Подотчетные лица

1 .ОБЗОР  ЛИТЕРАТУРЫ

    Развитие  рыночной экономики приводит к расширению числа предприятий, основанных на государственной, коллективной, частной и совместной формах собственности. Основной целью предпринимательской деятельности стало получение прибыли.

    В процессе осуществления хозяйственной деятельности субъектам хозяйствования приходится совершать часть расчетов наличными денежными средствами с целью оперативного решения вопросов, связанных с незначительными по величине суммами расходов. Такие расходы называются хозяйственно-операционными и осуществляются подотчетными лицами.

    Под подотчетными лицами понимаются работники  нанимателя, которым в соответствии с решением должностного лица выделяются суммы в подотчет на определенный срок с определенной целью (командировочные, хозяйственно-операционные расходы и т.п.).

Очень важно  дать четкое определение служебной  командировки.

    В соответствии со ст.91 Трудового кодекса  РБ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

    Согласно  п. 2.2.10.3 Основных положений по составу  затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных Минэкономики 26.01.1998 № 19-12/397, Минфином 30.01.1998 №3, Минстатом 30.01.1998 №01-21/8 и Минтрудом РБ 30.01.1998 №03-02-07/300 (в ред. постановления Минэкономики, Минфина, Минстата и Минтруда РБ от 30.12.2003 №258/186/256/166), затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в состав себестоимости как затраты, связанные с управлением производством.

    Не  считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер.

    Учет  операций с подотчетными лицами имеет немаловажное значение. Различные аспекты этого вопроса находят отражение в самых разных экономических,   научно-публицистических   изданиях   (газетах,   журналах). Сергеева Н.[6] уточняет, что наниматель не обязан, а может производить операционные расходы наличными деньгами через подотчетное лицо, а для поездки в служебную командировку наниматель обязан обеспечить работника авансом для поездки.

    Для выдачи аванса подотчетному лицу выписывается расходный кассовый ордер либо платежная ведомость. Причем, если расходный кассовый ордер является унифицированной формой учетной документации, то платежные ведомости таковыми не являются. Автор считает, что организация должна самостоятельно разработать форму платежной ведомости и включить ее в рабочий альбом форм.

  Аванс на хозяйственные расходы выдается работнику, внесенному в перечень лиц по хозяйству имеющих право на получение подотчётных сумм, в соответствии с порядком, установленным субъектом хозяйствования.

   В этой же статье автор обращает внимание и на следующее, что оплаченные подотчетным лицом из его личных средств расходы в пользу нанимателя являются расходами подотчетного лица. Следовательно, на расходы. производимые подотчетным лицом из личных средств, распространяются общие требования в отношении подотчетных сумм.

  Работник, получивший под отчет денежные средства, обязан в установленном порядке составить и представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

  Лемеш.Н. В. [3] , предлагает вести в организации «Журнал регистрации авансовых отчетов». Данный журнал ведется работником бухгалтерии, осуществляющим прием и обработку авансовых отчетов.

Сергеева  Н.[7] отмечает, что поездки работников , деятельность которых происходит в пути или носит разъездной характер , не является служебной командировкой.

  Большаков С. К. [1] считает, что правильное документальное оформление командировки очень важно и особое внимание необходимо уделить приказу о направлении в командировку. Приказ о направлении в командировку относится к приказам по личному составу и имеет некоторые особенности составления и оформления Приказы по личному составу, в свою очередь делятся на две группы:

1)   приказы о приеме,переводе, увольнении , заграничных командировках;                   2) приказы    о    предоставлении    отпусков,    поощрениях,    премированиях,

командировках и т.д.

   Заголовок таких приказов достаточно краткий: «О командировании». В конце заголовка точка не ставиться. Констатирующая часть в приказах о командировании отсутствует, следовательно в них не раскрываются причины направления работника в командировку. Приказы о командировании содержат визу ознакомления…

  Во  время служебной командировки у  командированного работника может  возникнуть временная нетрудоспособность. В статье Левиной Д. [4] можно найти разъяснение про этому вопросу. В случае временной нетрудоспособности во время нахождения в служебной командировке работнику на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней).В случае стационарного лечения в больнице ему возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы .

  Временная нетрудоспособность должна быть удостоверена в установленном порядке. За данный период работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

  За  работником, направленным в служебную  командировку сохраняется место работы, заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка. При командировке сохраняются трудовые отношения между работником и нанимателем , с которым заключен трудовой договор. Заработную плату работник получает у своего нанимателя.

  Рузинова  Е. М.[5] дает разъяснение по вопросу режима рабочего времени. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. Это означает, что командированный обязан работать по режиму работы той организации, в которую он направлен.

