Особенности работы отдела снабжения на предприятии

     На  большинстве средних и крупных  предприятий эту функцию выполняют  специальные отделы материально-технического снабжения (ОМТС), которые построены  по функциональному или материальному  признаку. В первом случае каждая функция  снабжения (планирование, заготовка, хранение, отпуск материалов) выполняется отдельной  группой работников. При построении снабженческих органов по материальному  признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения  по конкретному виду материалов.

     Характерный тип структуры службы снабжения — смешанный, когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на снабжении конкретными видами сырья, материалов, оборудования. Однако наряду с товарными в состав отдела снабжения входят функциональные подразделения: плановое, диспетчерское.

     Смешанный тип структуры отдела снабжения  — наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению  ответственности работников, улучшению  МТО производства.

     Плановое  бюро (группа) выполняет функции  по анализу окружающей среды и  рыночным исследованиям, определению  потребности в материальных ресурсах, оптимизации рыночного поведения  по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и анализу их выполнения, контролю за выполнением  поставщиками договорных обязательств.

     Товарное  бюро (группа) выполняет комплекс планово-оперативных  функций по обеспечению производства конкретными видами материальных ресурсов: планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материала в производство, т.е. регулирует работу материальных складов.

     Диспетчерское бюро (группа) выполняет оперативное  регулирование и контроль за выполнением  плана снабжения предприятия  и цехов сырьем и материалами; устраняет неполадки, возникающие  в ходе снабжения производства; контролирует и регулирует ход поставок материалов на предприятие

     Для крупных предприятий (объединений), состоящих из ряда филиалов, наиболее приемлем тип структуры когда подразделения имеют свои службы снабжения с функциями по планированию и оперативному регулированию снабжения производственных цехов и участков материальными ресурсами, а также по контролю за их исполнением.

     Формирование  нормативной базы, прогнозирование  и разработка планов МТС, установление хозяйственных связей и координация  работы служб снабжения, входящих в  предприятие, сконцентрированы на базе службы снабжения предприятия. Взаимодействие подразделений службы снабжения  предприятия осуществляется на основе функциональных связей, а не административного  подчинения.

     Одним из звеньев организации МТС является складское хозяйство, основная задача которого заключается в приеме и  хранении материалов, их подготовке к  производственному потреблению, непосредственном снабжении цехов необходимыми материальными  ресурсами. Склады в зависимости  от связи с производственным процессом  подразделяются на материальные, производственные, сбытовые.

     Принятые  материалы хранятся на складах по номенклатурным группам, сортам, размерам. Стеллажи нумеруются с указанием  индексов материалов.

     Завоз материалов и работа складов организуются на основе оперативно-заготовительных планов. 

4.Организация снабжения подразделений (цехов и участков) предприятия 

     Обеспечение цехов и производственных участков материальными ресурсами является завершающим этапом материально-технического обеспечения. Формы организации  этого процесса зависят от конкретных производственных условий, особенностей потребляемых материалов, типа производства и других факторов. Рациональная организация  сводится к определению потребности  цехов в материалах и установлению лимитов, подготовке материалов к производственному  потреблению, отпуску и доставке их на рабочие места, контролю за расходованием  материальных ресурсов.

     Потребность в основных материалах в условиях массового и крупносерийного  производства рассчитывается плановыми  группами отдела материально-технического обеспечения, на предприятиях с мелкосерийным  и единичным производством —  планово-производственными отделами; по вспомогательным материалам — подразделениями-потребителями.

     Обеспечение материальными ресурсами производственных цехов, участков и других подразделений  предприятия предполагает выполнение следующих функций:

• установление количественных и качественных заданий по снабжению (лимитирование);
• подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению;
• отпуск и доставку материальных ресурсов со склада службы снабжения на место ее непосредственного потребления или на склад цеха, участка;
• оперативное регулирование снабжения;
• учет и контроль за использованием материальных ресурсов в подразделениях предприятия.

     В деле организации материально-технического снабжения предприятия немаловажную роль играют так называемые лимиты, которые представляют собой своеобразную норму расхода сырья, материала, необходимую и достаточную для производства качественной продукции. Лимиты на все виды сырья и материалов, потребляемые на предприятии, составляют соответствующие технические службы предприятия совместно с отделом главного технолога и представителями органов материально-технического снабжения.

     Лимит всегда устанавливается с учетом величины производственной программы  предприятия и технического состояния  производства. Разработанные лимиты находят отражение в сводной  ведомости в соответствии с номенклатурой  потребляемых материалов и утверждаются руководством предприятия. В силу сказанного этот документ приобретает статус распоряжения, обязательною к исполнению всеми  производственными службами.

     На  основе лимитов и норм расхода  сырья и материалов на предприятии  организуется система обеспечения  цехов и подразделении материально-техническими ресурсами. Расчет лимита осуществляется по формуле:

     Л = Р + Рнз.п + Нз – О,

     где Л — лимит данной номенклатуры продукции; Р — потребность цеха в материалах для выполнения производственной программы; Рнз.п — потребность  цеха в материалах для изменения  незавершенного производства (+ увеличение, — уменьшение); Н3 — норматив цехового запаса данной продукции; О — расчетный  ожидаемый остаток данной продукции  в цехе на начало планового периода.

