срок использования одежды превышает 12 месяцев. При этом с той части стоимости форменной одежды, которая оплачивается за счет работодателя, необходимо исчислить и удержать с работника налог на доходы физических лиц. Ведь в этом случае работник считается получившим доход в натуральной форме, согласно статье 211 НК РФ.

      В дальнейшем стоимость форменной  одежды удерживается из заработной платы  работника, что отражается проводкой:

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с работниками за форменную одежду».

    При увольнении работника бухгалтеру необходимо довзыскать непогашенный остаток стоимости  форменной одежды из его последней заработной платы при осуществлении расчетов по увольнению.

    Возможны  также ситуации, когда форменная одежда выдается работникам не в постоянное, а во временное пользование. Как правило, в подобных случаях взыскание стоимости форменной одежды не производится, а затраты на ее приобретение или изготовление включаются в состав расходов организации – например, в состав расходов на рекламу, если целью изготовления форменной одежды является формирование имиджа и продвижение торговой марки данной организации. Поэтому расчетов по счету 73 в этом случае не будет.

      Причем  если суд признает работника и работодателя взаимозависимыми лицами, предприятию придется доначислить все налоги исходя из рыночных цен на аналогичную продукцию, при условии, что цена продажи товара работнику оказалась ниже рыночных цен на аналогичные товары более чем на 20%.

 

      Аудит расчетов с персоналом по прочим операциям

11. Основные законодательные и нормативные документы.

 

      При проведении аудиторской проверки расчетов с персоналом по прочим операциям  аудитор руководствуется следующими законодательными и нормативными документами:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, части 1 и 2.
2. Налоговый кодекс РФ, части 1 и 2.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации.
4. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99.
5. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.
6. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01.
7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 05/01.
8. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ от 31 октября 2000 г. № 94Н).
9. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утверждены Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. N 66).
10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).
11. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации (утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).
 

12. Цели проверки и источники информации.

 

      Проверка  носит комплексный характер и  включает контроль соблюдений нормативно-правовых актов, касающихся проверки расчетов с  персоналом по прочим операциям. Источниками информации служат документы по зачислению и увольнению сотрудников, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность.

      В качестве информации используются унифицированные формы первичной документации:

• приказы о приеме и увольнении сотрудников,
• инвентаризационные ведомости,
• акты о браке на производстве,
• кассовые документы,
• расчетные, расчетно-платежные и платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы,
• первичные документы по поступлению форменной одежды

     Также в качестве источников информации используются:

• трудовые договора с сотрудниками,
• коллективные трудовые договора,
• договора об индивидуальной и коллективной ответственности,
• договора о выдаче займов,
• банковские выписки и платежные документы на перечисление сумм по выданным займам,
• прочие документы.

     К регистрам, которые подлежат проверке, относятся регистры:

• по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
• по счету 68 «Налоги и сборы», субсчет « Налог на доходы физических лиц»,
• по счету 10 «Материалы», субсчет «Спецодежда в эксплуатации»,
• по счету 01 «Основные средства»,
• по счету 26 «Общехозяйственные расходы»,
• по счету 28 «Брак в производстве»,
• по счету 50 «Касса»,
• по счету 51 «Расчетные счета»,
• по счету 70 «Расчеты по оплате труда»,
• по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
• по счету 98-4 «Доходы будущих периодов» (субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»).
 

13. Вопросник аудитора для составления плана и программы аудиторской проверки раздела учета. 
    

   Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с персоналом по прочим операциям для аудитора служат:

• отсутствие на предприятии заключенных должным образом трудовых договоров с работниками, договоров об индивидуальной и/или коллективной ответственности, договоров о выдаче займов и ссуд сотрудникам;
• несоблюдение установленных на предприятии сроков инвентаризации имущества и денежных средств;
• ненадлежащее документальное  оформление результатов инвентаризаций;
• ненадлежащее документальное  оформление обнаружения брака по вине работника;
• отсутствие приказов о взыскании сумм недостач с материально-ответственных лиц и ущерба от брака по вине работников;
• несоблюдение установленного отдельным приказом руководителя списка сотрудников, которым выдается форменная одежда, а также сроков её использования и сумм удержаний её стоимости из заработной платы этих сотрудников.

   К числу задач, которые необходимо проверить, также относятся:

• учет и контроль начисления процентов по выданным работникам займам;
• учет расчетов удержаний по возмещению материального ущерба предприятию;
• контроль задолженности работников за форменную одежду;
• учет и контроль удержаний подоходного налога в части полученной материальной выгоды и дохода в натуральной форме;
• правильность оформления кассовых документов по выдаче займов и ссуд работникам, а также по погашению задолженности сотрудников по материальному ущербу предприятию.

   Ответственность за ведение учета расчетов с персоналом по прочим операциям возлагается  на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

   Для составления программы проверки и выбора процедур сбора аудиторских  доказательств целесообразно составить  вопросник аудитора (Приложение 1, Таблица 1).

   По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия по вопроснику (Приложение 1, Таблица 1) аудитор может сделать следующие выводы:

1. В нарушение трудового законодательства РФ не оформляются должным образом трудовые договора (контракты) с сотрудниками.
2. Наличие признаков отсутствия или недостаточного внутреннего контроля за движением МПЗ и денежных средств в кассе предприятия: