Расчет с подотчетными лицами

Отчет работника о командировке

В течение  трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование  постельными принадлежностями в  поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения  кассовых операций).

Для утверждения  и списания израсходованных подотчетных  сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме № АО-1.

Работник  должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание  с заполненным и подписанным  отчетом о его выполнении (форма  № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные  расходы (билеты на транспорт, счета  на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и  суммы расходов.

В бухгалтерии  проверяются законность и целевое  расходование средств, путем сопоставления  данных авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие  обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный  авансовый отчет  утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если  работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу  ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете задолженности  подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы  отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные  доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие  доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

Как удержать невозвращенные или неизрасходованные  суммы

Удержание из зарплаты работника для погашения  его задолженности работодателю может производиться для погашения  неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного  в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).

Трудовое  законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний  не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся  работнику. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее  одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

Если  администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы  работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НК РФ, при  определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

Гарантии  и компенсации при командировках

За время  нахождения в командировке нужно  начислять заработную плату исходя не из заработка за текущий месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды (это право  закреплено ст. 167 ТК РФ). Также следует  отметить, что за работником сохраняется  и место работы. Средний заработок  сохраняется за сотрудником за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы (п. 9 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 07.04.88 № 62).

Средний заработок определяется в соответствии с порядком, определенным до настоящего времени постановлением Минтруда РФ от 17.05.2000 № 38 «О порядке исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах». Как известно, срок действия этого  порядка продлен и на 2003 год  распоряжением Правительства РФ от 21.11.2001 № 1552-р.

Заработная  плата пересылается командированному работнику, по его просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.        

 Расчет  производится исходя из фактически  начисленных работнику выплат  и фактически отработанного времени  им за 12 месяцев, предшествующих  моменту выезда в командировку. Впрочем, период для расчета  среднего заработка может быть  иным. Нужно, чтобы он был закреплен  в коллективном договоре (ст. 139 ТК  РФ). При определении количества  дней нахождения работника в  командировке нужно учитывать:  день отъезда в командировку: либо текущие сутки, либо последующие  сутки. Если пристань, аэропорт  находятся за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до них (п. 7 инструкции  № 62). По аналогии определяется  и день приезда.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется  на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Пример

Организация направляет зам. председателя правления  Шумского С.И. в Приаргунское райпо для решения производственных вопросов, а именно для проведения областной конференции работников потребительской кооперации.

Специалист  отдела кадров готовит распоряжение (в трех экземплярах: первый – в  дело подшивается, второй – в бухгалтерию  для начисления командировочных, третий – передается Шумскому С.И.), подписывает  его председатель правления Смолов В.П., распоряжение (Приложение 9) регистрируется в журнале регистрации распоряжения совета, ему присваивается номер. Этот же специалист выписывает командировочное удостоверение, которое регистрируется в журнале учета работников, направляемых в служебные командировки (Приложение 10).

В бухгалтерии  работник получает деньги подотчет на командировочные расходы и служебное  задание для направления в  командировку (в письменной или устной форме), оно подписывается руководителем  и работником, направляемым в командировку. Но в данном случае Шумскому С.И. только начислена сумма на командировочные  расходы, но им получена не была.    

Чтобы добрать до места командировки, сотрудник  воспользовался поездом. Дата и время  отправления поезда – 15 октября 11 часов 00 минут (в железнодорожных билетах  время указывается московское).

В командировочные  расходы входят:

а) проездной  билет;

б) постельные расходы;

в) организационные  сборы Приаргунского райпо;

г) расходы  на проживание в гостинице (см. авансовый  отчет №9, Приложение 11);

д) суточные 800 руб. (8 дней).

В командировочном  удостоверении сделана отметка  и выбытии и прибытии в г. Читу и пос. Приаргунск. Обратно сотрудник  вернулся на служебной машине. 

В Читинском  облпотребсоюзе на время нахождения в командировке средний заработок не рассчитывается, так как работник может оказаться в невыгодном положении в связи с не ежемесячным премированием. Полученный средний заработок может быть меньше того, что он может получить за этот период с учетом премии (данный вид начисления заработной платы отражен в коллективном договоре).

В бухгалтерском  учете организации были сделаны  следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71 – 800 руб. – отражены суточные;

Дебет 44 Кредит 71 – 1050 руб. – учтены расходы  на проживание;

Дебет 44 Кредит 71 – 700 руб. – организационный  сбор (раздаточный материал);

Дебет 44 Кредит 71 – 477 руб. 10 коп. – расходы на проезд;              

 Дебет  71 Кредит 50 – 3027 руб. 10 коп. – возмещены расходы подотчетному лицу.

Зарубежные  командировки        

 Все  большее распространение получают  командировки в дальнее зарубежье.  Это связано с расширением  делового сотрудничества российских  организаций и компаний с зарубежными  партнерами, расширением рынка сбыта.  Кроме того, все большее число  российских фирм принимают участие  в зарубежных выставках, научных  конференциях.         

 Необходимым  условием для оформления зарубежной  командировки сотрудника является  издание приказа о командировании, что следует из Положения о  порядке покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).           

 Уполномоченные  банки выдают организациям наличную  валюту или дорожные чеки на  командировочные расходы на основании  заявки, оформленной на основании  2 приказов:

а) устанавливающий  сотруднику размер суточных;

б) о  направлении сотрудника в служебную  зарубежную командировку с указанием  фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и  возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.

Если  направление сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно  определить и в одном приказе. Размеры суточных в зависимости  от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты  суточных при краткосрочных командировках  на территории зарубежных стран». Можно  установить приказом руководителя организации  и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует  включения суммы превышения в  облагаемый НДФЛ доход работника.         

 В  отличие от произвольной формы  приказа на установление размера  суточных, приказ на командирование  сотрудников должен быть оформлен  с применением унифицированной  формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку» (или Т-9а), утвержденной  постановлением Госкомстата России  от 6 апреля 2001 г. 

№ 26.         

 Фактическое  время пребывания в командировке  должно быть подтверждено документально.  Это необходимо для обоснования  отсутствия работника на рабочем  месте и для подтверждения  правильности величины понесенных  расходов, и для документального  обоснования включения этих расходов  в затраты. Причем, предусмотренное  командировочное удостоверение  для командировок в пределах  России, при зарубежных командировках  не оформляется.         

 Время  фактического пребывания работника  в загранкомандировке подтверждается  отметками в загранпаспорте о  пересечении Государственной границы  РФ. Учитывая, что загранпаспорт  является личным документом сотрудника, представляется целесообразным  после возвращения из командировки  приложить к авансовому отчету  ксерокопию заграничного паспорта  с отметками о датах пересечения  границы на контрольно-пропускных  пунктах РФ.