Признание, учет, анализ и аудит долгосрочной и краткосрочной кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам

- Поставщикам по выданным векселям, по которым срок оплаты не наступил

- Поставщикам по полученному товарному кредиту

Сумма кредиторской задолженности, с истекшим сроком исковой давности, списываются по каждому обязательству на основании материалов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя предприятия и учитываются на счете 6160,6280 «Прочие доходы от неосновной деятельности».

Службе внутреннего аудита или бухгалтерии предприятия необходимо учитывать, что поступление товаров или внеоборотных активов осуществляется по следующим основаниям:

- по договорам купли-продажи, договорам поставки

- внесению в счет вклада в уставный капитал

- получению активов на безвозмездной основе

По активам, поступающим на основе договоров поставки или купли продажи, предприятие должна получить от поставщика расчетные документы и сопроводительные документы, в том числе товаротранспортные накладные счета спецификации, сертификаты и т.д. Ответственные лица должны:

- Произвести регистрацию документов в журнале учета поступающих грузов;

- Проверить соответствие данных документов по количеству, номенклатуре, ценам, срокам поставки в соответствии с договором;

- Проверить правильность показателей расчетных документов;

- Принять к оплате расчетные документы;

- Передать документы в соответствующие службы и отделы предприятия (в небольших предприятиях - это бухгалтерия) согласно документооборота.

Помимо указанных расчетов на счете 3310, 4110 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают курсовые разницы, а также прекращение обязательств.

Таблица 1-  Учет кредиторской задолженности в Республике Казахстан

Курсовые разницы по приобретенному имуществу (работам, услугам) отражаются на счете 3310, 4110 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции со счетом 6250 - «Доходы от курсовой разницы» 7430 - «Расходы по курсовой разнице» в зависимости от ставки курса на момент совершения операции. Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счетов 1210 - «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», или счета 1280 (Прочая краткосрочная дебиторская задолженность). Прощение долга по существу является одним из видов дарения. Прощение долга является прочим доходом и отражается по дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 6280 - «Прочие доходы», При прекращении обязательств новацией происходит замена одного обязательства другим.

При прекращении обязательств вследствие ликвидации юридического лица и при списании кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 7500 «Расходы, связанные с прекращаемой деятельностью». Учет кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется финансовая отчетность, ведется на счете 3310, 4110 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно.

1.3 Формы расчетов с поставщиками и подрядчиками

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками направлен на сбор и обобщение информации о расчетах за полученные покупателем товарно-материальные ценности, принятые заказчиком выполненные работы и потребленные услуги, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через кредитную организацию.

Поставщиками и подрядчиками являются организации, поставляющие товарно-материальные ценности (сырье и другие материалы, товары), оказывающие услуги (транспортные перевозки, обеспечение связи, коммунальные и прочие услуги), выполняющие работы (монтаж оборудования, погрузочно-разгрузочные работы и др.). Расчетный документ - это оформленное распоряжение плательщика (клиента или кредитной организации) о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя средств или на счет, указанный получателем средств (изыскателем).

Поставщиками и подрядчиками торговой организации являются организации и предприятия, поставляющие товарно-материальные запасы (промышленные, сельскохозяйственные и другие предприятия) или оказывающие различные услуги (транспортные, коммунальные услуги, услуги связи и др.).

Для бесперебойного удовлетворения потребности покупателя в товарах народного потребления торговые организации заключают договоры с поставщиками и подрядчиками на поставку товарно-материальных запасов и оказание услуг, в которых предусматривается порядок расчетов между ними. Расчеты между торговыми организациями и поставщиками осуществляются, в основном, безналичным путем через учреждения банка в виде перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные запасы, потребленные транспортные и коммунальные услуги и услуги связи предназначен счет 3310 «Краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам». На этом счете торговые организации также учитывают расчеты с органами транспорта за полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также расчеты за все виды услуги связи.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные товарно-материальные запасы и потребленные услуги, находят отражение на указанном счете, независимо от того, одновременно или предварительно производилась оплата предъявленного счета.

Большинство расчётов между предприятиями, с бюджетом и внебюджетными фондами производится в виде безналичных платежей.

Безналичные расчёты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчётным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачётов взаимных требований через расчётные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

Для хранения денежных средств и операций по расчётам предприятия, имеющие самостоятельный баланс и собственные оборотные средства, открывают в учреждениях банков расчётные счета.

Для открытия расчётного счёта организация должна в учреждение выбранного им банка представить следующие документы:

- заявление на открытие счёта установленного образца;

- нотариально заверенные копии устава предприятия, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

- справку налогового органа о регистрации предприятия в качестве налогоплательщика;

- копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд РК и в Фонд обязательного медицинского страхования;

- копию письма о присвоении статистических кодов;

- карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера и оттиском печати предприятия по установленной форме, заверенную нотариально.

