Роль управленческого учета в современных условиях хозяйствования

Не подвергается сомнению то, что обособление счетов управленческого учета, помимо улучшения  информационного обслуживания различных  управленческих структур, создает условия  для сохранения коммерческой тайны  об уровне издержек производства, рентабельности отдельных видов выпускаемой продукции.

Итак, выбор  варианта ведения бухгалтерского управленческого  учета зависит от таких факторов, как размер предприятия, степень  централизации учета, организационная  и производственная структура предприятия  и пр. Какому варианту отдать предпочтение, может решить только предприятие.

4 Этапы внедрения управленческого учёта на предприятии

В условиях динамичного  развития рынка любой компании для  оперативного принятия бизнес-решений  необходима простая и логичная система получения управленческой информации. К сожалению, российский бухгалтерский учет не может удовлетворить все внутренние потребности бизнеса в подобной информации, а сами правила ведения управленческого учета в компаниях нередко не про-писаны и даже не определены.

Становится очевидной  необходимость разработки системы (методологии) управленческого учета, т.е. упорядоченного набора взаимосвязанных правил и алгоритмов, обеспечивающих своевременный сбор достоверной и адекватной информации для принятия управленческих решений.

Каждый финансовый директор имеет свой рецепт решения этой задачи, и специфика компании играет здесь  ведущую роль: что отлично работает на одном предприятии может не подойти для другого. С одной  стороны, для управленческого учета  не существует единых стандартов, в каждой отрасли и каждой компании его принципы и структура индивидуальны. С другой стороны, управленческий учет ориентирован на потребности компании в информации, а такие потребности вполне можно проанализировать и упорядочить. И несмотря на значительные содержательные различия в методологии учета предприятий из различных отраслей можно выделить оптимальную последовательность этапов постановки учета, универсальную для всех компаний и позволяющую разработать методологию управленческого учета, отвечающую целям компании.

Работы по постановке управленческого учета целесообразно  вести в рамках отдельного проекта  компании, с применением процедур проектного управления. К выполнению такого проекта (или отдельных его  этапов) нередко привлекаются сторонние специалисты (в том числе консультанты по автоматизации процессов учета, если компания планирует его поддержку в новой информационной системе). Рассмотрим подробнее каждый этап таких работ, основные задачи и риски проекта построения управленческого учета.

Этап 1. Постановка задачи, начало работы

В начале работ, естественно, необходимо определиться с тем, какие  основные задачи в компании должен решать управленческий учет.

Основные действия

1.1. Определение ключевых  потребителей данных. Методология учета должна быть четко ориентирована на информационные по-требности компании. Избыточной отчетности, мало кем используемой и долго подготавливаемой, – не место в управленческой среде. Поэтому необходимо сразу определить круг лиц – пользователей информации. Причем, это должны быть не рядовые специалисты, а топ-менеджеры и ведущие методологи, принимающие основные бизнес-решения, а формируемая отчетность должна адекватно отражать состояние дел в компании. Целесообразно провести стартовую презентацию, в которой изложить цель проекта, ожидаемые результаты, план проекта (сроки и основные действия). Участники проекта должны понять, что будет делаться и зачем это нужно лично им. Также на этом этапе желательно оценить возможные сроки окупаемости проекта и обязательно включить эту оценку в презентацию. Акционеры (руководство) компании должны понимать, что подобные проекты нацелены на повышение оперативности в принятии управленческих решений, на достижение большей "прозрачности" компании, а, следовательно, и на прирост ее стоимости.

