Учет и аудит кассовых операций

При сдаче денег на расчетный счет составляется заявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст кви­танцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вы­числительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается. Выда­вать приходные и расходные документы на руки лицам, внося­щим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются касси­ром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

До передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их до­кументы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (каждому присваивается соответствующий номер). Расходные кассовые орде­ра, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней пла­тежей, регистрируются после их исполнения (приложение 4).

Сразу же после получения или выдачи денег данные приход­ных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу (приложение 5), которая должна быть пронумерова­на, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главно­го бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитиче­ского учета к счету 50 «Касса».

На предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые (оторванные) служат в качестве отчета кассира. Оба экземпляра листов нуме­руются одинаковыми номерами.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и передает в бухгалтерию отчет вместе с приложенными к нему документами под расписку на первом экземпляре кассовой кни­ги. При совершении операций за день на общую сумму, не пре­вышающую двух минимальных зарплат, разрешается кассовые отчеты составлять не ежедневно, а за 5 дней с выделением ос­татка денег на каждый день.

С согласия кассира и при условии обеспечения полной со­хранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы форми­руются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет касси­ра». Обе они должны составляться к началу следующего рабоче­го дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При таком варианте кассир должен проверить правильность записей в машинограм­ме и подписать их, так как вся ответственность за ним сохра­няется.

Полученные бухгалтерией кассовые отчеты и документы об­рабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверя­ется с первичным документом, после чего проставляется в отче­те шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса» синтетиче­ского счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, пока­занным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выве­денных оборотов и остатка [9, с.  394].

2.2  Синтетический и аналитический учет кассовых операций

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»;

50-4 «Валютная касса»;

50-5 «Касса филиала».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и так далее.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных автобилетов и других денежных документов.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс [10].

На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в журнале-ордере I по кредиту счета 50 «Касса» и в ведомости 1 по дебету счета 50 (для кон­троля).

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов:                          90 «Реализация» – на поступившие в кассу наличные деньги за реа­лизованную продукцию и материальные ценности; 51 «Расчет­ный счет» – на суммы, полученные из учреждений банка на раз­личные цели; 99 «Прибыли и убытки» – на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на возвращенные ими в кассу остатки неиспользо­ванных авансов; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» – на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на поступле­ние денег за купленные товары в кре­дит, в счет погашения займов; 86 «Целевые финансирование» – на взносы родителей за содержание детей в детских учреждениях и рядом других счетов.

По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом сче­тов: 51 «Расчетный счет» – на внесенные в банк наличные день­ги; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – на выплаты из фонда социальной защиты; 70 «Расчеты с персо­налом по оплате труда» – на выданную наличными зарплату, премии; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на вы­данные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм; 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» – на выданные единовременные премии и т. д. [12, с. 492].

Текущие записи в журнале-ордере 1 и ведомости 1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составле­ние листков-расшифровок для переноса дебетовых и кредито­вых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ве­домости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер 1 и ведомость 1 без оши­бок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответ­ствии с нею заполняются журнал-ордер 1 и ведомость 1 (приложение 7). Сводка может составляться как вручную, так и на персональ­ных ЭВМ.

При обработке документов на вычислительных машинах на основании отчетов кассира составляется ежемесячно ведомость учета по счету кассы, которая используется для обобщения опе­раций движения денежных средств по данному счету и форми­рованию бухгалтерских записей в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов.

Ведомость является, таким образом, регистром синтетиче­ского и одновременно аналитического учета по счету 50 «Кас­са». В основе машинной обработки ведомости лежит порядок отражения кассовых операций на синтетическом счете 50 (ак­тивный денежный счет), по дебету которого группируются сум­мы приходных, а по кредиту – расходных операций. Затем со­ставляется оборотная ведомость по счету 50 по синтетическим счетам и данные из нее переносятся в Главную книгу.

Предприятия часто используют наличную иностранную ва­люту, которая так же, как и рубли, хранится в кассах, приходу­ется и расходуется из них по таким же приходным и расходным документам. Кассовые документы выписываются в рублевом эквиваленте, в правом верхнем углу их указывается сумма ино­странной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием наименования иностранной валюты.

Кроме наличных денег, в кассах могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома от­дыха и санатории, переводы в пути и др.).

Суммы почтовых переводов в адрес предприятия, оставшие­ся не востребованными до конца месяца, отражаются получате­лем на основании почтовых извещений, квитанций учреждений банков, сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкас­саторам банка по дебету счета 57 «Переводы в пути» и кредиту счетов: 90 «Реализация» – на высланную выручку за реализованную продукцию; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – на суммы высланных платежей по­купателями, 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на суммы, пересылаемые дебиторами, и др. При поступлении денежных средств дебетуется счет 51 и кредитуется счет 57.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки доку­ментов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, би­леты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Пере­чень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ве­дется по каждому виду бланков и местам хранения [6, с. 329].

2.3 Инвентаризация денежных средств и документов, хранящихся в кассе предприятия

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике  Беларусь, утвержденной Национальным Банком  от 31.07. 1996 № 90, в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назна­чается комиссия. Ревизии кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссия­ми или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями). Во время ревизии производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт.

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоя­тельства их возникновения.

При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться про­верка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении доку­ментальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны произ­водить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.

В акционерных, кооперативных, общественных и иных подобных предпри­ятиях, такие ревизии проводятся их ревизионными комиссиями, предприятия­ми-учредителями или привлеченными аудиторскими организациями.

Банки, осуществляющие расчетно-кассовое обслуживание предприятий, кон­тролируют соблюдение предприятиями требований действующих правил веде­ния кассовых операций и не реже одного раза в год проверяют состояние кассовой дисциплины. При наличии серьезных, систематических нарушений в ведении кассовых операций информируют Национальный банк Республики Беларусь, налоговые службы и органы прокуратуры на местах.

Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут осущест­влять также налоговые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законода­тельством.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми предприятиями. При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возла­гается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

Кассовые операции в иностранной валюте регулируются Положением о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республи­ки Беларусь, утвержденным решением Правления Национального банка Рес­публики Беларусь 1.03.1993 г. (протокол № 7).

Выявленные излишки денежных средств в кассе на основании акта прихо­дуются следующей проводкой:

Д-т сч. 50 "Касса", В-4

К-т сч. 99 "Прибыли и убытки", ж/о 15 (07).

Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

Д-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей", В-5

К-т сч. 50 "Касса", ж/о 1 (01).

После принятия решения о взыскании недостающей суммы с виновных лиц она относится на счет 73 следующей проводкой:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 – "Расчеты по возмещению материального ущерба", В-5