Учет денежных средств в кассе

 

2.2 Основные правила документального оформления кассовых операций

 

Прием наличных денег, полученных по чекам в учреждении банка, поступивших за реализацию продукции, товаров, работ, услуг, топлива, материалов и др., оформляется приходным кассовым ордером, заполняемым на бланке формы № КО-1 в одном экземпляре, квитанция от которого передается сдатчику денег за подписью главного бухгалтера, кассира с проставлением печати (штампа).

В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги, на какие цели или за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, НДС.

В ОАО «Молодечноторг» происходит ежедневная приемка выручки по реализации от продавцов по приходным кассовым ордерам, руководителем исполняющим также функции бухгалтера, заполняются кассовые ордера с использованием «1С Бухгалтерии 7.7», подписываются руководителем, ставится печать, отрывной корешок отдается продавцу, взаимен получаются деньги полученные за предыдущий день с помощью КСА, корешок хранится у продавца.

Приходные кассовые ордера при использовании их для приема денежных средств за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода. [10]

Кроме того, для приема денежных средств при реализации юридическими и физическими лицами продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет используются талоны формы № 20-ФС; квитанции формы КВ-1 - до 01.01.2011. [1]

Согласно Постановлению Министерства Финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 №38 ордера КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в заполняются как вручную, так и с помощью технических средств. [11]

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т. д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

При выдаче денег кассир требует у получателя предъявление документа, удостоверяющего его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и берет расписку о получении денег.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и другие массовые выплаты производятся по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. На титульном (заглавном) листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и сумме прописью.

По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, ставит штамп или делает запись «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости указывает фактически выплаченную и невыплаченную суммы и скрепляет эти данные своей подписью. Если деньги выдавались не самим кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)» (выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается). После этого записывают в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №...». [2]

На исследуемом предприятии выдача заработной платы осуществляется в установленные для этого сроки, и как правило осуществляется в один установленный день (15 числа каждого месяца).

При сдаче денег на расчетный счет составляется объявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Все приходные и расходные кассовые ордера и приравненные к ним документы регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров по форме № 1, №1а. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. Чтобы дважды не было выдачи (приема) денежных средств по одному и тому же документу, расходные кассовые ордера погашаются штампом «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Регистрацию приходных и расходных кассовых документов можно вести и с применением средств вычислительной техники. При этом составляется машинограмма: «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях».

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения. [1]

В ОАО«Молодечноторг 2011 » для учета бланков используется журнал формы Ф-1а, в котором регистрируются КО-1 и КО-2, но т.к. ведется автоматизированный учет то бухгалтер имеете возможность сформировать при необходимости проанализировать выписку КО-1 и КО-2 в отдельных журналах ф-1.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины:

Согласно ст.12.19 КОАП:

- Нарушение порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Беларуси, выразившееся в осуществлении платежей наличными деньгами с нарушением требований законодательства, влечет наложение штрафа на юридическое лицо в размере до 100 % от суммы таких платежей. [17]

Согласно ст.12.20 КОАП:

- Нарушение порядка использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров и (или) платежных терминалов для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров , выполнении работ и оказании услуг, а равно отсутствие указанного оборудования для приема наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг - влекут наложение штрафа в размере до ста базовых величин. [6]

 

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВОЙ КНИГИ. ПРОВЕРКА И БУХГАЛТЕРСКАЯ ОБРАБОТКА КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.

 

3.1 Порядок ведения кассовой книги

 

Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется одна кассовая книга формы № КО-4 для учета рублей и отдельные книги формы № КО-4в для учета валюты, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03. 2010г. № 38 "Об утверждении типовых форм первичных документов по оформлению кассовых операций". [11]

Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной печатью или же на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи директора и главного бухгалтера. Каждый лист книги складывается пополам и под копировальную бумагу записи ведутся в двух экземплярах - первый остается в книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета со всеми документами. По иностранной валюте записи и в документах, и в кассовой книге ведутся в национальной валюте и в инвалюте.

Исправления в кассовой книге должны быть оговорены («Исправлено») и подписаны кассиром и бухгалтером. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец дня.[14, гл.3]

На исследуемом предприятии ежедневно формируется машинограмма «кассовая книга и отчет кассира». В дни сдачи выручки в банк, периодически предварительно формируется отчет по КСА и сверяется со сданными наличными деньгами, для избегания ошибок в записях книги кассира-операциониста и в кассовых приходных ордерах, т.к. часто продавцы ошибаются при ведении книги.

При получении наличных денег в банке на зарплату и другие цели сначала выписывается банковский чек, а затем приходный кассовый ордер. Ордер прилагается к кассовому отчету, а квитанция - к выписке банка по расчетному счету.

В период выдачи средств на оплату труда в соответствии с пунктом 7 Правил ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой "в том числе на оплату труда".

При этом сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке "Расход" в кассовой книге. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату дивидендов, стипендий, пенсий и др. отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат. [5]

 

3.2 Проверка и бухгалтерская обработка кассовых документов

 

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все приходные, затем все расходные. Потом выводится остаток денег в кассе, отрывной лист кассовой книги с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса"и ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.

Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.

В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.

Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу.

Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости. [6]

 

Рис.1 Схема учета денежных средств на счете 50 "Касса".

 

С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги " последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год -- общее количество листов кассовой книги за год . Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.