1.2. Формирование перечня  требуемых отчетов. Необходимо  согласовать со всеми ответственными  лицами состав отчетов, которые  им необходимы, включая описание  требуемых показателей и аналитики.  Для каждого из отчетов нужно  также определить сроки формирования (к какому числу и с какой периодичностью должен составляться отчет). В итоге все требуемые отчеты должны иметь четкое описание – по сути, это и есть постановка задачи для внедрения процесса управленческого учета. Основные риски первого этапа:

• концентрация усилий на второстепенных отчетах, которые облегчат жизнь исполнителям, но окажутся слишком детальными для топ менеджеров – риск не достижения целей и удорожания проекта;
• недостаточная поддержка проекта со стороны руководства – риски возникновения ситуации, когда, "наигравшись", руководство оставит все как есть.

Этап 2. Определение концепции  учета. Планирование работ по проекту

Основные действия

2.1. Определение основных  концепций и структуры будущего  учета. В первую очередь необходимо  выбрать и утвердить основные концепции учета, которые, собственно, и определяют требования к системе управленческого учета. Концепции должны содержать ответы на принципиальные вопросы ведения учета:

• Будет ли строиться учет в соответствии с МСФО или нет?
• Будет ли управленческий учет вестись параллельно с бухгалтерским?
• Кто осуществляет контроль за подготовку данных управленческого учета, за систематическим "закрытием" периода?
• В какой автоматизированной системе будет реализована подготовка отчетности?

Выбор системы автоматизации может играть значимую роль, т.к. многие системы налагают изначальное ограничение на методологию учета. В одних системах заложены глубоко проработанные механизмы ведения учета, в других – возможности реализации процессов очень гибкие, но есть определенные ограничения на количество аналитик и объем данных, и т.д.

2.2. Разбиение проекта  внедрения учета на этапы и  расстановка приоритетов. Необходимо  спланировать дальнейшую работу  и выделить основные этапы  (конкретные действия в проекте). Причем, сразу нужно определить, что для компании является приоритетным и срочным, а что может подождать.

2.3. Определение границ  проекта. Важно сразу определить  рамки работ в проекте. Достаточно  сложно и рискованно одновременно  выполнять несколько задач, поэтому  имеет смысл выделить наиболее приоритетные области.

2.4. Уточнение плана  работ. Необходимо уточнить желаемые  сроки работ по каждому этапу.  Основной смысл этих работ  – оценить максимально допустимую  длительность этапа, иначе контролировать  работы и управлять бюджетом проекта будет очень сложно.

Основные риски второго  этапа.

• Неадекватный выбор приоритетов. Чтобы снизить этот риск, лучше идти "сверху вниз", начиная с простых базовых отчетов и заканчивая более сложными и детальными.
• Неправильная оценка сроков, в результате которой процесс постановки учета станет бесконечно долгим. Лучше всего ориентироваться на конечную дату и начинать планировать от этой даты назад.

Этап 3. Анализ состояния "как есть"

Основная задача данного  этапа – определение индивидуальных особенностей работы компании и обусловливаемой этими особенностями специфики ведения учета; выявление сложностей, с которыми предстоит столкнуться при внедрении системы. Этот этап позволяет выявить слабые стороны сформированного плана работ по проекту и определить основные риски проекта. Акцент необходимо ставить на проверке правильности выделения основных направлений управленческого учета, осуществленного на предыдущих этапах, и на выявлении имеющихся ресурсов для ведения учета.

Основные действия

3.1. Изучение особенностей и "подводных камней" текущего учета. Следует определить, какие нюансы и сложности (с позиций ведения учета) существуют в компании, с какими проблемами уже столкнулись специалисты предприятия при формировании отчетности, как эти проблемы были решены. Особое внимание нужно уделить структуре доходов и расходов, выявить статьи с наибольшим удельным весом.

3.2. Уточнение плана  работ по проекту. После изучения  особенностей учета следует скорректировать  план работ по проекту. Следует  оценить длительность каждого из этапов. Не стоит забывать, что нововведение предполагает не только разработку, но и внедрение процедур, которое также требует существенных усилий.

