Организация бухгалтерского учёта в РК

      При применении электронно-вычислительные машина документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, должны также содержать необходимые реквизиты, расположенные в порядке, который отвечает требованиям компьютерного учета.

      К составлению документов предъявляются  определенные требования, утверждающие четкость, ясность и точность информации. Записи в документах делаются чернилами, на машинке или другим пишущим оборудованием с четким заполнением всех реквизитов, предусмотренных формой данного документа. Не допускается записи производить простым карандашом, делать подчистки, исправления сумм или текста, помарки и т.п., что может привести к злоупотреблениям.

      Приходные и расходные кассовые документы  оформляются в порядке, установленном Правилами о ведении кассовых операций предприятиями, организациями и субъектами. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами Национального банка  РК.

      Обнаруженные  в документах ошибки (за исключением  кассовых и банковских) исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы, и написания зачеркнутым  правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Исправленная ошибка должна быть оговорена и подтверждена подписями лиц, подписавших документ.

      Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами Национального банка РК. 

2.2.  Классификация  документов

      Бухгалтерские документы классифицируются по ряду признаков: назначению, месту составления, содержанию, объему сведений, порядку использования.

      По  их назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные, в которых объединяются распорядительные, исполнительные, и документы бухгалтерского оформления, или первые два вида документов.

        К распорядительным документам относятся, документы, дающие право на совершение хозяйственной операции – приказы и распоряжения руководителя предприятия или вышестоящие организации, наряды на работы, требования на выдачу материалов, чеки на получение наличных денег в банке, путевые листы на право выезда и т.д. Эти документы не отражают факта совершения хозяйственных операций, они лишь дают право на их совершение. Распорядительные документы составляются не к каждой хозяйственной операции, а лишь к некоторым.

      Исполнительные  документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счет-фактура, отражающие факт купли-продажи товарно-материальных запасов; накладные, фиксирующие отпуск и прием материальных ценностей (запасов); документы о выполненных работах рабочими; кассовые ордера на получение и выдачу денег из кассы, и многие другие.

      Исполнительные  документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются. Например, документы, фиксирующие прием материалов, составляются заведующим складом или по его поручению и им же подписываются. Подписываются документы лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально ответственными за них.

      Исполнительные  документы служат основанием для  записей на счетах бухгалтерского учета.

      Документами бухгалтерского оформления являются документы, которые составляются в самой бухгалтерии на основании распорядительных и исполнительных документов необходимых для подготовки данных по счетам. К ним относятся накопительные и разработочные ведомости, расчеты,  разные бухгалтерские справки и т.д. Этот вид документов способствует более рациональной организации бухгалтерского учета.

      Комбинированными  являются документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. Например,  расходный кассовый ордер являются комбинированным документом, в нем дается распоряжение о выдаче денег и производится оформление, выдача и расписка получателя.

      В практике бухгалтерского учета возникает  необходимость использования документов исполнительного характера: справочников, ценников, нормативов, тарифных ставок, договоров, трудовых соглашений и т.д. Они регламентируют правовую основу совершаемых операций.

      По  месту составления документы  подразделяются на внешние, поступившие со стороны в данное предприятие (счета-фактуры поставщиков, выписки банков из расчетного счета и д.р.) и внутренние, составляемые непосредственно на самих предприятиях. Большая часть документов являются внутренними.

      По  объему документы подразделяются на первичные и сводные.

      Первичными  документами являются такие, которые  оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих записей. К ним относятся все документы, оформляющие хозяйственные операции, а именно: приходные и расходные кассовые ордера по движению наличности в кассе, приходные и расходные накладные по движению ценностей на местах их нахождения, счета-фактуры на поступившие товары и материалы, и проданную готовую продукцию и многое другое.

      Если  первичные документы выписываются на каждую хозяйственную операцию, они называются разовыми. При большом  количестве разовых документов пользуются способом их накапливания по однородным группам. Документы, объединяющие за определенный период (обычно месяц) разовые документы, называются накопительными. Наиболее типичными видом накопительных документов являются накопительные ведомости, заборные листы отпуска материалов, сырья со склада и т.д.

      Сводными  документами являются такие, которые составляются на основании ранее составленных первичных документов. Группировка первичных документов в сводные, осуществляется по однородным группам. К сводным документам в первую очередь относятся все виды отчетов, составляемых материально-ответсвенными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота.

      Сводные документы являются действительными только тогда, когда к ним приложены первичные документы и записи соответствующие им.

        По своему экономическому содержанию  документы подразделяются на  группы: кассовые (кассовые отчеты), банковские, расчетные, материальные (отчеты материально ответственных  лиц), по учету труда и заработной платы.

      В рационализации документации большое  значение имеет ее унификация и стандартизация. Под унификацией документов понимается единая форма, используемых на предприятиях всех отраслей народного хозяйства. Унификация документов облегчает их составление, проверку и приводит к значительной экономии материальных средств и труда. Она сопровождается стандартизацией размеров бланков документов. 
 
 

2.3. Порядок  составления, проверки и обработки документов 

      Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками бухгалтерского учета. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его составление несут ответственность должностные лица, подписавшие этот документ.

      Приемка документов от оперативных работников осуществляется  бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения каждого документа с момента его составления до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки.

      Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и бухгалтерскую обработку.

      При приемке документов бухгалтерия  устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами.

      Представленные документы подвергают проверке как с точки законности операции (по существу), так и по форме, правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

      Проверка  по существу состоит в том, что по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных операций, не нарушают ли они действующее законодательство РК., договоры, инструкции, приказы и т.д. Документы по хозяйственным операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходывания, хранения, и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.

        Проверка правильности оформления  документов состоит в проверке полноты заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила исправления ошибок и т.д.

      Проверка  арифметической правильности документов заключается в том, что путем  тщательного пересчета проверяют правильность таксировки, подсчета итогов и т.д.

      Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют в денежном измерителе. По операциям внутреннего перемещения товарно–материальных запасов, производится встречная проверка документов, по материально ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев, когда представлены в бухгалтерию параллельные документы.

      После проверки и утверждения документов (отчетов материально-ответственных лиц) производится их бухгалтерская обработка. Целью обработки являются подготовка документов к дальнейшим бухгалтерским записям.

      Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в одну группу; движение материальных запасов- в другую, по материально ответственным лицам; по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате – в третью; с выписками банков – в четвертую и т.д. В этих целях обычно составляют так называемые группировачные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.

Группировочные  листы, накопительные ведомости  и машинограммы (при компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.

      В обработке документов одним из наиболее сложных видов работ является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

      Указание  корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка  документов находит свое внешнее отражение в виде счетных формул, которые были указаны в главе: «счета бухгалтерского учета и двойная запись».

      Обработка первичных документов завершается  составлением бухгалтерских статей, или, проводок.

      Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам  называют  котировкой документа. Они бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых корреспондируют только два счета – один по дебету, другой по кредиту.

      Сложной считается такая статья, к которой  одновременно корреспондируют более двух счетов, причем один дебетируется, и несколько счетов кредитуются или наоборот.

      Обработка документов заканчивается указанием  корреспонденции счетов.

      В документах бухгалтерскую обработку  обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают только их цифровые шифры. Это сокращает объем работ и делает дальнейшие записи на счетах более удобными.

      Все документы после обработки и  использования для бухгалтерских  записей хранятся в порядке, установленном  нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).

      Документы хранятся в специальных архивах – текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

      Выдача  дел из бухгалтерского (текущего) архива  другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.