Организация документооборота в бухгалтерском учете

Таксировка, или расценка, предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный из­меритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего ко­личества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в доку­менте указан трудовой измеритель, выраженный в единицах вре­мени — рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножа­ется на стоимость единицы данного времени.

Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однород­ные по экономическому содержанию зафиксированных в них хо­зяйственных операций. Характер группировки обусловлен переч­нем представленных протаксированных документов. Так, доку­менты по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу — в разрезе наименований и направлений в использовании:

♦ на производственные нужды;

♦ на непроизводственные цели (непромышленным производ­ствам и хозяйствам и пр.);

♦ продажи на сторону и т. п.

Цель группировки — подготовить сводные данные по дви­жению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Контировка — указание в первичном документе бухгалтерс­кой записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалте­ром, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного про­цесса. Для представления бухгалтерской записи в документе преду­смотрено определенное место. Если имеет место сводный доку­мент, то указанная запись фиксируется в конце документа.

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

4. Сроки хранения первичных документов

          Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.
          Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.).
          Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет.
          Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

          Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Заключение

Рациональная  организация  документооборота  —  это  одно  из  основных

условий правильной постановки бухгалтерского учета.

    Документ, как носитель информации, выступает  в  качестве  непременного элемента  внутренней  организации  любого  учреждения,  предприятия,  фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.  Информация  является  основанием  для принятия управленческих решений,  служит  доказательством  их  исполнения  и источником  для  обобщений,  а  также  материалом  для   справочно-поисковой работы.

    Кроме того, документирование во многих случаях  является  обязательным, предписывается законом и актами  государственного  управления,  поэтому  оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

        От четкости  и  оперативности  обработки  и  движения  документов  в

конечном итоге зависит быстрота принятия  решений.  Поэтому  в  рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание,  особенно  в бухгалтерии,  где  несвоевременная  обработка  финансовых  документов  может привести к отрицательным экономическим последствиям.

    Установление  того  или  иного  порядка  документооборота  зависит   от

характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления,  а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

    Для каждого вида или рода документов (требований, накладных,  счетов  и

т.д.)  разрабатывается  особая  схема  документооборота  в   форме   графика

движения документов. В  этом  графике  указываются,  через  какие  инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие  при этом совершаются в  каждой  инстанции  процессы  по  обработке  документа  и бухгалтерским записям на его основе.

    Правильно  организованный  документооборот  должен  удовлетворять  двум главнейшим условиям:

    Во-первых,  для  каждого  документа  устанавливается  кратчайший   путь

прохождения,  т.е.  минимальное  количество  отдельных  инстанций   (рабочихмест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

    Во-вторых,  для  каждого  документа   определяется   минимальный   срок

прохождения, ограниченный пределами  времени,  необходимого  для  выполнения работы  с  документом  на   каждой   инстанции   (составление,   оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список литературы

1.                  Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. -- Ростов н/Д: Феникс, 2007.

2.                  Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. -- М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

3.                  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения -- М.: Изд-во стандартов, 1998.

4.                  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -- М.: Изд-во стандартов, 2003.

5.                  Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

6.                  Основные правила работы архивов организаций. -- М: Росархив, ВНИИДАД, 2006.