СОДЕРЖАНИЕ 
 

     1. Порядок выдачи денег организациям

     Каждая  организация в процессе своей  деятельности помимо безналичных денежных средств получает и расходует  наличные деньги. В статье рассмотрены  наиболее актуальные вопросы документального оформления, возникающие при осуществлении этих операций.

     Все операции с наличными деньгами организации  обязаны вести по правилам, которые  изложены в Порядке ведения кассовых операций (далее — Порядок). Он утвержден  решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. Помимо этого организации должны соблюдать нормы Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ).

     Одновременное применение указанных нормативных  актов в основном и создает  проблемы, связанные с документальным оформлением, которые появляются у  бухгалтеров при работе с денежной наличностью. Причем они возникают, когда организация выступает как в роли продавца, так и покупателя.

     Выдача  наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам.

     Денежный  чек состоит из чека и корешка, одновременно с заполнением чека заполняется корешок. При заполнении никакие подчистки и исправления не допускаются. Заполненный чек заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится оттиск печати чекодателя. На оборотной стороне чека указывается, на какие цели чекодатель получает деньги (коммерческие расходы, оплата труда).

     Порядок заполнения чека следующий:

• Чек и корешок заполняются чернилами от руки;
• В реквизите «Сумма цифрами» свободные места после суммы должны быть прочеркнуты двумя линиями;
• Сумма прописью начинается с заглавной буквы в самом начале строки;
• Чек подписывается чекодателем;
• Подписание чека до его заполнения категорически запрещается.

     Для совершения расходных кассовых операций заведующий кассой выдает кассовым работникам под отчет необходимую сумму  денег под расписку в книге  учета принятых и выданных денег. Полученную сумму кассовый работник записывает в книгу учета принятых и выданных денег.

     Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек операционному  работнику. После соответствующей  проверки ему выдается контрольная  марка от денежного чека для предъявления в кассу.

     Получив денежный чек, кассовый работник:

1. Проверяет наличие подписей должностных лиц банка, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимися образцами.
2. Сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописую.
3. Проверяет наличие на денежном чеке расписки клиента в получении денег и данных его паспорта или удостоверения личности.
4. Подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче.
5. Вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег.
6. Сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку.
7. Повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента.
8. Выдает деньги получателю и подписывает чек.

     Кассовый работник выдает банкноты полными и неполными пачками и полными корешками по обозначенным на накладных и бандеролях суммам, монету – полными, неполными мешками, пакетами, тюбиками при условии сохранения неповрежденной упаковки. Полные и неполные пачки банкнот, мешки, пакеты, тюбики с монетой и полные корешки банкнот, имеющие повреждения упаковки, а также неполные корешки банкнот, отдельные банкноты и монеты выдаются кассовым работником полистным и поштучным пересчетом.

     Совершение  операций, при которых клиент, не внося денег, предъявляет одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными, не допускается.

     Получатель  денег, не отходя от кассы, в присутствии  кассового работника, выдавшего  деньги, проверяет полные и неполные пачки банкнот по количеству пачек и корешков в них: полные корешки, не упакованные в пачки, и отдельные банкноты – полистным пересчетом, монету – по количеству мешков и надписями на ярлыках к мешкам, пакеты, тюбики и отдельные монеты – пересчетом.

     В случае возникновения у клиента  претензий по полученной и пересчитанной сумме денег указанная сумма повторно просчитывается под наблюдением заведующего кассой, который принимает решение о снятии остатка денег в кассе.

     В конце операционного дня кассовый работник сверяет сумму полученных им под отчет денег с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денег. После чего составляет справку о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет, подписывает ее и приведенные в ней кассовые обороты, сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников.

     Сверка  оформляется подписями кассового  работника в кассовых журналах и  операционных работников на справке  кассового работника.

     Остаток наличных денег, расходные кассовые документы, отчетную справку кассовый работник сдает под расписку в книге учета принятых и выданных денег заведующему кассой.

     При выполнении приходных и расходных  операций одним кассовым работником составляется сводная справка о  кассовых оборотах.

     В заключение обратим внимание еще  на один важный момент, касающийся наличных денежных расчетов.

     Как известно, в расчетах наличными деньгами между собой организации должны соблюдать предельный размер, который  составляет 60 000 руб. по одной сделке. Так определено пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». В совместном письме ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252 содержится разъяснение о том, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам по одному договору. Это значит, что независимо от того, сколько денежных документов оформлено по договору (один или несколько), сумма, внесенная наличными деньгами по нему, не должна превышать 60 000 руб.

     За  несоблюдение этого порядка со стороны, совершившей такой платеж, может  быть взыскан штраф согласно статье 15.1 КоАП РФ. Об этом сказано в пункте 5 Разъяснений по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью. Они приведены в письме ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95.

     2. Порядок выдачи  денег под отчет

     Расчеты с подотчетными лицами осуществляются в случаях, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц или произвести расчеты с командированными работниками.

     В таких случаях уполномоченным или  командированным работникам по распоряжению руководителя организации выдаются под отчет наличные денежные средства.

     Порядок выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций (утвержден решением Совета Директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 № 40), а также приказом руководителя, в котором предусматриваются круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет; размеры подотчетных сумм, а также сроки их возврата и (или) предоставления авансового отчета об их израсходовании.

     Размеры выдаваемых сумм и сроки, на которые  они выдаются в каждом конкретном случае определяются руководителем  организации. На хозяйственно-операционные расходы подотчетные суммы выдаются без каких-либо ограничений. При  этом для избежания возможных проблем, организации должны учитывать установленный предельный размер расчетов наличными денежными средствами. Исходя из этого, выдаваемую в подотчет сумму средств на хозяйственно-операционные расходы рекомендуется ограничивать указанной суммой. Суммы, причитающиеся командированным работникам, определяются исходя из расчетных показателей продолжительности командировки и установленных норм расходов.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих  дней (другого срока, определенного приказом по организации) по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Выдача  новых подотчетных сумм производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу. Передача наличных денег  под отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

     При выдаче наличных средств под отчет для производства закупок подотчетные лица должны быть проинструктированы о том, что каждый отдельный платеж, произведенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами. Это требование относится как к тому случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к тому случаю, если доверенность отсутствует, так как подотчетное лицо действует от лица работодателя, который впоследствии одобрит действия работника, утвердив авансовый отчет.

     Согласно  Плану счетов бухгалтерского учета (Инструкции по применению Плана счетов) учет расчетов с подотчетными лицами организуется с использованием балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств (дебет счета 71 кредит счета 50 «Касса»).

     На  израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», 10 «Материалы» и др.      кредит счета 71).

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     В дальнейшем эти суммы списываются  со счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами организуется в журнале-ордере № 7. В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

     Аналитический учет ведется по отдельно выданным в подотчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, по разделу «Выдано под отчет» предусмотрены соответствующие графы.

     Для получения синтетических данных по счету № 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.

     Журнал-ордер  № 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным в подотчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов  превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.