Этап 4. Подготовка эскиза методологии и учетной модели "как надо"

После анализа всех имеющихся особенностей составляется собственно модель управленческого учета компании. На этом этапе нужно облечь принципиальную схему учета и разработанные ранее концепции, в стройную форму методики, прописать взаимосвязи между отчетными формами, продумать перечни и кодифика-торы статей учета, взаимосвязь между ними. Основной риск третьего этапа – построение системы, которая на практике не будет отвечать поставленным задачам учета. Поэтому к работам необходимо привлекать специалистов компании, понимающих специфику ее бизнеса.

Основные действия

4.1. Подготовка модели  формирования выходных отчетных  форм. Необходимо оценить принципиальную  взаимосвязь всех элементов требуемой  отчетности, задать основные блоки  отчетности и области учета,  определить глубину требуемого  анализа.

4.2. Разработка промежуточных  отчетных форм и способов расчета  требуемых показателей. Основная  задача – продумать детальный  порядок расчетов, определить все  требуемые для вычислений данные, методологии расчетов.

4.3. Проработка схемы  ввода в информационную систему и хранения первичных данных. Разработка деталей учета: планов счетов, аналитик, формирование единого перечня хозяйственных операций с указанием требуемых данных, необходимых расчетов и т.д.

4.4. Разработка мер  контроля данных, способов системного обеспечения надежности учета. Производится проверка обеспечения "прозрачности" данных в заложенной модели учета. Модель должна обеспечивать возможность простого и надежного контроля данных системы: данные должны быть, при необходимости, получены быстро и наглядно, аналитики должны быть удобными, как для ввода информации, так и для ее контроля финансовой службой. Необходимо также предусмотреть возможность будущего расширения модели, с учетом изменения количества и состава аналитик, более глубокой детализации данных, применения более сложных алгоритмов распределения расходов и т.д.

4.5. Разработка проекта  процедур подготовки информации  Необходимо описать функциональное  распределение обязанностей сотрудников,  выполняющих подготовку данных, сроки и порядок ввода данных, принципиально спроектировать схему движения информации, проверить ее реалистичность.

4.6. Проверка и компоновка  проекта методологии Осуществляется  компоновка методологии управленческого  учета, проверка связанности и  полноты полученной модели.

4.7. Подготовка тестовой  версии методологии, пробные расчеты.  Основная цель этих работ –  проверить корректность ведения  расчетов, непротиворечивость полученной  методологии; оценить, достаточно  ли понятна разработанная модель  методологии.

Основные риски четвертого этапа.

• Чрезмерная загруженность модели, попытка сделать "все и сразу". Нужно учитывать как технические возможности по реализации методологии учета, так и реальное время и силы исполнителей в соотношении с ценностью получаемой информации.
• Технические ошибки в методологии.

Этап 5. Обсуждение эскиза методологии

После подготовки и проверки методологии необходимо представить  полученный вариант специалистам и  обсудить с ними адекватность системы  учета. Речь, в первую очередь, идет о менеджерах и исполнителях, которым предстоит непосредственно вводить данные и обрабатывать информацию. Главная задача данного этапа – выявление слабых сторон методологии, проверка решений проблемных вопросов на надежность.

Основные риски пятого этапа.

• Возможно сопротивление исполнителей, связанное с консерватизмом и инерцией мышления. Необходимо понимать, что это естественная реакция, и убедить людей в необходимости и преимуществах новой системы учета.
• На период внедрения изменений необходимо заранее предусмотреть средства, смягчающие переход к новой модели. Это может быть премия за временное повышение нагрузки, активная совместная работа и др. Вместе с тем, следует проявить настойчивость в проведении изменений, в противном случае нововведение может быть саботировано.

Этап 6. Согласование и утверждение методологии

Разработанную методологию  необходимо оформить в виде документа  и утвердить в компании. Обычно это сопровождается презентацией руководству  разработанной модели. Очевидно, что  в данном случае, в отличие от обсуждения с менеджерами и исполнителями, презентация содержит значительно меньше деталей и больше нацелена на описание конечных достижений.