Движение средств на расчётном счёте оформляются платёжными документами.

Денежный чек - письменное распоряжение владельца счёта банку о выплате указанной суммы денег лицу, на имя которого он выписан. Денежный чек должен содержать наименование предприятия-чекодателя, номер его расчётного счёта, сумму к выдаче, паспортные данные получателя, подписи руководителя и главного бухгалтера, оттиск печати.

По чеку предприятия получают деньги на выплату заработной платы, хозяйственные и другие расходы.

Объявление на взнос денег наличными - письменное распоряжение владельца счёта банку зачислить на расчётный счёт деньги, сдаваемые из кассы. В нём проставляются номер расчётного счёта, сумма взноса и дата.

После сдачи денег в кассу банка, кассир предприятия получает квитанцию, подтверждающую данную операцию.

Платёжное поручение - письменное распоряжение владельца счёта банку на перечисление средств с его счёта на счет получателя.

В зависимости от местонахождения поставщика и покупателя безналичные расчёты разделяют на иногородние и одногородние. Иногородними называют расчёты между предприятиями, обслуживаемые отделениями банка, находящимися в разных населённых пунктах. Их основными формами расчётов являются расчёты платёжными поручениями - требованиями, аккредитивами, с особых счетов, денежные переводы. Одногородними называют расчёты между организациями, обслуживаемыми одним или двумя учреждениями банка, находящимися в одном населённом пункте. Их формами расчётов являются расчёты в порядке плановых платежей, платёжными поручениями - требованиями, платёжными поручениями и расчётными чеками.

При расчётах платёжными поручениями - требованиями, получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчётный документ, содержащий требования к плательщику об уплате получателю через банк определённой суммы за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Оплата платёжных поручений - требований может осуществляться с их акцептом и без акцепта.

Акцепт в расчётах означает согласие плательщика на оплату. Плательщик имеет право отказаться от акцепта счёта в полной сумме в случае отгрузки поставщиком незаконной, недоброкачественной, нестандартной и т.д. продукции. Частичный отказ от акцепта может быть при нарушении поставщиком цен, скидок, поступлении части не заказанной, недоброкачественной и т.д., продукции.

Аккредитивная форма применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчётов в соответствие с положением о поставках продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления. Особенности аккредитивной формы расчётов состоит в том, что оплату платёжных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Аккредитив (от лат. accredo - доверяю) - 1) денежный документ, содержащий поручение о выплате определенной суммы денег физическому или юридическому лицу в соответствии с условиями, указанными в документе. Денежные аккредитивы являются именными; они позволяют получить указанную в аккредитиве сумму полностью или частями в течение определенного периода времени;

2) форма безналичных расчетов за товары и услуги, при которой оплата предъявленных поставщиком документов об отгрузке товаров или оказании услуг производится банком поставщика (в котором у него открыт расчетный счет) за счет средств плательщика, находящегося на его расчетном счете в другом, обычно иногороднем, банке. Банк плательщика дает поручение банку, обслуживающему получателя платежа, оплатить требуемую сумму в оговоренный срок на основе условий, предусмотренных в аккредитивном заявлении плательщика.

Выплаты по аккредитиву производят в течении срока его действия в банке поставщика в полной аккредитива или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приёмо-сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара.

Наиболее распространенной формой безналичных расчётов являются платёжные поручения.

Платёжное поручение представляет собой распоряжение владельца счёта банку на перечисление денежных средств с его расчётного счёта на счёт получателя денег. В нём обязательно указывают назначение подлежащих перечислению сумм. Платёжное поручение передаётся в учреждение банка плательщика в порядке последующего акцепта после получения получателем товарно-материальных ценностей или оказанных ему услуг. Расчёты платёжными поручениями могут быть срочными, досрочными и отсроченными. К срочным платежам относятся: авансовые платежи; платежи после отгрузки; частичные платежи при крупных сделках. Долгосрочный и отсроченный платежи могут иметь место в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения сторон.

Отражение на счетах бухгалтерского учёта происходит таким же образом, как и при расчётах, платёжными поручениями - требованиями.

Расчёты чеками. Расчётный чек содержит письменное поручение владельца счёта (чекодателя) обслуживающему его банку по перечислению указанной в чеке суммы денег с его счёта на счёт получателя средств (чекодержателя).

Данная форма расчётов всё шире используется при одногородних расчётах.

Расчёты в порядке плановых платежей производят в тех случаях, когда между подрядчиком и заказчиком сложились устойчивые хозяйственные и расчётные отношения, а взаиморасчёты носят регулярный характер. Сущность данной формы заключается в том, что заказчик оплачивает будущую продукцию равными суммами и в сроки, установленные соглашением.