Правовой статус бухгалтерской службы, ее место в структуре управления организацией

     Можно оставить журнальную систему и в  том случае, когда поступает очень  незначительное количество документов.

     Во  всех остальных случаях эта форма  регистрации устарела, так как  затрудняет ведение контроля за исполнением  документов и справочную работу по ним.

     Более удобной является карточная система  регистрации документов. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом  учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

     Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

     Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

     Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Но и в  этом случае на экран выводится форма  карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

     Карточку  на документ можно заполнить сначала  не полностью, до передачи документа  руководителю, т.е. без резолюции, срока  исполнения и исполнителя. После  рассмотрения документа руководителем  карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

     При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает  полученную корреспонденцию, можно  сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его  резолюцию, заполнить полностью  регистрационную форму.

     Заполнив  карточку, одну из них помещают в  сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю  для работы с ним.

     При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и  справочной работе. При этом поиск  можно вести по любому из введённых  показателей.

3. Контроль за исполнением документов;

     Контроль  играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение  содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и  анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

     Контроль  исполнения документов охватывает три  группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;
• контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

     Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической  информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных  подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной  цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
• снятие исполненных документов с контроля.

     Контроль  исполнения носит многофункциональный  характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как  правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы  и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

• контрольные журналы;
• регистрационно-контрольные карточки (картотека);
• письменные отчеты;
• проверки;

     Каждая  из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании  любой из них необходимо соблюдать  одно требование - не ограничиваться разговорами  об исполнении, а давать объективную  оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

     Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом  исполненном документе.

4. Передача документов в архив.

     Исполненные учетные документы хранятся в  архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система  хранения обеспечивает не только целостность  и сохранность документов в течение  установленных законом сроков, но и возможность пользования ими  в любой момент для всякого  рода справок.

     Подлежащие  сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для  отыскивания порядке и подшиваются  или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

     Расположение  в делах документов в зависимости  от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

• По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);
• По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);
• По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);
• По номерам документов.

     Сдача дел в архив из структурного подразделения  производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается  с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

     Дела  принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника  структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о  наличии каждого дела. В конце  описи делается заверительная надпись  с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с  указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи  лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

     Дела  временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях  архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной  службой делопроизводства или структурным  подразделением до истечения срока  хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном  порядке (См. приложение №3).

     Секретарем  организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.

     Архивы  в зависимости от объема и характера  хранимого в них материала  подразделяются на центральный или  общий и местные (текущий).

     В центральном архиве хранятся дела законченных  отчетных периодов (прошлых лет). В  местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

     Порядок пользования документами из архива:

     1. Для получения документов для  дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя  предприятия. 

     2. Категорически запрещается делать  на документах пометки, загибать  листы, снимать копии без разрешения  руководителя, переводить чертежи  через кальку.

     3. Сотрудникам, работающим в данной  организации, документы выдаются  под расписку без права выноса  за пределы учреждения.

     4. Документы по письменным запросам  выдаются доверительным лицам  по доверенности.

     5. При снятии копии с документа,  который находится в архиве, на  подлиннике проставляется, когда  и кому была выдана копия.

     6. Лица, работающие с документами  архива, несут полную ответственность  за сохранение документов. В случае  нарушения - привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.