Понятие документооборота и его основные этапы

Вариант № 14

ПЛАН

Введение…………………………………………………………………………..

1.              Основные этапы инвентаризации, условия ее проведения……………….

2.              Понятие документооборота и его основные этапы………………………

3.              Задача………………………………………………………………………..

Заключение………………………………………………………………………

Список используемой литературы……………………………………………..

Введение

Организации и предприятия торговли несут убытки по причине недостач и хищений, краж и потерь.

С учётом этого, значительно возрастает роль изучения причин и условий, влияющих на сохранность собственности, разработки действенных мероприятий, направленных на устранение или же предупреждение тех обстоятельств, которые способствуют негативным изменениям в системе торговли.

На современном этапе развития рыночных отношений сохранность собственности необходимо трактовать в широком и узком смысле слова. Ущерб причисляется не только при расхищении, присвоении и уничтожении имущества, но и при нарушении финансовой и государственной дисциплины, расточительстве, халатности, порче имущества, выпуске недоброкачественной продукции.

Под сохранностью собственности в широком смысле слова следует понимать борьбу за её эффективность, что означает сбережение имущества, рациональное использование сырья, усиление режима экономии. Сохранность собственности в узком смысле слова предполагает борьбу с потерями ценностей вследствие недостач, хищении, неправильного хранения, что также имеет большое значение. Всё это выдвигает проблему сохранности средств в новых условиях хозяйствования в число актуальных.

1.              Основные этапы инвентаризации, условия ее проведения

              Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности, а также сохранности материальных ценностей.

Инвентаризация проводится в соответствии со статьей 12 Закона о бухгалтерском учете, в которой определены:

1) цели инвентаризации;

2) случаи проведения обязательных инвентаризаций;

3) порядок регулирования выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

О том, как же провести инвентаризацию, подробно рассказано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации). Этим документом при проведении инвентаризации должны руководствоваться организации (кроме банков), включая организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета.

Основными целями проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации являются:

1) выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете);

2) выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество;

3) сопоставление фактически имеющегося имущества с данными бухгалтерского учета (выявление излишков и недостач);

4) проверка полноты и правильности отражения в учете стоимости товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетных и других счетах в банках, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резерва предстоящих платежей и других статей баланса.

Кроме того, инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальности данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также в большой степени предотвращает такие негативные явления, как хищения имущества работниками организации.

О том, как проводить инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации.

Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-ответственным лицам.

               Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации будут признаны недействительными. Кроме того, еще одним обязательным условием является присутствие при проверке фактического наличия имущества материально-ответственных лиц.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов.

Этап первый - подготовительный. Этот этап включает в себя следующие мероприятия:

1) подготовка приказа о проведении инвентаризации;

2) формирование инвентаризационной комиссии;

3) определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

4) получение расписок от материально-ответственных лиц.

На втором этапе происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

Третий этап - это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И, наконец, четвертый (заключительный) этап - оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады (базы) разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более 3-х дней.

 Подготовительные мероприятия

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации и составе комиссии, а председателям комиссий - контрольный пломбир.

В приказе о проведении инвентаризации указывается содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ о проведении инвентаризации может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет сроки окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, организация на этапе подготовки к проведению инвентаризации может разработать соответствующие внутренние документы. Это могут быть, например:

1) правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества предприятия;

2) порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

3) формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобное помещение, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы. Затем следует проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. До начала взвешивания весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

К началу инвентаризации должны быть произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на _________ (дата)". Это служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после даты инвентаризации.

Материально-ответственные лица дают расписки. В них должно быть указано, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на получение имущества.

Возможна ситуация, когда впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств. В этом случае у виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушениях, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснениями приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при выявлении ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.

 Опись имущества

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Обязанность руководителя организации - создать все условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки. Для этого он должен обеспечить инвентаризационную комиссию рабочей силой для перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

При инвентаризации имущества проверка осуществляется, как правило, сплошным методом. Это значит, что пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально-ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты. В них заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Формы описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 для каждого вида имущества и финансовых обязательств. Описи и акты составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом наличии имущества и финансовых обязательствах, а затем - правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. В ходе инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно - до открытия склада, кладовой, секции и т.п. - заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения исправить выявленные ошибки. Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а над ней проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указывается в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество этих ценностей определяется в установленных единицах измерения.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Их инвентаризация должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце страницы описи следует прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. А затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц. Кроме того, в конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально-ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество - в его сдаче. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир на все время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий - это может быть обеденный перерыв, ночное время или другие перерывы - описи должны храниться в ящике, шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить подтверждение от этих организаций в виде расписок. Такое требование объясняется тем, что основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации находится в целостности и сохранности у лица, которому передано имущество по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение.

Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество могло быть уничтожено в результате несчастного случая или утрачено в результате противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении входе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо предпринять меры к взысканию с виновных стоимости этого имущества через суд или во внесудебном порядке.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

Формы сличительных ведомостей (№ ИНВ-18, № ИНВ-19) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88. Они применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально-ответственному лицу. Сличительные ведомости могут составляться как от руки, так и с использованием компьютерной техники.

Выявленные суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации организации могут использовать регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным ценностям - все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.

По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии. На заседании комиссии рассматриваются результаты проведенной инвентаризации и выявляются причины недостач и излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации, отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия вносит предложения об урегулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Предложения обобщаются в унифицированной форме первичной учетной документации, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 года № 26, - Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26). При этом не допускается покрытие недостатка имущества за счет излишков, выявленных при инвентаризации. В исключительных случаях возможен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1) излишек имущества приходуется;

2) недостача имущества и его порча - списывается.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация. Итоги годовой инвентаризации необходимо включить в годовой отчет.

Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерскую службу организации, где они должны храниться не менее 5 лет (ст. 17 Закона о бухгалтерском учете).

 Отражение результатов инвентаризации в учете организации

В случае выявления излишка имущества - основных средств, материальных ценностей, денежных средств и т.д. - устанавливаются причины его возникновения и круг виновных лиц. Имущество же, оказавшееся в излишке, необходимо оприходовать по рыночной стоимости, которая определяется на дату проведения инвентаризации. В бухгалтерском учете стоимость такого имущества включается во внереализационные доходы организации.

По результатам инвентаризации производятся следующие записи:

Дебет 10 (08, 41, 43, 50) Кредит 91-1

- на стоимость выявленного при инвентаризации неучтенного имущества.

В налоговом учете налогооблагаемая прибыль увеличивается на стоимость имущества, оказавшегося в излишке в ходе инвентаризации (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ).

В случае установления недостач также следует установить причины ее возникновения. Так, недостача может возникнуть:

1) по вине материально-ответственного лица;

2) по неизвестным причинам при отсутствии виновных лиц;

3) в результате чрезвычайных ситуаций.

Кроме того, по материалам и товарам недостачи могут возникнуть в результате пересортицы или в пределах норм естественной убыли.

Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта материальных ценностей одного и того же наименования.

Возникают пересортицы по разным причинам:

1) отсутствует порядок приемки и хранения материальных ценностей на складе;

2) нарушается порядок документооборота;

3) не осуществляется на должном уровне внутренний контроль движения материальных ценностей;

4) материальные лица халатно относятся к своим обязанностям.

Инвентаризационная комиссия должна получить подробные объяснения от материально-ответственных лиц о допущенной пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы можно проводить в виде исключения:

1) за один и тот же проверяемый период;

2) у одного и того же материально-ответственного лица;

3) в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Таким образом, проводить взаимный зачет недостач излишками идентичных (однородных) товаров или материалов недопустимо. Например, нельзя зачесть недостачу масла в счет излишков маргарина или недостачу бензина в счет излишек дизельного топлива и т.д. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Зачет по пересортице бухгалтерской проводкой не оформляют, а делают соответствующие записи в аналитическом учете.

После проведения зачета по пересортице могут образоваться разницы по суммам. Суммовые разницы в сторону излишков приходуются, в сторону недостачи - взыскиваются с виновных лиц. При этом в случае отсутствия виновных лиц данный факт должен быть подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти. Приходовать излишки следует по рыночной стоимости. Она, как правило, соответствует покупной цене товара или запасов, по которой предприятие обычно приобретает аналогичный товар.

После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки материальных ценностей. Выявленные излишки приходуются с отнесением на финансовый результат. Недостачи отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

2. Понятие документооборота и его основные этапы

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерском обслуживании с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры.

Основные этапы документооборота:

- составление и оформление документа;

- принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом);

- движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей;

- передача документа на средства вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение;

- передача документов в архив.

Правильная организация документооборота требует составлений плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив.

В ОБЭП УВД ВАО по г. Москва поступила информация о том, что в государственном дошкольном учреждении «Элли» в платежной ведомости на выдачу заработной платы указаны лица, которые уже четыре месяца уволились. Определите  методы исследования документальных данных и иные мероприятия, которые  должны быть использованы при проверке данной информации, раскройте их содержание. Назовите документы, подлежащие приобщению к материалам проверки.

16