  На  предприятии постоянно в процессе осуществления хозяйственной деятельности происходит внутренний контроль. В первую очередь ответственность за правильность учета несет главный бухгалтер. На него возлагается контроль за соблюдением условий и сроков выдачи сумм в подотчет. Кроме того на приказе о командировании обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера, т.к. командирование работника неразрывно связано с выдачей под отчет определенных денежных сумм.

  Когда подотчетное лицо сдает авансовый отчет, он в первую очередь проверяется бухгалтером по существу, правильности оформления и т.д. и только затем утверждается руководителем. Авторы публикуемых статьей подчеркивают, что необходима четкая организация работы всех лиц, участвующих в процессе подготовки и обработки первичной учетной документации, в частности подотчетных лиц.

    Голуб Н., [2] выделяет основные задачи учета расчетов с подотчетными лицами. Она пишет: «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам должен обеспечить:

- контроль за обоснованностью выдачи средств в подотчет;

- правильное и своевременное оформление документов по операциям с 
подотчетными лицами;

- систематический контроль за целевым использованием и целесообразностью расчетов по хозяйственно-операционным расходам через подотчетных лиц;

- своевременное получение точных данных об остатках средств в подотчете;

- своевременность   удержания   и   налогообложения   сумм,   вовремя   не 
погашенных лицами и т.п.»

    Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают суммы в подотчет на предстоящие расходы, а по кредиту -списанные долги с подотчетных лиц в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами, а также возврат неиспользованных сумм авансов.

Голуб    Н. [ 2 ] предлагает   детализировать    командировочные    и

хозяйственно-операционные расходы и в связи с этим к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открывать два субсчета: 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам» и 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами по командировочным расходам». Кроме этого при значительных оборотах по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» целесообразно к субсчетам открыть аналитические счета: 71/2-1 «Расчеты с подотчетными лицами по командировочным расходам в пределах Республики Беларусь», 71/2-2 «Расчеты с подотчетными лицами по командировочным расходам за пределами Республики Беларусь» и 71/2-3 «Расчеты с подотчетными лицами по сверхнормативным командировочным расходам». В дополнение «привязать» кодификацию счета к подотчетному лицу по табельному номеру или по номеру в справочнике подотчетных лиц. Автор считает, что такая детализация позволяет в дальнейшем отслеживать суммы, подпадающие под налогообложение как социальные

льготы, а также оперативно получать данные для анализа по различным видам расходов и отдельным подотчетным лицам.

    В процессе проверок организаций контролирующими органами возникает ряд вопросов, по которым у специалистов нередко возникают разногласия. Чаще всего это признание расходов для целей бухгалтерского и налогового учета.

Сергеева Н.[8] выделяет наиболее часто встречающиеся из них:

• какие счета бухгалтерского учета следует использовать при оформлении 
  хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами;
• кто должен оформлять документы по расчетам с подотчетными лицами;
• в каком порядке следует отражать расходы по расчетам с подотчетными 
  лицами.

    В связи с этим автор предлагает, чтобы избежать разногласий, закрепить  выбранные организацией варианты внутрифирменным документом. Этим документом может быть: «Положение о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами» или при незначительном объеме операций, «Памятка подотчетного лица». Подотчетное лицо обязательно должно быть ознакомлено с таким утвержденным внутрифирменным документом под роспись. Это позволит избежать разногласий по порядку и сроку представления документов произведенным расходам и подотчетным суммам. Приводится типовое «Положение о сроках и правилах составления и представления отчетности по подотчетным лицам» с необходимым к нему следующими приложениями:

1) приложение 1 «Перечень лиц, которым могут выдаваться суммы в подотчет»;

2)приложение 2 «Заявление  на выдачу в подотчет наличных  денег»; 3)приложение    3    «Служебная    записка    об    образовании    дебиторской  задолженности, по которой пропущен  срок возврата»;                     4)приложение 4 «Ведомость на удержание подотчетных сумм»;       5)приложение    5    «Служебная    записка   для    направления    работника    в командировку и отчет о его выполнении».

    Выдача  работнику наличных денег в подотчет может осуществляться нанимателем в национальной валюте Республики Беларусь и иностранной валюте.    В   зависимости   от   целевого   характера   средств,    получаемых

подотчетным лицом, их выдача может производиться  непосредственно из кассы организации либо со счета в банке.

    Особое  внимание уделяется вопросом контроля расчетов с подотчетными лицами. Ряд авторов| считают, что при проверке этого объекта учета необходимо выявить просроченную и нереальную задолженность, определить причины, приведшие к нарушению законодательства в области расчетов с подотчетными лицами.

    Таким образом, в экономической литературе уделяется серьезное внимание проблемам учета и контроля расчетов с подотчетными лицами. Дискуссионный характер таких публикаций позволяет определить узкие места по исследуемому вопросу и минимизировать влияние негативных последствий на результаты производственно-хозяйственной деятельности.