Понятие форм бухгалтерского учета и их историческое развитие

Мемориальный  ордер № 31

Запись  за январь месяц 1999г.

“Таблица  №2”

Мемориальный  ордер составляется на основе сводного документа (в ведомости распределения заработной платы), объединяющего данные однородных первичных документов, или на основании итоговых показателей накопительной ведомости, в которой эти данные группируются по корреспондирующим счетам. Документы, являющиеся основанием для записи, обязательно прилагаются к ордеру. В настоящее время за каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций (кассовым, по расчетным счетам, заработной плате и т.д.) лишь один ордер в месяц. Ордера регистрируются в регистрационном журнале - хронологическом регистре синтетического учета . Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и контроля за их сохранностью вместе с подшитыми к ним документами, а также для последующей проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. Эта проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала (по кредиту) с итогами оборотов по дебиту и отдельно - по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам. После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в Главной книге. Главная книга или контрольная ведомость строится с разбивкой каждого счета на колонки, отводимые для записи оборотов по каждому корреспондирующему счету в отдельности (т.е. по шахматному принципу). В ней регистрируются только текущие обороты. Сальдо по счетам в ней не выводится. На основе Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета. При этом структура Главной книги облегчает составление шахматной оборотной ведомости, последняя непосредственно заполняется итогами каждого счета. Значительно облегчает здесь подготовку записей в учетные регистры, особенно регистры синтетического учета, использование накопительных и группировочных ведомостей.

Записи  в регистры аналитического учета  ведутся непосредственно с документов, подшитых к мемориальным ордерам. Проверка правильности аналитического и синтетического учета осуществляется путем составления  оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их итогов с соответствующими суммами оборотной ведомости  по синтетическим счетам. В настоящее время при ведении учета по мемориально-ордерной форме широко используются различные виды клавишных вычислительных машин. Мемориально-ордерная форма имеет некоторые достоинства. Так, ее регистры сравнительно просты по своей структуре. Взаимосвязь между ними устанавливается легко. Техника учетных записей несложна и быстро усваивается. Благодаря этому в первые годы своего существования эта форма имела серьезные преимущества по сравнению с прежними формами счетоводства. Однако она не решила таких важнейших проблем бухгалтерской техники, как уменьшение громоздкости аналитического учета и устранение его отставания от учета синтетического, обеспечения непосредственного составления отчетности по данным учетных регистров, сокращения числа рабочих приемов ведения записей и регламентация отражения хозяйственных операций в учетных регистрах. Все эти недостатки в значительной степени устранены журнально-ордерной формой учета.

Журнально-ордерная форма

Журнально-ордерная форма завершает многовековый этап развития форм ручной регистрации данных. Из всех предыдущих она ближе всего  к интегральной. Последняя требовала ведения сплошного разложения оборотов по всем счетам как по дебету, так и по кредиту, т.е. приводила к систематически задаваемому дублированию записей (наличию двух матриц по каждому синтетическому счету). Журнально-ордерная форма в своем теоретически чистом варианте предполагает ведение только журналов-ордеров. 

3. Основные формы бухгалтерского учета в современных условиях.

Основными формами ведения бухгалтерского учета являются: 
• журнально-ордерная; 
• мемориально-ордерная; 
• упрощенная форма учета для малых предприятий; 
• автоматизированная форма, с применением программ автоматизации бухгалтерского учета.

Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета. 
Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры. Журналы-ордера ведутся на основании первичных документов. 
Последовательность заполнения учетных регистров при журнально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета: 
• На основании первичных документов хозяйственные операции записываются в накопительных ведомостях, т.е. регистрируются в журнале хозяйственных операций.  
• Затем данные хозяйственные операции записываются в журналы-ордера и дополнительные ведомости.

Мемориально-ордерная форма ведения учета.   
Последовательность заполнения учетных регистров при мемориально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета: 
• На основании первичных документов все хозяйственные операции записываются в накопительные ведомости, которые ведутся в форме журнала хозяйственных операций. 
• Однородные хозяйственные операции, т.е. операции по ведению учета на одном бухгалтерском счете или группе нескольких зависимых счетов, переносятся в мемориальные ордера, в которых записываются содержание операции, сумма и корреспонденция счетов. 
Мемориальные ордера имеют определенные номера, например, мемориальный ордер № 1 ведется по счету 50 «Касса», мемориальный ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета», мемориальный ордер № 3 — по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», мемориальный ордер № 4 — по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», мемориальный ордер № 5 — по счету 20 «Основное производство» и т.д. 
• Итоговые данные мемориальных ордеров в конце месяца записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал. Итоговая сумма по регистрационному журналу должна быть равна сумме дебетовых и кредитовых оборотов по всем синтетическим счетам.  
• Данные из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги, например по счету 50 «Касса». Обороты по Главной книге сравнивают с итоговой суммой всех мемориальных ордеров в регистрационном журнале. Если обороты совпали, значит проводки по синтетическим счетам разнесены правильно. 
• На основании Главной книги составляются шахматная и оборотная ведомости. 
• По данным Главной книги и оборотной ведомости заполняют баланс предприятия за отчетный период. 
К достоинствам мемориально-ордерной формы ведения учета можно отнести простоту заполнения учетных регистров, легкость проверки правильности отражения операций, возможность исправления ошибок при сверке данных. Недостатками можно считать многократность записи одной и той же суммы в разных регистрах, что приводит к усложнению работы и увеличению вероятности ошибок, а также отставание аналитического учета от синтетического и сложность составления отчетности.

Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета применяется на небольших предприятиях с незначительным числом хозяйственных операций. 
При упрощенной форме ведения бухгалтерского учета на основе первичных документов ведется Книга учета хозяйственных операций, в которой отражаются остатки по счетам на начало года. В течение года в книге регистрируются все хозяйственные операции, которые одновременно отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Автоматизированные формы ведения учета 
В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров. 
Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности. 
К наиболее популярным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учета относятся: 1 C: Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д. 
Основной источник информации в программах автоматизации бухгалтерского учета — журнал хозяйственных операций . Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести различные виды учета: синтетический и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов. 
В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.

                                               ЗАКЛЮЧЕНИЕ  
С развитием рыночной экономики организации получили большие возможности в выборе способов ведения бухгалтерского учета. От существующей ранее жесткой регламентации учетного процесса со стороны государства наметился переход к разумному сочетанию государственного регулирования и определенной самостоятельности в выборе способов ведения бухгалтерского учета. Сущностью этого процесса является то обстоятельство, что на основе устанавливаемых государством общих правил организации могут самостоятельно разрабатывать способы ведения бухгалтерского учета. В полной мере это касается и выбора форм бухгалтерского учета. Форму бухгалтерского учета определяют используемые регистры бухгалтерского учета и процедуры его ведения. При выборе формы бухгалтерского учета целесообразно учитывать: размеры организации, объёмы ее видов деятельности, уровень подготовленности к тем или иным процедурам бухгалтерского учета и информационного обеспечения специалистов данной организации, а также адекватности, полезности и эффективности использования информации в организации, уровень механизации и автоматизации учетных процедур и др. Под формой бухгалтерского учета понимается порядок сочетания различных видов взаимосвязанных учетных регистров, а также последовательность и способы учетных записей в них. Форму бухгалтерского учета главный бухгалтер выбирает самостоятельно исходя из целесообразности ее применения, квалификации работников и других факторов. При применении указанных регистров и их самостоятельной разработке необходимо учитывать правила и требования, содержащиеся в Федеральном законе «О бухгалтерском учете», Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению, положениях по бухгалтерскому учету. В настоящее время все реже организациями применяется мемориально-ордерная форма учета, при которой на основании данных первичных или накопительных документов составляются мемориальные ордера, отражающиеся в регистрационном журнале (журнале хозяйственных операций), а затем в главной книге. Заполненные мемориальные ордера в хронологическом порядке записываются в регистрационный журнал и нумеруются по порядку. Итог оборотов регистрационного журнала сверяется с итогом оборотной ведомости синтетического бухгалтерского учёта. Данные мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, а из неё – в оборотную ведомость по синтетическим счетам. Эта ведомость называется шахматной, по её данным составляется бухгалтерский баланс. Одновременно с записями синтетического учёта на карточках ведётся аналитический учёт, его итоги обобщаются в оборотных ведомостях, которые сверяются с данными оборотной ведомости синтетического учёта. Следует отметить, что мемориально-ордерная форма, с одной стороны, проста и доступна, с другой - трудоемка, приходится многократно дублировать одни и те же записи в различных учетных регистрах. Мемориально-ордерную форму удобнее применять в небольших организациях. Мемориально-ордерная форма в настоящее время практически не применяется. Применение журнально-ордерной формы учета позволяет уменьшить трудоемкость учета за счет того, что в одном регистре совмещаются синтетический и аналитический учет, здесь отсутствует ряд регистров (мемориальные ордера, регистрационный журнал, оборотные ведомости по синтетическим счетам).

Журнально-ордерной форма счетоводства применяется большинством организаций. При этой форме регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами. В основу журнально-ордерной формы учета положен принцип накапливания данных первичных учетных документов таким образом, чтобы обеспечивать синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание данных производится в учетных регистрах, что позволяет отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц и исключает необходимость составления мемориальных ордеров. В методических указаниях предусмотрено изготовление 16 журналов-ордеров и большого количества различных ведомостей. Журнально - ордерная форма бухгалтерского учета основана на принципе накапливания данных первичных документов для получения необходимых показателей синтетического и аналитического учета, т. е. ведении группировочных и накопительных ведомостей. Поэтому в синтетические счета записывается не каждая отдельная операция, а итоги однородных операций. Основным регистром журнально - ордерной формы является журнал- ордер. Применение ПЭВМ в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных. Каждая отдельно взятая версия автоматизированной обработки учетной информации представляет собой единство методологических основ бухгалтерского учета, возможностей вычислительной техники и логической последовательности обработки информации и получения выходных данных. Таким образом, в результате проделанной работы были изучены основные формы бухгалтерского учета, применяемые на предприятиях республики, рассмотрены особенности каждой из них и проанализированы возможности работников бухгалтерии в условиях автоматизации учетного процесса.

                  Список использованных источников и литературы 

1. Алборов Р. А. “Основы бухгалтерского учета”. М: “Дело и сервис” 2005.