     Лимит должен соответствовать фактической  потребности цехов в материалах, устанавливаться на основе прогрессивных  норм расхода, размеров цеховых запасов, носить строго целевой характер.

     Подготовка  материалов к производственному  потреблению включает выполнение таких  операций, как сушка, раскрой, сортировка и другие. Операции могут осуществляться в заготовительных цехах предприятия  или на предприятиях оптовой торговли. Это дает возможность более экономно использовать материалы, сокращать  отходы, улучшать использование производственных площадей и оборудования.

     Отпуск  материалов может осуществляться: по разовым требованиям — при  выдаче вспомогательных материалов и материалов, идущих на ремонтно-эксплуатационные нужды; по лимитным картам — когда  материалы потребляются постоянно  в течение планового периода; по комплектовочным ведомостям —  когда по условиям производства требуется  комплектование материалов и деталей  в пределах лимита. Сверхлимитный  отпуск производится по специальным  требованиям с разрешения заместителя  директора по коммерческим вопросам.

     Материалы в цеха могут завозиться по заранее  разработанному графику транспортными  рабочими складов отдела снабжения  с использованием кольцевой, маятниковой  и других систем доставки .

     Установленный лимит фиксируется в план - карте, лимитной карте, лимитной или заборной ведомости, которые направляются складу и цеху-потребителю.

     План - карта обычно применяется в массовом и крупносерийном производстве, т.е. в условиях стабильной потребности  и четкой регламентации производства. В ней указываются установленный  цеху лимит по каждому виду материалов, сроки и величина подачи партии. В соответствии с планкартами  склад своими транспортными средствами доставляет партии материалов каждому  цеху в установленные сроки. Отпуск их оформляется приемно-сдаточными накладными. В бланке план - карты  ведется текущий учет выполнения плана поставок.

     Лимитная  карта используется в тех случаях, когда жесткая регламентация  поставок внутри месяца по срокам и  объемам затруднительна (серийное и  индивидуальное производство). В лимитной карте указываются месячная потребность  в материале, величина запаса и месячный лимит расхода.

     В случаях появления необходимости  принятия решений по изменению лимита службой снабжения оформляется  разовое требование или требование на замену, которое согласовывается  с технической службой и подписывается  ответственным лицом (главным инженером, главным конструктором, главным  механиком и т.д.).

     В лимитную ведомость включаются обычно группа однородных материалов или все  получаемые с данного склада материалы.

     Заборные  ведомости (карты) вводятся при лимитировании  расхода вспомогательных материалов, обычно в случаях, когда потребность  в них неравномерная и отсутствуют  достаточно точные нормы расхода. Отпуск материалов по заборным картам (ведомостям) регламентируются заранее установленными сроками (обычно раз в месяц или квартал). В заборной карте указываются количество материала, который может расходовать цех, и сроки его получения.

     Служба  снабжения отвечает за своевременную  и качественную подготовку материальных ресурсов к производственному потреблению, для чего выполняет работы по распаковке, расконсервации, комплектовке, которые  согласовываются с технологической  службой предприятия.

     В практике встречаются следующие  схемы обеспечения цехов: на основе стандарт - плана и заявок. Первая схема нашла распространение  в массовых и крупносерийных производствах, а вторая — на основе заявок —  в серийных и единичных.

     Поскольку массовому и приближающемуся  к нему по своим технико-экономическим  показателям крупносерийному производству свойственен устойчивый производственный процесс, номенклатура выпускаемой  продукции и номенклатура потребляемых материалов, то система обеспечения  на основе стандарт - плана носит  активный характер. Для системы обеспечения  мелкосерийного, единичного, а тем  более индивидуального производства свойствен пассивный характер. Это  объясняется особенностями организации  производства и номенклатурой потребляемых материалов. При такой организации  материально-технического обеспечения  цеха получают материалы, заполняя лимитно - заборные карты или разовые накладные  и, как правило, самостоятельно доставляют их в цеховые кладовые.

     При активной системе обеспечения доставка материалов в цеха осуществляется заводской  службой транспортного хозяйства  по разработанному графику, что создает  возможность существенно снизить  расходы на содержание разветвленной  сети заводского материально-технического обеспечения путем прямой, минуя  заводские складские помещения, поставки материалов на рабочие места. Вместе с тем возможен и другой способ организации системы материально-технического обеспечения цехов. Он состоит в  том, что в обязанность материально-технических  складов входит наряду с организацией хранения и учета товарно-материальных ценностей еще и подготовка их к запуску в производственный процесс. Это, конечно, приводит к удорожанию содержания складского хозяйства через создание участков по предварительной подготовке материалов и сырья. Выбор той или иной системы, типа, характера материально-технического обеспечения зависит от специфики функционирования производства, его организационно-производственного типа и местонахождения предприятия.

     На  больших предприятиях отделы снабжения  строятся в основном по функциональному  признаку. В этом случае подразделения  отдела занимаются вопросами материально-технического снабжения по всем видам ресурсов, необходимых для функционирования предприятия. Численность работников отделов снабжения зависит от следующих факторов: объема производства, отраслевой принадлежности предприятия, состояния транспортного обслуживания. В своей деятельности службы снабжения  активно взаимодействуют с финансовым отделом, бухгалтерией, планово-экономическим, техническим и производственным отделами.