Представительские расходы организации

. Представительские  расходы организации

Организация с  целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских  включаются также расходы организации  по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее  время организациям следует руководствоваться  перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д. 

 Оформление  первичных документов

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при  наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны  дата и место проведения деловой  встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление  так называемых подготовительных  документов;

2) оформление  уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление  документов, подтверждающих фактическое  расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

Предприятием  издаются внутренние организационно-распоря-

дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных  лиц организации, имеющих право  участвовать в переговорах и,  следовательно, получать под отчет  средства на представительские  расходы;

- порядок выдачи  подотчетных сумм на представительские  расходы;

- порядок расходования  средств на представительские  расходы;

- документальное  оформление представительских расходов;

- порядок осуществления  контроля над расходованием и  списанием средств на представительские  расходы;

- нормирование  отдельных видов представительских  расходов.

На втором этапе  составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные  с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение  руководителя о назначении ответственного  за проведение официального мероприятия;

- распоряжение  о направлении приглашения на  деловую встречу, который должен  содержать цель прибытия представителей  сторонней организации;

- программа проведения  деловой встречи с указанием  даты, места и сроков проведения  деловой встречи, ФИО участников  со стороны организации и со  стороны приглашенных и их  должностей, утвержденной сметы  представительских расходов.

На третьем  этапе ответственным лицом оформляются  и представляются в бухгалтерию  организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

- отчет о расходах  на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет  с приложенными документами, подтверждающими  произведенные расходы.

Такими документами  являются: счета предприятий общественного  питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы  об оплате транспортных расходов, документы  об оплате услуг переводчика и  т. д.

Все первичные  документы должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ. 

Бухгалтерский учет

Документы, регулирующие порядок организации и ведения  бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские  расходы".

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру  можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в  качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным  видам деятельности. В бухгалтерском  учете представительские расходы  не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета  и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции  со счетами раздела VI "Расчеты", например 60

"Расчеты с  поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

Порядок включения  затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих  в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения  этого пункта применяются к официальным  лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации. 

 К представительским относятся расходы организации:

1) на проведение  официального приема (завтрака, обеда  или иного аналогичного мероприятия);

2) транспортное  обеспечение доставки принимаемых  лиц к месту проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно;

3) буфетное обслуживание  во время переговоров;

4) оплата услуг  переводчиков, не состоящих в  штате организации, по обеспечению  перевода во время представительских  мероприятий.

Не относятся  к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы организации принимаются  в целях налогообложения прибыли  в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы  представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую  базу по налогу на прибыль.

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся  к косвенным расходам, которые  в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских  расходов, учитываемых в целях  налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим  итогом с начала налогового периода.