Ревизия материально-производственных запасов

    Обосновать  установленные нормы расхода  ценностей можно с помощью  контрольного запуска сырья и вспомогательных материалов в производство, результат оформляется комиссией специальным актом.

    При аудите использования материальных ценностей в производстве проверяется списание отклонений в стоимости материалов на выпуск готовой продукции, для чего анализируются данные ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары. Проводится оценка техники расчета отклонений, проверяется правильность подсчета среднего процента отклонений и списание отклонений по направлениям расхода материалов, включая и остаток их на складе.

    Тщательной  проверке подвергается расходование строительных и ремонтных материалов, так как на них приходится высокий удельный вес растрат и недостач. Во всех случаях рекомендуется производить контрольные инвентаризации наличия наиболее дефицитных строительных материалов, а при необходимости — и контрольного обмера их фактического использования на те или иные строительные или ремонтные работы.

    Контроль  на этом участке состоит в сопоставлении  данных лимитно-заборных карт (ведомостей) на получение ценностей и данных о потребности их, указанных в сметах на строительство.

    Строительные  материалы должны отпускаться по правильно оформленным документам, взвешенными и пересчитанными, в строгом соответствии с нормами расхода с обязательным указанием в документе наименования объекта. Правильность списания материалов на объект проверяют также путем сверки актов на списание материальных ценностей с нарядами по начислению оплаты труда. Необходимо также при проверке убедиться в правильности оценки списываемых материалов. Возможны случаи, когда установлен количественный перерасход материалов, фактическая стоимость их ниже сметной. Это объясняется нереальным снижением фактической стоимости приобретенных материалов или ее искусственным занижением за счет неправильной оценки материала, недосписания части затрат по заготовке, относящейся к израсходованным материалам.

    Поэтому необходимо проверить сальдовую  ведомость по учету материалов, сопоставить среднюю сумму с ценой списанного материала. Особое внимание уделяют разовому отпуску строительных и ремонтных материалов, за которым могут скрываться факты их присвоения отдельными работниками. Выявлению таких фактов могут способствовать встречная сверка записей по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счетов 23 «Вспомогательные производства», 08 «Вложения во внеоборотные активы», а также опрос соответствующих должностных лиц. Соответствие записей на счетах 23 «Вспомогательные производства», 08 «Вложения во внеоборотные активы» и счету 10 «Материалы» свидетельствует об отсутствии таких фактов на предприятии.

    При ревизии правильности использования  горюче-смазочных материалов необходимо проверить точность планирования потребности в горюче-смазочных материалах, полноту оприходования и обоснованность списания в расход, правильность хранения и эффективность использования израсходованного горючего.

    Важнейшими  вопросами, подлежащими изучению во время ревизии, являются: полнота оприходования горючего, правильность его учета и обоснованность списания в расход. По документам устанавливается соответствие количества оприходованного топлива к полученному и оплаченному его количеству, а также ведется ли раздельный учет по видам горючего: на складах, в баках, жидкого топлива. Учет горючего в местах хранения ведется в килограммах, а выдача производится в литрах.

    Необходимо  проверить отчеты заправщиков о  количестве поступившего и израсходованного топлива, а также правильно ли ведется учет топлива в баках автомобилей, правильно ли устанавливаются размеры экономии и перерасхода горючего отдельными водителями. При этом обращают внимание на соответствие показателей спидометров данным о количестве израсходованного горючего и его остатках в баках автомобилей. При возникновении сомнений в правильности записей в заправочных ведомостях их можно сопоставить с путевыми листами автомобилей и тракторов, где также указано количество выданного горючего. Отдельно проверяют условия хранения горючего. При неправильном хранении могут иметь место значительные его потери или снижение его качества. Основными видами потерь при хранении горючего являются потери от испарений, при заполнении резервуаров, утечки. Необходимо уделять большое внимание проверке размеров потерь от испарения, потому что при испарении улетучиваются важные фракции.

    Зачастую  большие потери от испарения топлива  бывают из-за недостаточной герметизации резервуаров и средств транспортировки. Необходимо ознакомиться с состоянием оборудования и средств по перевозке, хранению и заправке горючего. В случае обнаружения неисправностей необходимо проверить по документам, не было ли случаев списания в расход недостачи горючего из-за потерь, а также чистоту емкостей, где хранится горючее, так как загрязненность пылью или их коррозия значительно снижает его качество.

    При аудите необходимо проверить также  эффективность использования горючего: соответствие количества использованного горючего. Экономию и перерасход необходимо установить в целом по предприятию, установить конкретные автомобили и сумму перерасхода, а также причины. Ими могут быть причины технического и эксплуатационного характера. Аудиторам необходимо установить количество израсходованного горючего в пределах установленных норм на выполнение определенной транспортной работы, также недостатки в организации перевозки грузов и разработать мероприятия, направленные на уменьшение до минимума количества холостых пробегов за счет рационализации маршрутов. Значительным резервом экономии горючего является использование прицепов.

1.4. Порядок проведения инвентаризации  производственных запасов и отражение ее результатов в учете

    Одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью собственности является инвентаризация, при которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

    Основными задачами инвентаризации являются:

    – установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;

    – контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

    – выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

    – проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей.

    Инвентаризация, документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 05.12.1995 г. №54.

    Для проведения инвентаризации на предприятии  создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

    Персональный  состав постоянно действующей и  рабочих инвентаризационных комиссий имеет право формировать и представлять руководителю предприятия для утверждения главный бухгалтер.

    В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита предприятия, независимых аудиторских организаций.

    Ответственность за проведение инвентаризации несут  руководитель и главный бухгалтер предприятия.

    Инвентаризации  материальных ценностей на предприятии  необходимо проводить в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвентаризационной работы и утвержденные руководителем.

    Инвентаризации, независимо от плановых проверок, проводят в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года; при передаче имущества предприятия в аренду и продаже; при преобразовании предприятия; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий.

    В начале ревизии необходимо проверить  наличие всех необходимых документов, подтверждающих ее проведение. В их число входят приказы или распоряжения, о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии, материальные отчеты, инвентаризационные описи или акты инвентаризации ценностей, сличительные ведомости, письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколы, приказы и прочие документы по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.

    Результаты  инвентаризаций должны быть оформлены  инвентаризационными описями, которые  составляются по каждому местонахождению  материальных ценностей и материально ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

    На  каждой странице инвентаризационной описи  указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комиссия записывает количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества ценностей в натуральных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

    На  каждой инвентаризационной описи материально  ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении» (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе инвентаризации они приходуются в отдельной описи под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», аналогичная опись составляется при отпуске товарно-материальных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, цена, количество, сумма).

    Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

    Качество  проведения инвентаризаций устанавливают  по данным инвентаризационных описей, где проверяют наличие наименования предприятия, места проведения инвентаризации (склад, цех, кладовая), времени ее проведения; полноты записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков; порядок исправлений и указаний на каждой странице описи прописью показателей, числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общего итога количества всех единиц в натуральном выражении; наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии, а также записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

    Если  при формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов, недостачи, излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

    Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляций и прочее.

    Первичные документы на оприходование и  данные аналитического учета используются, когда в инвентаризационных описях приведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели внесены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаимной сверки показателей этих документов с данными инвентаризационной описи.